Komunikační systémy skupin
Komunikace probíhá na různých úrovních a mezi různým počtem aktérů komunikačního procesu. Skupinová komunikace se od meziosobní liší především tím, že se nevztahuje na jednotlivé aktéry procesu, ale na skupinu jako celek. Komunikace v rámci skupiny vytváří určité společenství významů, které může mít rozmanitou strukturu v různých podobách. Stejně tak zde vzniká skupinový faktor, který je hlavní podstatou skupinové komunikace.
Společenství významů vytvářejí komunikační sítě. Ty jsou tvořeny samotnými aktéry komunikace, komunikačními kanály a vazbami. Podstatou těchto sítí je způsob propojení pozic jednotlivých aktérů procesu.
V praxi se rozlišují tři typy komunikačních sítí, které určují strukturu rolí jednotlivých účastníků:
- kruhové, resp. řetězové, tj. komunikace pouze se svým sousedem, která nevykazuje trvalou organizační tendenci,
- ohniskové, resp. hvězdicové, tj. komunikace je možná pouze přes jednu osobu, která má centrální postavení, a prostřednictvím které komunikují ostatní. Centrální člen na základě přijetí zpráv od periferních členů přijímá rozhodnutí a ty pak rozesílá zpět na periferii,
- úplná komunikační struktura, tj. pětčlenné sítě typu „každý s každým“.
Osoby, které se nacházejí v centru komunikační sítě, většinou potřebují méně času na řešení problému než ty, které jsou na okraji. Je to způsobeno zejména velkým množstvím informací, které centrální místa zpracovávají, a tím usnadňují osobě vyseparovat všechny potřebné a možné informace k řešení daného problému.
Vliv centrality způsobuje, že osoby na těchto pozicích jsou označovány jako vůdci.
Podobně jako u komunikace jednotlivců, i ve skupinové komunikaci mohou vzniknout určité bariéry a chyby, které mohou poškodit komunikaci a samotnou informaci. Ve skupinové komunikaci je mnohem obtížnější rozeznat, kde se chyba stala, kdo ji způsobil a jak ji napravit. Proto je nutné vybrat správnou komunikační strukturu a vytvořit vhodné prostředí, ve kterém bude komunikace probíhat.
Šumy z vnějšího prostředí, neúplné informace a málo důvěryhodné zdroje mohou vést k celkovému selhání komunikace ve skupině, vyvolat nedůvěru či odcizení aktérů a následný rozpad skupiny.
Bariéry a chyby ve skupinové komunikaci:
- neúplné informace,
- nedostatečné propracování komunikační struktury,
- vznik „hluchých“ míst,
- pozdržení doručení informace všem aktérům komunikace,
- špatné pochopení informace aktéry nebo vůdcem skupiny,
- domýšlení, zveličování, lenost aktérů.
Směrování komunikace
Komunikace v podmínkách řízení podniku probíhá nejčastěji na třech základních úrovních, které jsou určeny existující organizační strukturou a informačními toky v podniku.
KOMUNIKACE SMĚREM DOLŮ
Vertikální komunikace směrem dolů je komunikace mezi nadřízeným pracovníkem a zaměstnancem. Jedná se o předávání informací od top managementu týkajících se strategií a hlavních cílů podniku jednotlivým úrovním managementu až po nejpodrobnější úkoly pro samotné zaměstnance.
Tento směr komunikace je velmi důležitý. Selhání komunikace směrem dolů by vedlo k nepochopení cílů podniku, což by vyvolalo chaos nejen v provozu, ale i v řízení, motivaci zaměstnanců a tvorbě nesprávné zpětné vazby.
Komunikace směrem dolů by měla být efektivní, rychlá, stručná, ale hlavně srozumitelná pro příjemce informací.
Nástroji této komunikace jsou popis práce, firemní publikace a letáky, příručky, školení zaměstnanců a aktualizace směrnic.
KOMUNIKACE SMĚREM NAHORU
Vertikální komunikace směrem nahoru vychází od zaměstnanců. Příjemci informací jsou nadřízení pracovníci, manažeři a top management. Jedná se o zpětnou vazbu, která pomáhá vedoucím pracovníkům přizpůsobovat jednotlivé činnosti, procesy a informace tak, aby je zaměstnanci mohli efektivně využívat při své práci.
Také tato komunikace pomáhá nadřízeným lépe poznávat potřeby, touhy, názory, pocity a myšlení svých podřízených. Je dobrým nástrojem při vytváření motivačních programů a hodnocení jednotlivých zaměstnanců. Pro zaměstnance podniku představuje komunikace směrem nahoru příležitost být vyslyšen.
Nástroji komunikace směrem nahoru jsou schůzky s nadřízenými, hodnotící rozhovory, ankety, knihy přání a stížností a další.
KOMUNIKACE KŘÍŽEM
Diagonální směr komunikace je vedlejším směrem mezi pracovníky na různých odděleních. Jedná se o komunikaci mezi manažery a zaměstnanci z jiných oddělení, ale také mezi manažery samotnými.
Hlavním cílem této komunikace je sladění činností na jednotlivých odděleních, koordinace aktivit a řešení vzniklých problémů společnými silami.
Nástroji diagonální komunikace jsou schůzky manažerů, celopodnikové meetingy, ranní koordinace úkolů a řešení a podobně.
