MIS jako konkurenční výhoda
Manažeři mohou mít dobrou intuici, vytrvalost a schopnost jednat s lidmi. Dlouhodobý úspěch však mohou dosáhnout pouze tehdy, pokud se při rozhodování řídí fakty – konkrétními čísly. To platí především v oblasti financí. Konkrétní číselné údaje jsou však nezbytné i pro marketing, prodej a dnes už i pro výrobu, sledování spokojenosti zákazníků, kvality dodavatelů či struktury zaměstnanců. I když řízení lidí zůstane vždy tak trochu uměním, kvantitativní ukazatele se stávají stále důležitějším pomocníkem každého manažera.
Tabulkové procesory jako Excel, Lotus či Quattro přinesly v první polovině devadesátých let v tomto směru rozsáhlou revoluci. Manažeři a podnikový analytici si sami mohli vybírat nejdůležitější údaje a třídit je, analyzovat a vytvářet z nich kvalitní podklady. Přesnější, cílenější a podrobnější informace znamenaly rychlejší a kvalitnější rozhodnutí.
Konkurence na trhu se zostřila. Informace se stala konkurenceschopnou zbraní. Ten, kdo má rychlejší přístup ke kvalitnějším informacím, získává výhodu. Ostatní ho musí dohánět. Tabulkové procesory však narazily na omezení!
Jak zpracovat sto tisíc prodaných položek za poslední rok? Jak to zkombinovat se stavy na skladě a nákupem materiálu? Kterých deset produktů nejvíce ovlivnilo hospodářský výsledek za poslední tři měsíce? Čím to bylo způsobeno? Každý, kdo má s tím zkušenost, ví, že takové analýzy trvají hodiny, dny, ba i déle.
Proto se objevily nové koncepce. Masové rozšíření osobních počítačů a pokroky ve vývoji softwaru umožnily novou kvalitu podnikových analýz. Vznikla nová generace softwarových systémů, tzv. business intelligence, někdy označovaných i jako manažerské informační systémy, která si velmi rychle získala oblibu u manažerů a analytiků.
Jsou to specializované nástroje, které umožňují přímý přístup k milionům údajů. Už není potřeba pracně zadávat data do tabulek nebo kopírovat a přesouvat řádky a dávat pozor, aby se nepokazily výpočtové vzorce nebo nevymazaly záznamy. Uživatel jednoduše dostane přístup k již předzpracovaným a vytríděným informacím připraveným k analýze.
Tyto programy jsou zpravidla velmi jednoduše ovladatelné, takže člověk zvládne základy ovládání za 20 minut a může pracovat.
Díky business intelligence má každý, kdo to pro svou práci potřebuje, 24 hodin denně přístupné aktuální informace z podnikových systémů. Každý se však může dostat jen k těm údajům, ke kterým má přístupová práva.
Ještě důležitější je však, že informace jsou již předpřipravené k analýze. Uživatelé nemusí stahovat a kombinovat údaje z různých zdrojů. Místo toho si pouze vyberou, zda chtějí například sledovat konkrétní nákladové účty v určitých střediscích, nebo tržby, slevy a hrubou marži pro jednotlivé skupiny výrobků rozdělené podle zákazníků.
Analytik nebo manažer interaktivně pracuje s informacemi, vybírá, které sloupce chce vidět, může filtrovat určité skupiny dat, třídit je podle různých kategorií, definovat si písmo, pozadí a další parametry. A to vše bez jakéhokoli programování a přitom má přístup k aktuálním údajům z celého systému.
Samozřejmě si jednotlivé informace může uspořádat do různých tabulek nebo grafů.
Hlavní výhody, které business intelligence přináší, jsou:
- Výrazné zkrácení času potřebného na analýzy různých typů. (Co dříve trvalo hodiny, nyní lze zvládnout během několika minut. To znamená, že jednotliví uživatelé mohou dělat více a komplexnějších analýz nebo jim zůstane více času na další činnosti.)
- Díky jednoduchosti použití mohou s informacemi pracovat i lidé, kteří nikdy předtím s počítačem nepracovali. („Můj počítač mi sloužil jen jako 4 000 dolarové hodiny na mém pracovním stole, dokud jsem nedostal Cognos PowerPlay. Teď si už nedokážu život bez něj představit,“ řekl Pat Elis, skladový manažer společnosti Chevron.)
- Všichni pracovníci mají k dispozici stejné údaje, stejné poměrové ukazatele, používají stejné jednotky. To výrazně zvyšuje schopnost komunikace a porozumění ve firmě.
- Lidé, kteří činí rozhodnutí, mají lepší podklady, rozhodují se rychleji a spolehlivěji, což zvyšuje produktivitu.
- Systém umožňuje sledování základních ukazatelů (něco jako palubní deska manažera) a zároveň dynamickou analýzu detailních úrovní a zjišťování příčin. (Například sledování klíčového ukazatele – průběžné náklady a jejich procentuální porovnání s plánem. Pokud se odchylka dostane mimo určené pásmo, manažer si prohlédne náklady podle jednotlivých skupin a zjistí, že za poslední období rostou náklady na pracovní cesty. Ukáže se, že náklady rostou především na jednom středisku. Pokud je systém business intelligence kvalitní, všechny tyto operace by dohromady neměly zabrat více než pět minut. Zbytek práce je na manažerovi, aby zvážil, zda existuje důvod, aby pracovníci na daném středisku více cestovali…)
- Systém poskytuje vysokou bezpečnost dat. Každý uživatel má přístup pouze k určitým údajům na základě systému hesel a přístupových práv. To znamená, že by nemělo dojít ke zneužití dat.
Základní programové vybavení:
- operační systémy (MS DOS, MS Windows)
- systémové obslužné programy (Norton Commander :-D)
- …
Standardní aplikační programové vybavení:
- MS Word
- MS Excel
- …
Individuální řešení:
- jde o vlastní řešení MIS, které si firma vytváří sama pomocí vlastních kapacit a odborníků, jedná se o MIS „šitý na míru“
- výrazně levnější
Univerzální řešení:
- jde o zakoupené hotové řešení MIS, která vytvářejí specializované firmy, např. SAP
- existuje možnost individuálně jej upravit, pokud nevyhovuje našim požadavkům
- poměrně drahé, nutnost přizpůsobení na potřeby firmy, ale možnost rychlého zavedení, vysoká kvalita řešení MIS
