Název článku:
Telefonování, oblékání a pozdrav jako součást image manažera
Obsah článku:
Image manažera dotváří jádro jeho osobnosti. Jedná se o souhrn vnějších a vnitřních projevů, nepsaných pravidel, na základě kterých si vytváříme své jméno, formujeme veřejné mínění a postoj k naší osobě. Patří sem ty projevy, prostřednictvím kterých působíme na ostatní lidi, aniž bychom si to uvědomovali.
K doprovodným znakům při hodnocení image manažera patří: úroveň písemného projevu, úroveň telefonování, vizitky, způsob sezení, postoj, komunikace (řečový projev), ale také oblečení, čistota oděvu a těla, celkový vzhled člověka.
Telefonování
Umíme správně telefonovat? Jak správně telefonovat? Zdvořilost začíná už před začátkem rozhovoru, tj. měli bychom si předem promyslet, zda nevyrušujeme volanou osobu. To znamená, že je nutné zvolit vhodný čas. Pokud chceme telefonovat déle, zeptáme se, zda nevyrušujeme. Povinností volajícího je představit se, volaný se hlásí číslem telefonu, jménem firmy či organizace.
Zásady telefonování:
- v soukromých věcech bychom neměli telefonovat na pracoviště, protože to nemusí být pro volaného příjemné,
- pokud máme návštěvu, nevoláme,
- délku hovoru určuje ten, kdo volá,
- musíme zvážit, komu dáváme telefonní číslo domů, protože narušuje naše soukromí,
- po telefonu neprovádíme obchodní jednání,
- o laskavost žádáme osobně,
- osobně také gratulujeme, jinak znevažujeme své známé, přátele, kolegy,
- nesmíme skákat do řeči,
- nesmíme nechat dlouho zvonit telefon,
- nesmíme hlučně položit sluchátko, není vhodné během hovoru mluvit s jinou osobou.
Jaké informace poskytuje způsob telefonování o firmě?
Pravidla telefonování by měli znát všichni zúčastnění. I když si to neuvědomujeme, telefon má velkou výpovědní hodnotu. Patří sem například hlasová schránka. Mnoho manažerů potvrdilo skutečnost, že pokud se ve firmě ozve hlasová schránka, nevolají opakovaně. Jednoduše je to odrazuje.
Podle hlasu můžeme zjistit, jaký postoj má podnik k účastníkům hovoru. Často vycítíme chlad, nezájem, agresivitu, ale také vstřícnost, ochotu či taktizování s cílem zatlačit člověka do kouta nebo se ho zbavit.
Telefon a jméno člověka
Součástí telefonování je představování. Své jméno vyslovujte nahlas, přirozeně a zřetelně, zvláště pokud je složité. N.E. Enkelman říká, že „v životě můžeme mnoho ztratit nebo získat – naše jméno nám zůstává“. Proto je nutné dělat reklamu svému jménu, protože tím současně propagujeme sami sebe.
Oblékání
Někteří manažeři či zaměstnanci si asi neuvědomují, že svým oblečením (zanedbaným nebo extravagantním) mohou stavět bariéru v komunikaci, vzbudit podezření či nedorozumění při navazování kontaktů.
Není možné prosazovat si vlastní osobní styl tam, kde jsou stanovená pravidla podnikání. I oblečení se stává součástí firmy, což je zárukou identity s filosofií organizace, ve které pracujeme.
Každý člověk by si měl uvědomit, že šaty dělají člověka, tedy že oblečením vyjadřujeme, kdo jsme, koho reprezentujeme, co znamenáme a jaké máme pracovní zařazení. Pokud jsem například pracovník banky, musím nutně vzbuzovat u klientů serióznost a důvěru, protože banka má svou tradici, status a chce získat klienty. K tomu volíme také odpovídající oblečení, které nesmí být nápadné či provokativní. Naopak, pokud pracuji v reklamní agentuře, mohu si dovolit pestřejší sako nebo kravatu, protože to souvisí s pracovní náplní.
Úroveň muže odhaluje:
- šířka a délka kravaty, proto je nutné sledovat současný módní trend, který svědčí o naší vyspělosti,
- barva ponožek, která musí ladit s barvou kalhot a bot (bílé ponožky u mužů patří na sport),
- k obleku se nikdy nenosí sandály,
- do saka nepatří košile se sportovními prvky, jako jsou například límce s výložkami, prošívání a podobně,
- svlékání saka v přítomnosti dámy je netaktní,
- sako se nosí zapnuté, při sezení se rozepíná,
- do kapes nepatří ruce, klíče, vizitky ani propisky (správný manažer nosí tyto věci v koženém kufříku),
- nevhodnými doplňky jsou těžké zlaté řetězy, digitální hodinky, ošuntělá a špinavá obuv.
Úroveň dámy odhaluje:
- vhodný kostým, k němuž nepatří sandály a nikdy holé nohy,
- nedoporučuje se na jednání silný make-up, průsvitná halenka, případně velké výstřihy, výrazný parfém či krátká sukně,
- k osobní dokonalosti patří vždy upravené ruce a nehty (bez zbytků laku), které „nezdobí“ přemíra prstenů a na krku více řetízků.
Pozdrav
K nejjednodušším a nejzákladnějším společenským kontaktům patří pozdrav, na který by nikdo neměl zapomínat. Říká se, že pozdravit je slušnost a odpovědět na pozdrav je povinnost. Pozdrav je vyjádřením přátelství, úcty a respektu k ostatním lidem. Velmi důležitou součástí je také forma, jakou ho provedeme. Vyslovujeme ho vždy nahlas, zřetelně a s úsměvem. K projevům pozdravu patří také vlídný pohled do očí, případně mírný úklon hlavy.
Pozdrav nesmíme chápat jako záležitost prestiže, ale jako příležitost vyjádřit svou společenskou úroveň (gentleman zdraví vždy první, nečeká, až ho pozdraví kolega nižšího postavení).
Nezapomínejme, že vždy zdraví pán dámu, mladší staršího, zaměstnanec nadřízeného, kolemjdoucí stojícího, přicházející přítomné osoby.
Přesnost
K sebeovládání manažera a jeho významu v pracovním kolektivu patří přesnost. O přesnosti se říká, že je výsadou králů. Pokud si manažer nepřivykne na tento zvyk, může svým nedodržením časů způsobit mnoho nepříjemností. Takovým nezodpovědným přístupem k ostatním riskujeme ztrátu důvěryhodnosti a současně budeme působit dojmem nespolehlivého člověka. Zejména při pracovních, obchodních schůzkách je dochvilnost nezbytnou podmínkou.
Vizitka
Dobrý image otevírá cesty k úspěchu. Dnes již žádný podnikatel, manažer či zaměstnanec přicházející do styku s jinými lidmi se neobejde bez vizitky, navštívenky. Během jednání je tento způsob představování považován za nejvhodnější.
Vizitka usnadňuje a zpříjemňuje kontakt, zároveň vytváří určitý obraz o člověku prostřednictvím osobních údajů. Osobní údaje musí být srozumitelné, stručné, aby poskytovaly potřebné informace o majiteli vizitky.
V našich podmínkách plní vizitka informační funkci. Kromě toho má i svůj praktický význam – je spolehlivou pomůckou paměti. Můžeme na ni napsat stručné poznámky. Protokol umožňuje psát odkazy obyčejnou tužkou. Začínáme psát na přední straně a pokračujeme na zadní, kde nedáváme svůj podpis.
Standardní rozměr vizitky je 9×5 cm.
Nejvýraznější částí vizitky je logo firmy, organizace, jméno, funkce v pracovním zařazení, adresa, telefonní číslo, fax, e-mail. Na služební vizitku nepatří domácí adresa.
Vizitku podáváme tehdy, pokud předpokládáme, že s partnerem navážeme pracovní či osobní kontakt. Obvykle se podává při představování nebo na závěr jednání. Každý, kdo vizitku přijme, by si ji měl přečíst a položit před sebe na 2–3 minuty a poté uložit.
