Název článku:
Manažment času
Obsah článku:
Čas je nejcennější zdroj našeho úspěchu. Time management je důležitá manažerská dovednost. Manažer, který si neumí organizovat vlastní práci, nemůže řídit jiné lidi, protože jim nemůže jít příkladem.
Řízení času – time management
Podstatou časového managementu je vést manažera k tomu, aby znal svůj čas a dokázal jej řídit. Na druhé straně umožňuje realizovat úkoly tak, abychom je zvládli během pracovní doby. Schopnost vědět řídit svůj čas znamená:
- Získat maximum z minima investovaného času
- Soustředit se na věci, které jsou důležité, a odkládat všechny ostatní
- Naučit se delegovat pravomoc
Plánování a regulace času
Schopnost manažera účelně si plánovat a regulovat svůj čas je nezbytným předpokladem jeho práce. Existuje mnoho řídících pracovníků, kteří neumí zacházet se svým časem.
Řešení tohoto problému je mnohem jednodušší, než si mnozí z nás připouštějí. Většinou jde jen o to, naučit se regulovat pracovní den sám, tj. soustředit všechny aktivity a činnosti v pracovní době tak, abychom si nemuseli pracovní dobu prodlužovat a nosit práci domů. Mnoho pracovníků právě z nedostatku, resp. špatné organizace pracovních povinností se nestává skutečným pánem svého času, naopak je často pohlcováno.
Příčiny problémů s časem
Mezi hlavní příčiny, proč máme problémy s časem, patří:
- Osobnostní příčiny – zvýšený pocit zodpovědnosti, nízké sebevědomí, vztahovačnost, nedůvěřivost, panovačnost
- Kognitivní (vědomostní) příčiny – nedostatečné znalosti manažera o řízení. Není schopen delegovat úkolu adekvátní pravomoc a odpovědnost, názor: já musím o všem vědět
- Organizační důvody – situace, kdy se zanedbává příprava personálu a personální řízení, a manažer je nucen věnovat se více operativě. Manažer si musí uvědomit, jaké úkoly má plnit on a jaké jeho podřízení.
Odkládání úkolů
Odkládání úkolů patří mezi velké nepřátele time managementu, a to především z těchto důvodů:
- Strach z neúspěchu
- Nedostatek motivace vyvolaný předchozím neúspěchem
- Nedostatek sebevědomí
- Špatně definované cíle
Stanovení cílů
- Vytvoření vize
- Mluvit o ní
- Cíle si zapsat
- Transformovat cíle do úkolů
- Konat
Určení priorit
Největší problém, s kterým se manažeři při plánování času potýkají, představuje stanovení priorit, tj. umět oddělit věci důležité od méně důležitých. Jednoduchou praktickou pomůckou, která může pomoci ulehčit naše rozhodování, je pravidlo tzv. Eisenhowerův kříž, které popsal americký prezident D. Eisenhower. Můžeme ho použít zejména tehdy, když se neumíme rozhodnout.
Stanovení priorit je základním pilířem efektivního managementu vlastních úkolů, efektivního řízení času. Základní myšlenkou stanovení priorit je, aby manažer dělal správné věci, a ne aby dělal věci správně.
Pracovní priority
- Důležitost – obsahové hledisko úkolu a jeho vztah k potřebám pracovníka
- Naléhavost – potřeba splnit daný úkol do určitého termínu
Paretovo pravidlo
- Pravidlo 80/20
- 20 % úsilí produkuje 80 % efektu
- Při rozdělení pracovních úkolů podle jejich důležitosti pro úspěšnost manažera bylo zjištěno: 20 % ze všech úkolů tvoří 80 % úspěšnosti manažera
Výzkumy u nás
V našich podmínkách manažeři považují:
- 30–40 % všech úkolů za existenčně důležitých
- 60–70 % úkolů mohou delegovat na jiné pracovníky
Zásady plánování vlastního času
- Překonejte předsudek vůči písemnému plánu
- Budoucí den plánujte na konci předchozího dne
- Je to jen 5–10 minut
- Úkoly budoucího týdne plánujte na konci týdne
- Z disponibilního času plánujte přesně jen 60 %, zbytek tvoří náhodné rušení. Buďte realisté!
- Začněte hned a vydržte
- Ukázku příkladného plánování vlastního času najdete v článku Naléhavost a důležitost úkolů – manažment času
