Potenciál zlepšení klíčových procesních aktivit

Potenciál zlepšení

Potenciál zlepšení je klíčovým pojmem, který představuje objektivní manažerské kritérium pro formulaci podnikových cílů a pro:

hodnocení dosahování strategických cílů
hodnocení dosahování taktických cílů
hodnocení výkonnosti podnikových procesů

Potenciál zlepšení lze interpretovat jako:

absolutní potenciál zlepšení
reálný potenciál zlepšení

Absolutní potenciál zlepšení

Absolutní potenciál zlepšení je pojem, který interpretujeme ve vztahu k tvorbě podnikové strategie. Absolutní potenciál zlepšení je reprezentován popisem toho „nejlepšího“ možného způsobu, jak daný proces v podniku realizovat, zejména klíčových aktivit procesu.

Klíčové aktivity

Klíčové aktivity jsou takové činnosti (resp. množiny činností až podprocesy), které:

Podmiňují produktivitu procesů;
V nichž je realizována přidaná hodnota procesů;
Podporují synergii;
Jsou nástrojem konkurenceschopnosti;
Jsou rozhodující z hlediska nákladů procesů (mohou být zdrojem úspor);
Mohou být nástrojem dosažení vyšších efektů;
Klíčovou je daná aktivita tehdy, pokud splňuje alespoň jednu z uvedených podmínek.

Každá klíčová aktivita se skládá z činností. Ne všechny činnosti jsou však klíčovými aktivitami. Klíčové aktivity tedy mají charakter klíčového faktoru úspěchu.

Rozdíl mezi klíčovou aktivitou a aktivitou

Na rozdíl od klíčové aktivity je aktivita (činnost procesu) dále nedělitelnou jednotkou procesu. Jedná se o jednu operaci prováděnou souvisle v čase, obvykle na jednom místě jedním pracovníkem nebo týmem spolupracujících. Přitom tato činnost nesplňuje svou povahou definici klíčové aktivity.

Jedná se o činnosti, které mají charakter transformace vstupů na výstupy, resp. jde o činnosti evidenční, transportní, manipulační. Tyto činnosti jsou pro daný proces nezbytné, nevykazují však atributy klíčové aktivity.

Stanovení absolutního potenciálu zlepšení klíčové aktivity

Absolutní potenciál zlepšení klíčových aktivit se stanovuje na základě:

Best Practices (nejlepší praktiky, jimiž lze klíčové aktivity realizovat v současnosti, resp. v blízké budoucnosti);
Benchmarkingu (porovnání s předními podniky v oboru, s obecně uznávaným standardem v daném odvětví, který používáme jako etalon).

Limity absolutního potenciálu zlepšení

Za limity absolutního potenciálu zlepšení lze považovat všechny důvody, které způsobují, že daný podnik nedosahuje výkonnosti procesů na úrovni absolutního potenciálu zlepšení. Členění limitů:

interní limity procesů
externí limity procesů
hmotné limity procesů
nehmotné limity procesů

Řešitelnost limitů

Interní limity jsou řešitelné v rámci daného podniku, například realizací strategických aktivit.

Externí limity nejsou řešitelné na úrovni podniku. Je možné se jim však vyhnout (např. změnou tržní orientace) nebo je respektovat a následně stanovit podnikovou strategii v definovaném rámci limitů.

Příklady limitů procesů

Příklady externích nehmotných limitů (postavení konkurence, tržní pozice, legislativa v daném státě, standardy v daném odvětví, celní bariéry, měnové kurzy, kulturní bariéry, nedostatečná poptávka na trhu)
Příklady externích hmotných limitů (logistika spojená s příslušnou produkcí, nedostatek materiálu)
Příklady interních nehmotných limitů (cenová politika, personální politika, podnikové know-how, způsob poskytování služeb, směrnice, podnikové procedury, podpora informačních technologií)
Příklady interních hmotných limitů (struktura vlastní nabídky, poskytované výrobky a služby, výrobní kapacita, kvalita výrobků, finance, používané technologie)

Reálný potenciál zlepšení procesů

Reálný potenciál zlepšení procesů reprezentuje žádoucí stav výkonnosti podnikových procesů, který je vzhledem k daným limitům dosažitelný v střednědobém a krátkodobém horizontu.

Rozdíl mezi absolutním a reálným potenciálem zlepšení

Absolutní potenciál zlepšení představuje vzdálený a vlastně nedosažitelný cíl, který určuje dlouhodobé strategické směřování podniku. Reálný potenciál zlepšení představuje dosažitelný a žádoucí stav výkonnosti podnikových procesů.

Časové řezy reálného potenciálu zlepšení

Reálný potenciál zlepšení je nutné stanovovat v časových řezech (horizontech), například:

Reálný potenciál zlepšení 1 – týká se horizontu následujících 12 měsíců;
Reálný potenciál zlepšení 2 – týká se horizontu následujících 24 měsíců;
Reálný potenciál zlepšení 3 – týká se horizontu následujících 36 měsíců;
Reálný potenciál zlepšení 4 – za tímto horizontem.

Limity reálného potenciálu zlepšení

Při formulaci podnikových cílů je vždy nutné důkladně posoudit, které limity lze odstranit v jakém časovém horizontu. Některé limity jsou ve střednědobém nebo krátkodobém horizontu jen obtížně odstranitelná. Jedná se o limity absolutního potenciálu zlepšení, zejména externí. Reálný potenciál zlepšení bývá většinou orientován na odstraňování interních limitů. Limity přitom nejsou statické pojmy. V průběhu životního cyklu podniku některé zanikají, resp. objevují se nové.

Efekty dosažení reálného potenciálu zlepšení

Reálný potenciál zlepšení je správně definovaný tehdy, když jeho dosažení přinese podniku užitek. Tento užitek je formulován formou efektů:

Tvrdý efekt je vyjádřen číselnou hodnotou, kterou lze transformovat do finančního (cash) efektu za dané období, například za rok.
Měkký efekt přináší žádoucí řešení, jehož finanční vyjádření je obtížné, případně někdy nemožné. Správně formulovaný měkký efekt se však s určitým časovým odstupem projeví jako tvrdý, byť alespoň zprostředkovaně.