Představování, vyslovování jmen a seznamování
Do podkapitoly o představování, vyslovování jmen a seznamování jednoznačně patří také společenská komunikace včetně pozdravu, podání ruky a oslovování druhých.
Podle Nového je komunikace: „Specifická součást interakce, ve které dochází k předávání i výměně zpráv a informací.
Každá komunikace začíná především pozdravem, který je považován za zdvořilostní úkon v běžném i obchodním životě. Pozdravit je zdvořilost i povinnost a neodpovědět je hrubá urážka. Pravidla při pozdravu jsou následující:
- Při pozdravu hledíme do očí nebo alespoň na osobu, kterou zdravíme.
- Zdravíme vždy jasně a zřetelně, ne jen „Dobreéé“.
- Na pracovišti zdraví vždy podřízený nadřízeného, bez ohledu na věk či pohlaví.
- Pozdrav při odchodu dává osoba, která odchází.
- Muži, kteří sedí, se vždy postaví při pozdravu.
- Ženy mohou při pozdravu sedět.
Špaček charakterizoval pozdrav ve své knize následovně: „Zdraví vždy muž ženu, mladší staršího, podřízený nadřízeného. A jako první zdraví ten, kdo přichází ke skupině lidí.“
Při pozdravu je také důležité, že ruce by neměly být v kapse ani by člověk neměl mít v ústech cigaretu. Při pozdravu se také podávají ruce. V minulosti to symbolizovalo, že nepřicházíme jako nepřítel a nemáme v ruce zbraň. Podání ruky předchází pozdravu. I při podávání rukou platí pravidla:
- Podáváme ruce bez překážky,
- Ruce se nepodávají „do kříže“,
- Při podání ruky se díváme do očí protějšku,
- Postup je podobný jako při pozdravu, ale opačný,
- Ruku podává nadřízený podřízenému,
- Žena muži,
- Starší mladšímu,
- Stisk ruky má být pevný a krátký,
- Muži, kteří sedí, se před podáním ruky postaví, ženy mohou zůstat sedět,
- Muži si nikdy nepodávají ruce v rukavicích, ženy ano,
Představování
Představování není zbytečné jen tehdy, pokud každý účastník zná každého. V obchodním styku jsou samozřejmě potřeba určité znalosti a používají se podobná pravidla, neboť představování následuje po pozdravu.
- Upřednostňuje se pravidlo přednosti – muž ženě, mladší staršímu, podřízený nadřízenému,
- Dodržuje se oční kontakt,
- Je nutné se představovat jasně a srozumitelně, dbát na zřetelnou výslovnost,
- Je třeba zjistit, zda se můžeme představit, například slovy: „Pokud dovolíte, rád/a bych představil/a…“
- Představujeme se vždy ve stoje,
- Pokud představuje třetí osoba, vždy uvede akademický titul a funkci,
- Když se osoba představuje sama, titul se neuvádí (předává svou vizitku),
Používání vizitky
Vizitka je neodmyslitelnou součástí manažerské práce, především manažeři, kteří se setkávají s klienty i dalšími lidmi, ji potřebují. V praxi je známo, že vizitka usnadňuje navázání kontaktu. Můžeme ji považovat za nosič informací. Reprezentuje majitele a nejčastěji se používá při představování. Předává se osobně.
Důležitý je vzhled vizitky – nejjednodušší a nejelegantnější je považován za nejlepší. Nejlépe na pevném bílém papíru s černým písmem, lesklé a barevné vizitky nejsou považovány za decentní. Velikost vizitky by měla být rozměru 9 × 5 cm, ideálně taková, která se vejde do peněženky. Nejzásadnější je, že podřízený nemůže mít větší vizitku než nadřízený.
Vizitka a její obsah jsou základem – v této části si shrneme, co by správná vizitka měla obsahovat. Především logo firmy, kterou zastupuje. Na vizitce se vždy uvádí celé jméno manažera s titulem a pozice ve firmě. Musí být uveden název i adresa celé firmy. Na vizitce nesmí chybět všechna telefonní a faxová čísla, kontakt na manažera, mobilní čísla a samozřejmě e-mailová adresa. Soukromou adresu a soukromá čísla neuvádíme.
Vykaní a tykání
Podle Plaňavy (2008) platí pravidla, kdo komu navrhuje tykání, následovně: „Kdo je v hierarchii výše, ten jako první navrhuje tykání – starší mladšímu, žena muži a nadřízený podřízenému.“ Ve své knize dále popisuje, že je potřeba si tykání dobře rozmyslet, protože si tykáme zejména s osobami, které jsou nám vztahově bližší. Manažer by proto měl pečlivě zvážit, komu tykání navrhne, protože z tykání na vykání se již nevrací. V praxi to znamená, že zaměstnanec by neměl tykat svému šéfovi, pokud mu to šéf nesvolil, měl by mu vykat a projevovat úctu i respekt. Pokud nadřízený vyká podřízenému, chce si zachovat odstup.
Příprava pozvánky
Nejdůležitější je, aby byla pozvánka zaslána včas, minimálně 2 týdny před konáním, setkáním, obědem, recepcí apod. Zásadou je neposílat pozvánku e-mailem. Pozvánka musí obsahovat název organizace či společnosti, která zve; může být uvedeno také jméno jejího představitele. Na pozvánce musí být uveden název akce, stručný popis programu akce, samozřejmě datum a místo jejího konání. Pozvánka může být zaslána i bez uvedení jména pozývajícího, ale přímo konkrétní osobě, na níž je uvedeno celé jméno bez funkce. Při obecném pozvání je pozvánka přenosná a může na ni přijít jiný představitel společnosti. Na pozvánkách se vždy uvádí i předepsaný dress code. Typ oblečení je uveden pouze pro muže, ženy se mají přizpůsobit. Je nutné na pozvánce uvést, jakým způsobem má pozvaný svou účast potvrdit nebo případně oznámit neúčast. Pokud se na pozvánce objeví zkratka R.S.V.P., jedná se o francouzskou frázi „Répondez s’il vous plaît“, kterou hostitel zdvořile žádá pozvané o potvrzení účasti. Pokud hostitel žádá pouze o potvrzení neúčasti, používá se anglický výraz „Regrets only“ nebo česky „omluvy“.
Příprava obchodního oběda a recepce, uvítání, stolování
Nezákladnější formou společenského setkání je oběd nebo večeře. Nejvhodnější čas pro zahájení oběda je mezi 12:00 a 14:00. Pokud není určený dress code vyžadující oblek, bývá oběd méně formální než večeře. Muži chodí na oběd v šedém nebo černém obleku. Oblečení žen jsou většinou vycházkové šaty nebo společenský kostým, přičemž se většinou řídí stylem partnera. Vždy je nutné pozvat pozvánkou. Je třeba vždy přijít včas, ve stanoveném čase na pozvánce, protože ke stolu se jde až po příchodu všech hostů. Není zvykem čekat déle než 15 minut. V případě většího zpoždění se podává ruka pouze hostiteli spolu s omluvou. Přicházející se zdraví s hostiteli a nabízejí se aperitivem. Podávají se také ovocné šťávy, míchané nápoje, sýrové a slané pečivo, krekry. Během aperitivu se hosté mezi sebou seznamují. Je třeba mít u dveří do jídelny umístěný pořad sezení, kde si hosté mohou zkontrolovat, kde budou sedět. Po seznámení a vypití aperitivu pozvou hostitelé k stolu na určená místa. Po usazení začne obsluhující personál podávat jídla podle menu, které má u stolu k dispozici každý host.
Pravidla jsou, že jídla na talíři mají být upravená, suroviny by se neměly opakovat ve více chodech a měly by se střídat tepelné způsoby přípravy. Sladké jídlo se podává vždy na závěr, ke mastným jídlům se nepřipravují sladké omáčky ani kompoty. Nejvhodnější je použití sezónního ovoce, jídlo má být vždy správně teplé a barevné. Pokud je nabídka více chodů, podává se nejdříve lehčí maso (ryby, kuřecí), následně hovězí, vepřové, zvěřina, husy, kachny. Ke každému chodu se podává jiná příloha a volí se jiný nápoj.
Podávání nápojů a jídel
Podávání nápojů a jídel probíhá v tomto pořadí:
- aperitiv (v oddělené místnosti před obědem nebo večeří),
- studené předkrmy (v případě teplých až po polévce),
- pivo,
- polévka,
- první masový chod (ryby, kuřecí či telecí maso),
- bílé víno,
- druhý chod (hovězí, vepřové, zvěřina, husy, kachny),
- červené víno,
- můjník nebo dezert,
- šumivé, dezertní vína, nealkoholické nápoje,
- sýr,
- ovoce,
- černá káva s koňakem (digestiv), čaj, sodovka, minerálka
Na začátku oběda je zvykem proslov hostitele, při kterém všichni sedí, při přípitku stojí. Oběd končí kávou u stolu. Po poděkování a rozloučení s hostitelem hosté odcházejí.
Recepce
Recepce je nejrozšířenější formou společenského styku. Pořádá se pro větší počet hostů u oficiálních příležitostí. Co se týká recepcí, ty lze pořádat dopoledne, v poledne, odpoledne i večer. Podle času mají přiměřenou formu, obsah a význam. Dopolední recepce se pořádá jen zřídka u slavnostních příležitostí. Pokud nahrazuje oběd, je slavnostnější, večerní recepce bývá vyhrazená pro velmi slavnostní příležitosti. Odpolední recepce probíhá od 17:00 do 19:00. Na pozvánce je uveden důvod pořádání recepce, většinou s R.S.V.P. a telefonním číslem. Při recepci i obědu je nutné myslet na veškeré detaily, jako šatna, prostory, dostatek personálu, zajištění parkování, jmenovky na oděvy, výzdobu a dobré větrání. Příchod hostů na recepci trvá přibližně 15 minut. Doba pobytu na recepci vyjadřuje vztah k hostiteli. Přivítání hostů zajišťují hostitelé přibližně půl hodiny a podobně i před ukončením recepce proběhne loučení se hosty, zhruba půl hodiny před koncem na stejném místě.
Jídlo na recepcích je podáváno formou švédských stolů a rautů. Jsou připraveny obložené chlebíčky, maso, národní speciality, šunka, párky, saláty, ryby, dorty, těstoviny, cukrovinky i ovoce. Na recepci bývá i teplý bufet s kuchařem. Na oddělených stolech jsou vína, pivo a limonády. Nápoje se také roznášejí.
Na stolech pro recepci jsou připraveny dezertní talíře, příbory a ubrousky. Hosté se obsluhují sami a jedí ve stoje, přesto je zde přítomen personál. V místnosti je také prostor pro malé židličky, aby si někdo mohl sednout. Podél zdi by měly být rozestavené malé odkládací stolky. Je potřeba odhadnout skutečnou potřebu nápojů a jídel. Na konci recepce se hostům nabízí káva.
Porušování pravidel
V této práci jsme si uvedli, co bychom měli dělat a jak se chovat na společenských setkáních. Nyní shrneme, co bychom zásadně dělat neměli:
- Nevhodné chování a vyjadřování na setkáních (např. krkání apod.),
- Seznamovat se s žvýkačkou nebo cigaretou v ústech,
- Vyvarovat se oblékání, které neodpovídá předepsanému dress code,
- Mluvit nespisovně,
- Být drzí nebo povýšení,
- Přicházet pozdě na schůzky,
- Neodpovídat na pozvánky apod.,
- Neopětovat pozdrav,
- Při podávání ruky i představování podat ruku staršímu,
- Při představování sebe sama – vhodnější je, když nás představí někdo jiný.
Jak bychom se měli chovat k ostatním:
- Přátelsky ke každému a snažit se vcítit do situace kolegů,
- Neváhat odmítnout neopodstatněné požadavky,
- Neuspěchat rozhodnutí a dát si čas na rozmyšlenou,
- Nezapojujte se do pomluv a neprojevujte zájem o pomlouvání druhých,
- Nenechte si vnutit názory ostatních ani nenutťe ostatním své vlastní,
- Chovejte se, jak se od vás očekává, nedělejte věci, které narušují tým a jeho práci,
- Hledejte co nejvíce členů, kteří vás podpoří,
- Nebuďte podlézaví vůči nadřízeným ani se nad ně nepovyšujte,
