Rozhodování představuje jádro managementu, protože patří mezi nejvýznamnější činnosti, které manažeři firem oprávněně vykonávají. Kvalita přijímaných rozhodnutí v rozhodující míře ovlivňuje efektivitu fungování organizací.
Každý manažer bez ohledu na oblast svého působení musí při výkonu svých manažerských funkcí přijímat a realizovat různé druhy rozhodnutí. Rozhodování v měnícím se a obtížně předvídatelném prostředí vyžaduje ovládání vhodných metod a technik, zejména uplatňování strategického myšlení a na jeho základě používat účinné přístupy a postupy v manažerské praxi.
Právě jednou z nejrozšířenějších a nejpracnějších metod používaných k řešení různých úkolů a problémů je brainstorming a další metody skupinového rozhodování, kterými se tato práce zabývá.
Metody skupinového rozhodování
Obecně metody řízení představují souhrn pravidel a postupů, jimiž se rozhodovací subjekt snaží dospět k výběru nejlepší varianty řešení daného rozhodovacího problému. V současnosti je k dispozici poměrně velké množství metod rozhodování, od jednoduchých až po velmi složité, které lze efektivně využít v kombinaci s prostředky výpočetní techniky.
Při výběru vhodné metody rozhodování se zohledňuje řada faktorů. Nejvýznamnějšími faktory ovlivňujícími výběr metody rozhodování jsou charakter rozhodovacího procesu, podmínky, za jakých se rozhodování uskutečňuje, kvalita a dostupnost potřebných informací apod.
Metody rozhodování můžeme klasifikovat podle různých kritérií. Nejčastěji se setkáváme s klasifikací, která jako základní kritérium členění uplatňuje vzájemný vztah teorie a empirických prvků obsažených v jednotlivých metodách rozhodování.
Podle tohoto kritéria tedy metody rozhodování dělíme do tří základních skupin:
- Empirické metody
- Exaktní metody
- Heuristické metody
Empirické metody
„Empirické metody rozhodování jsou založeny na praktických zkušenostech a intuici samotných manažerů, případně expertů z některých oborů managementu.“ Podle toho je dále rozdělujeme na metody:
- Empiricko-intuitivní (intuice + praktické zkušenosti rozhodovacího subjektu)
- Empiricko-analytické (zkušenosti, intuice + získané a zpracované informace)
- Expertní (subjektivní, kvalifikované názory, stanoviska a doporučení expertů)
Expertní metody rozhodování
„Expertní metody rozhodování jsou založeny na subjektivních, avšak kvalifikovaných názorech, stanoviscích a doporučeních expertů. Využívají se zejména v prognostické a koncepční činnosti“ (např. formulování strategie podniku).
K nejznámějším expertním metodám patří:
- delfská metoda
- synectics
- brainstorming
Delfská metoda
Delfská metoda se zakládá na opakovaném písemném dotazování expertů na určité problémy budoucího vývoje, především budoucí inovace. Jejím cílem je určit, které inovace, kdy a za jakých podmínek jsou pravděpodobné.
„Na rozdíl od předchozích metod je kontakt s experty korespondenční, což má své výhody i nevýhody. Výhodou je rozšíření počtu expertů, který není pevně stanoven a závisí na zkoumaných problémech.“
Charakteristickým rysem delfské metody je opakovaný tok vzájemných informací, které se průběžně doplňují a upřesňují. Již první dotazník obsahuje informace, které organizace o předmětu ankety má, a zároveň klade otázky.
Při opakovaném písemném dotazování a písemných odpovědích je zajištěna anonymita účastníků. Důležitým znakem je statistické vyhodnocování jednotlivých odpovědí.
Delfskou metodu charakterizuje následující sled kroků:
- Identifikace problému,
- každý expert vyplní první dotazník,
- výsledky prvního kola se vyhodnotí a písemně předloží každému účastníkovi,
- každý expert vyplní druhý dotazník s možností modifikovat svůj předchozí názor,
- uvedený postup se opakuje v několika kolech, dokud se nedosáhne konsenzu ohledně řešení daného problému.
„Delfská metoda vzhledem k její časové náročnosti není vhodná k řešení operativních problémů. Jedná se o typickou prognostickou metodu.“
Metoda synectics
Metoda synectics je stejně jako brainstorming založena na kreativním myšlení a uvažování vzájemně diskutujících osob. Je však důležité odstranit všechny překážky bránící tvořivému myšlení.
Metoda synectics je účinnější a preciznější než brainstorming, ale její aplikace je náročnější. Mezi základní principy této metody patří především využití analogie a zkušeností z řešení obdobných situací v minulosti.
„Zakládá se na uvolnění tvořivého myšlení a uvažování. Pravidla a postupy se však liší. Jde o intenzivní vybavování analogických situací v mysli zúčastněných řešitelů, kteří tak chtějí objevit nový způsob řešení problému.“
Postup se člení do dvou fází:
- Seznámení členů s podstatou problému
- Dosahování řešení daného problému pomocí analogie
Tato metoda vyžaduje pečlivý výběr expertů, velmi důkladný převod a zejména integraci všech navrhovaných myšlenek. Pro tuto metodu je typické omezené množství nápadů, delší trvání (několik dní) a potřeba konzultanta.
Metoda brainwriting 635
Brainwriting 635 je metoda rozvoje myšlenek za přítomnosti většího počtu účastníků řešení problému. Název metody odráží její podstatu. Označení 635 znamená, že 6 účastníků dává 3 návrhy, které se 5krát doplňují. Takže celkem lze získat až 108 návrhů, z nichž zhruba každý šestý je použitelný. Tyto návrhy může vyhodnotit skupina nebo sám zadavatel úkolu.
Brainwriting 635 má tyto etapy:
- etapa – sběr myšlenek (předložení návrhů)
- etapa – doplnění návrhů svého předchůdce
- etapa – přečtení uvedených návrhů a připojení doplňků
Tuto metodu považuji za velmi výhodnou nejen z časového hlediska, ale rovněž pro možnost zapojení podřízených zaměstnanců. Každý zúčastněný pracovník může projevit své schopnosti či sdílet dobré nápady.
Brainstorming
Brainstorming se poprvé uskutečnil v USA v roce 1938 a jeho název v překladu znamená „bouře mozků“ (brain – mozek, storm – bouře). Tvůrce brainstormingu Alex F. Osborn vycházel z předpokladu, že lidé mnohé myšlenky a nápady raději ani nevysloví, protože se obávají, že jsou nereálné, bláznivé, špatné nebo dokonce směšné, a že nejsou v souladu s tím, co se píše v knihách, co tvrdí autority a co je konvenční. Nechtějí se zesměšnit nebo ukázat, jak jsou hloupí či nepraktickí. Takový postoj však tvořivosti neprospívá, a proto je třeba při hledání nových řešení překonat sociální a psychické bariéry, které blokují vznik netradičních a originálních nápadů.
„Brainstorming patří mezi expertní metody založené na principu kolektivního vybavování myšlenek.“
Při plánování či rozhodování je důležité znát více alternativ a možností volby. Zejména v pracovních týmech je velmi účinnou metodou tvorby nápadů brainstorming. Využívá liberální přístup k myšlence samotné a její volné spojování s řešeným problémem.
„Je to metoda vysoce operativní, přitom časově a finančně nenáročná, zejména za předpokladu, že se ji podaří rychle zorganizovat a vyhodnotit.“ Pokud má metoda přinést očekávané výsledky, musí být pečlivě připravena. K tomu patří zejména vymezení problému a cíle, ale také příprava údajů o dosavadním vývoji organizace.
Pravidla brainstormingu
Mezi základní pravidla brainstormingu patří:
- Seznámení účastníků s cílem setkání, problémem a pravidly (diskuse).
- Tvorba nápadů a řešení (nápady se zaznamenávají, aby je měli všichni účastníci před očima, avšak nesmí být uváděn autor návrhu).
- Přestávka – podle charakteru řešeného problému může trvat několik minut, hodin či dní. Během ní se návrhy „odosobní“, přičemž mohou nastat významné změny v motivaci účastníků brainstormingu.
- Vyhodnocování návrhů – určení kritérií pro hodnocení návrhů, zařazení návrhů do skupin obdobných nápadů, výběr nejlepších návrhů na další rozpracování, výběr nejodvážnějších návrhů a úvahy, jak je využít, zhodnocení vybraných návrhů.
Je důležité soustředit se na to, jak lze nápady uskutečnit, nikoli na hledání důvodů, proč by nebyly proveditelné. V této fázi hraje klíčovou roli hodnotící myšlení, argumentace, práce s kritérii a jejich důsledky.
Základní typy brainstormingu
V praxi se využívá několik různých variant brainstormingu, mezi které patří:
- Psaný brainstorming (list papíru putuje od jednoho účastníka ke druhému, který na něj zapíše svůj návrh)
- Otázkový brainstorming (cílem je vytvořit co nejvíce otázek týkajících se daného tématu)
- Pingpongový brainstorming (určený dvěma účastníkům, kteří předkládají své návrhy a hodnotí je)
- Hobo metoda (studium daného problému – samostudium)
- Gordonova metoda (hledání řešení problému)
„Při využívání brainstormingu v praxi je třeba brát v úvahu, že tato metoda je pro účastníky velmi náročná a vyčerpávající. Několik výzkumů a fyziologických měření ukázalo, že energetická spotřeba účastníků schůzky trvající hodinu a půl odpovídá deseti až dvanácti hodinám běžné pracovní zátěže.“
Uplatnění brainstormingu v praxi
Využívání brainstormingu v praxi patří v současné době mezi populární skupinové rozhodování. Do brainstormingu jsou vybíráni odborníci z různých oblastí, disciplín, směrů a odvětví. Pokud jde o odbornost, ukázalo se, že neodbornost, ale současně dobré pochopení problému pomáhá při vzniku netradičních, originálních, často i bláznivých nápadů, které přispívají k inovacím nejvyšší kvality. Typický brainstormingový tým je složen převážně ze 4–12 osob. Menší počet účastníků se neosvědčuje kvůli snižování množství různorodých nápadů. A vyšší počet než 12 je obtížně moderovat v souladu s pravidly brainstormingu.
Základní zásady praktického využití brainstormingu:
- Nekritizovat (Fáze generování nových nápadů musí být oddělena od jejich hodnocení. V praxi to znamená, že účastníci brainstormingového setkání se musí zdržet kritiky prezentovaných nápadů).
- Originalita (Atmosféra by měla podporovat vytváření těch nejneobvyklejších nápadů. Každý by měl dát svým myšlenkám volný průběh a uvolnit se tak, aby zrušil autocenzuru. Je potřeba překonat běžné myšlenky a nebát se vyslovit originální nápady. Mnoho geniálních řešení vzniklo právě z bláznivých nápadů).
- Inspirace (Účastníci brainstormingu by měli nápady ostatních vnímat jako živnou půdu pro tvorbu vlastních originálních myšlenek. Měli by je kombinovat se svými a tím pomoci tým vytvářet více nápadů, než je součet nápadů jednotlivých členů řešících problém samostatně).
- Množství (Množství nápadů je důležitější, než by se na první pohled zdálo. Kvantita často přerůstá v kvalitu. Čím více nápadů vznikne, tím větší je pravděpodobnost, že mezi nimi budou i využitelné. Odvaha vyslovit i ty nejfantastičtější návrhy podporuje tvorbu dalších.)
„Platnost těchto zásad empiricky ověřili Alex F. Osborn a další odborníci. Podle výsledků těchto zjištění umožnilo oddělení tvorby nápadů od jejich hodnocení vytvořit až o 90 % více originálních nápadů než tradiční způsob, kdy po vyslovení nápadu okamžitě následuje jeho posouzení. Zaměření na kvantitu nápadů přineslo o 78 % více originálních nápadů a synergický efekt – práce ve skupině – pak o 70 % více originálních nápadů než při individuální práci členů skupiny a následném součtu jejich nápadů.“
Při aplikaci brainstormingu je nutné, aby řešený problém nebyl definován složitě a neměl představovat celý komplex problémů. I ty nejtěžší problémy lze rozložit a formulovat tak, aby jim porozuměli i ti, kdo se jimi doposud vůbec nezabývali. Nejlépe je, když si tým po krátkém úvodu, který vede moderátor, společně zadefinuje problém, ideálně do co nejvýstižnější definice obsahující co nejméně slov. Z praxe vyplývá, že při definování by neměla být použita cizí slova, která si každý vysvětluje jinak, protože nikdo nechce přiznat, že jim zcela nerozumí.
V praxi se vyvr
