Daňovým výdajem je výdaj (náklad) vynaložený daňovým subjektem prokázatelně za účelem dosažení, zajištění a udržení příjmů, zaúčtovaný v účetnictví daňového subjektu nebo evidovaný v jeho evidenci podle § 6 odst. 11, pokud tento zákon nestanoví jinak. Takto definuje daňový výdaj respektive náklad zákon o daních z příjmů. Do této definice spadá mnoho výdajů, zároveň zákon stanoví i konkrétní skupiny výdajů, které je možné od příjmů odečíst pouze za určitých pravidel, a výdaje, jež uplatnit nelze.
Daňově uznatelné výdaje
Přehled daňových výdajů (daňově uznatelných výdajů):
- Zboží – Zboží, které podnik nakoupil za účelem prodeje, je v nákupní ceně nákladem a daň z příjmů se platí pouze z rozdílu. V podvojném účetnictví je však nákladem pouze prodané zboží, tedy ne to, které firma skladuje ve skladu a zatím neprodala. Rovněž i jednoduché účetnictví vyžaduje evidenci zásob, ze které je patrné, které zboží bylo prodáno a které firma jen nakoupila a dále skladuje (zásoby).
- Materiál – Stejné pravidla platí i pro materiál podobný zboží, kde je zásadní jeho spotřeba. Spotřebou materiálu je jeho použití na výrobu výrobků firmy bez ohledu na to, zda jde o hlavní (např. dřevo při výrobě nábytku) či pomocný materiál (např. šroubky nebo kladivo).
- Zaměstnanci – Jde nejen o mzdy, zaměstnávání přináší mnoho povinných plateb a nákladů, z nichž většina je daňově uznatelná. Mzdy jsou uznatelné v jejich hrubé výši, a to jak u trvalých zaměstnanců, tak i u „dohodářů“, včetně všech souvisejících složek – patří sem například i náhrady za čerpanou i nečerpanou dovolenou či náhrady při pracovní neschopnosti.
- Odvody placené zaměstnavatelem do sociálního a zdravotního pojištění – tyto odvody platí zaměstnavatel „ze svého“, jelikož jde o částky přesahující hrubou mzdu zaměstnance. Povinný odvod do sociálního fondu z hrubých mezd – nákladem je měsíční tvorba fondu. Z tohoto sociálního fondu se později hradí plnění poskytovaná zaměstnancům – příspěvky na dopravu, stravování, rekreace, zdravotní péči zaměstnanců či kulturní a sportovní akce. Tyto však již nenesou povahu nákladu – jde pouze o použití vytvořeného fondu.
- Stravování zaměstnanců – Zaměstnavatel je povinen poskytnout svým zaměstnancům po 4 hodinách práce jedno hlavní teplé jídlo. Ať už má vlastní jídelnu, poskytuje zaměstnancům stravenky do jídelny jiné firmy nebo nejrozšířenější stravovací poukázky, které lze využít téměř kdekoliv, firma nemusí hradit celou částku stravného poukázky. Jde minimálně o 55 % z ceny jídla, maximálně 55 % ze sumy stravného pro pracovní cesty trvající 5 až 12 hodin. Tuto částku, která odpovídá těmto podmínkám, si může firma zahrnout do daňových nákladů.
- Ostatní náklady na bezpečnost a rozvoj zaměstnanců – Výdaje související s bezpečností a ochranou zdraví při práci (školení, ochranné pracovní pomůcky), výdaje na zdravotní péči zaměstnanců, vzdělávání a rekvalifikaci a podobně.
- Cestovní náhrady při pracovní cestě zaměstnance – Pokud podnik vyšle zaměstnance na pracovní cestu, nákladem pro firmu jsou cestovní náhrady vyplacené tomuto zaměstnanci. Jde zejména o stravné (určené podle délky cesty), ubytování, dopravu a různé vedlejší výdaje. Cestovným je buď proplacení jízdného veřejnou dopravou, nebo vypočtená náhrada za použití vlastního automobilu zaměstnance. Tato náhrada je součtem základní odměny za každý ujetý kilometr (ekvivalent odpisů u firemních vozidel) a náhrady spotřeby paliva, přepočítané podle ujetých kilometrů, ceny pohonných hmot a spotřeby uvedené v technickém průkazu.
- Automobil – Automobil, který je firemní – tedy zařazený do obchodního majetku, je evidován v účetnictví a firma jej používá k dosažení příjmů – s sebou přináší řadu nákladů. Jde především o pohonné hmoty, pojištění (povinné smluvní i havarijní), výměny pneumatik, opravy, povinné technické prohlídky a příslušenství. Pokud firma využívá zaměstnanecký automobil, daňovým nákladem jsou pouze cestovní náhrady vyplacené zaměstnanci. Pojištění, opravy či příslušenství si firma uplatnit nemůže.
- Pohonné hmoty – Pokud chce firma uplatnit maximální částku z ceny zakoupených pohonných hmot, je povinna vést knihu jízd, ve které věcně, časově i vzdálenostně doloží každou firemní jízdu a přepočítá spotřebu podle předpisů. Pokud se této evidenci chce vyhnout, může si to zjednodušit využitím paušálních výdajů na pohonné hmoty – 80 % z nakoupené částky lze dát do nákladů, pokud je však odpovídající počet naježděných kilometrů dle stavu tachometru a spotřeby vozidla. Tuto výhodu nemohou využít firmy, které nemají dané vozidlo zařazeno v obchodním majetku.
- Reklama – Tištěná inzerce, elektronická média, webové stránky, náklady na sociálních sítích, odborníci, „pay-per-click“ reklama, cokoli, co propaguje firmu, její činnost a produkty v nejmodernějších formách, je daňově uznatelným nákladem. Omezení – reklamní předměty, které firma rozdává zdarma potenciálním či stávajícím zákazníkům, nesmí překročit maximální cenu 16,60 EUR za kus.
- Komunikace – pevné i mobilní telefony, internet, počítačové sítě a informační systémy, poštovné, kurýrní služby – tyto výdaje jsou nedílnou součástí každodenního firemního života.
- Technika – počítače, tablety, software, kancelářská technika, kancelářské potřeby, výrobní a dopravní stroje.
- Nájemné – Nájemné za kanceláře, firemní obchodní a skladové prostory je standardním a běžným nákladem. Pokud firma platí nájemné fyzické osobě, pak jsou daňově uznatelné pouze náklady v roce, ve kterém byla tato částka fyzické osobě zaplacena.
- Budovy a stavby – Pokud firma vlastní své prostory pro obchod, kanceláře či výrobu (například provozy či dílny), náklady na ně jsou taktéž uznatelným daňovým nákladem. U těchto položek je však nutné náklady promítnout prostřednictvím odpisů.
- Majetek a odpisy – Zmíněný hmotný majetek (například automobil, budovy, stroje či počítače) i nehmotný majetek (např. software či licence) je třeba při nákupu posuzovat z hlediska jeho hodnoty. Pokud cena jednoho kusu majetku převyšuje hranici 1 700 EUR u hmotného majetku a 2 400 EUR u nehmotného majetku, nelze jej zaúčtovat do nákladů v jednom roce. Odpisuje se postupně prostřednictvím daňových odpisů v souladu se zákonem o daních z příjmů. Pokud firma pořídí majetek za částku nižší nebo rovnou těmto hranicím, může jej zaúčtovat do nákladů najednou. Pravidla odpisování se liší pro majetek nabytý formou leasingu a pro majetek pořízený jiným způsobem.
- Úroky – úroky z úvěrů a půjček, ať už na pořízení majetku nebo na krátkodobou finanční pomoc, včetně úroků u leasingu.
- Odvody osob samostatně výdělečně činných – odvody zaměstnanců jsme již zmínili. Odvody na sociální a zdravotní pojištění platí i osoby samostatně výdělečně činné (OSVČ), a tyto odvody představují rovněž daňově uznatelný výdaj.
- DPH z nakoupeného zboží a služeb – plátci DPH si DPH z nakoupeného zboží a služeb odečítají v rámci daňového přiznání k DPH, z tohoto titulu pro ně nemůže být DPH daňovým nákladem. Daňovým nákladem je však pouze pro neplátce DPH. Plátci DPH si mohou DPH zahrnout do nákladů pouze v případě, že na její odpočet nemají nárok nebo ji odečítají pouze částečně (pomocí koeficientu). Také při zrušení registrace mohou plátci DPH zahrnout do nákladů DPH, kterou musí odvést, pokud se netýká odpisovaného majetku.
- Vzdělávání a osobní rozvoj – OSVČ se mohou sami dále vzdělávat, školit a trénovat. OSVČ, které jsou zaměstnavateli, mohou obdobně zvyšovat výkon svých zaměstnanců.
Co nelze uznat jako daňové výdaje?
Daňovými výdaji nejsou samozřejmě výdaje, které nesouvisejí s dosažením příjmů podnikatele či firmy. Kromě této široce definované skupiny výdajů jde zejména o:
- Výdaje na reprezentaci – pohostinnost partnerů a zaměstnanců, pracovní obědy apod.
- Výdaje na osobní potřebu
- Daň z příjmů
- Přirážky a úroky týkající se daně z příjmů
- Penále a sankce kromě pokut zakotvených ve smlouvách, které byly zároveň i zaplaceny
- DPH, kterou si plátci DPH mohou odečíst
- Výdaje vynaložené na dosažení nedaňových příjmů – např. osvobozených příjmů z pronájmu
