Komunikace v organizaci – Vztahy se zaměstnanci

Komunikace v organizaci – Employee Relations

= Interní komunikace v organizaci

Základní funkce:
- výměna potřebných informací,
- rozeznání členů organizace od nečlenů,
- informování zaměstnanců a manažerů o cílech organizace a jejich průběžném plnění,
- přesvědčování zaměstnanců a manažerů o cílech organizace a způsobech jejich dosažení,
- stimulace zaměstnanců a manažerů k hledání a nacházení nových řešení a postupů ve smyslu plnění strategických cílů organizace.

3 klíčové faktory:

nejde jen o informace, ale také o postoje a důvěru,
záleží na každém manažerovi – jeho pozitivním postoji, vstřícnosti a komunikačních dovednostech,
zvláštní význam efektivní interní komunikace v období přípravy zásadních změn v organizaci.
Z hlediska komunikačních kanálů:
1. Sestupná komunikace
2. Vzestupná komunikace
3. Horizontální komunikace
4. Diagonální komunikace
5. Formální komunikace
6. Neformální komunikace
7. Z hlediska forem komunikace:
8. Verbální komunikace
9. Písemná komunikace

Verbální komunikace

Je nejrozšířenější formou komunikace v organizaci: úspora času, bezprostřední zpětná vazba, rychlost, účinnost, neverbální signály, zvýšená pravděpodobnost porozumění.

Písemná komunikace

Výhoda: existuje nezpochybnitelný doklad o průběhu komunikace a jejích závěrech.

Má větší váhu než komunikace ústní.

Formy efektivní interní komunikace – volba prostředků

Rozhovor
Rozprava, týmová diskuse
Porada
Telefonický rozhovor, vzkaz na záznamníku
Firemní noviny, časopis, bulletin
Písemné formy – vzkaz, příkaz, oběžník, metodický pokyn, směrnice, dopis, fax
Nástěnka, schránky na nápady
Komunikace elektronickou formou – elektronické noviny, diskuse, konference, e-mail, webové stránky
Videofilm
Dotazníky, sociologický průzkum
Rotace pracovníků
Periodické (výroční) porady vrcholových manažerů s manažery taktického řízení
Spolupráce s odbory, kolektivní vyjednávání
Vzdělávací akce
Exkurze a stáže na špičkových pracovních místech
Schránky na otázky „zvědavý telefon“
„Dny a hodiny otevřených dveří“ u manažerů strategického řízení
Společenské, sportovní, kulturní a soutěžní akce
Firemní rituály – zahájení a ukončení roku, nejlepší pracovníci, jubilea významných osobností organizace
Firemní vize, strategie, cíle a úkoly
Významné události (povýšení, odvolání, ocenění, propuštění)
Písemná a nepísemná pravidla hry, míra tolerance, etický kodex
Symboly a logo firmy
Hodnocení pracovníků, formy motivace
Formy zpětné vazby
PR, reklama, propagace
Způsob výběru a přijímání spolupracovníků, adaptace, zaučení, vzdělávání, kariérní postup
Způsob oblékání – dress code
Typ klientely, dodavatelé, odběratelé, konkurence
Úspěchy a neúspěchy organizace – prezentace
CRM
Pracovní prostředí, podmínky, organizace práce
Tradice organizace

Předpoklady fungování interní komunikace v organizaci

Organizace práce. Odborná a lidská kvalita manažerů, kdy vrcholový manažer vytváří svůj tým. Personální strategie a její realizace. Pravidelně fungující zpětná vazba v obou směrech. Osobní příklady a postoje manažerů.

Organizační a administrativní zabezpečení

Základní dokument pro komunikaci v organizaci: ISO 9001:2001 – Systém řízení kvality – část Interní komunikace. Cílem interní komunikace v organizaci je motivovat zaměstnance k naplnění firemních strategických cílů. Základem nové komunikační strategie je zásada, že manažeři jsou ve společnosti pro zaměstnance a ne naopak.

Metodické postupy předávání informací a znalostí

Předávání správné (nejlepší) praxe
Vyhodnocovací akce
Vedení strukturovaného dialogu
Vyprávění příběhů
Ostatní postupy (analýzy rozhovorů s pracovníky, kteří odcházejí, interview s významnými pracovníky, využití manažerů jako školitelů, distribuce a archivace dokumentů, zpracování a vydání historie organizace, vydávání podnikových časopisů)

Organizační zabezpečení