Podnikové procesy
Podnikové procesy musí být zásadně propojeny se strategií podnikání. Toto propojení je třeba rozšířit o prvky organizační struktury a prvky technické a programové infrastruktury informačních technologií. Takto vytvořená podniková architektura umožňuje systematicky dokumentovat všechny procesy a systémy používané v podmínkách podniku.
Modelování procesů
Model reprezentuje strukturu, chování, komponenty a procesy podniku pro porozumění, navrhování, oceňování a kontrolu procesů fungování a výkonnosti podniku. Model podniku je tvořen skupinou modelů, které poskytují pohled na podnik z různých úhlů, jak ilustruje obrázek 12. Modelování podnikových procesů, tedy vytvoření modelu podniku a jeho procesů, umožňuje procesy nejen sledovat a analyzovat, ale především cíleně odhalit nové příležitosti ke zlepšení v podniku. Vytváření modelů umožňuje člověku daný proces pochopit a zároveň umožňuje jeho pochopení dalším lidem stejným způsobem a na stejném základu (Révészová, 2009, s. 50).
Identifikace procesů a procesní analýza
Procesy v podniku musí být nejen definovány, ale také podrobně identifikovány, což je úkolem manažerů. Identifikace procesů znamená jejich rozčlenění na činnosti a hledání úzkých míst, tedy těch částí procesů, které je potřeba zlepšit. K tomu slouží procesní analýza, která je výchozím bodem pro tvorbu procesních modelů (procesních map). Cílem procesní analýzy je rozklad procesu na menší části, nalezení chyb nebo nesrovnalostí, které umožní eliminovat a zlepšit tak procesy. Procesní analýza slouží též ke zjištění logických vazeb a vzájemných interakcí podnikových procesů.
Procesní model
Po provedení procesní analýzy se modelují podnikové procesy, což je grafické znázornění vzájemných vazeb mezi procesy. Model procesu by měl být věrným zobrazením reality a zároveň slouží jako „schránka“ pro uchovávání informací o procesu. Součástí modelování procesu je dekompozice složitého procesu na menší jednotky – podprocesy.
Výsledkem modelování podnikových procesů je procesní model, který by měl být obrazem skutečné situace v podniku a zároveň by měl být základem pro optimalizaci činností podniku (Závadský, 2011, s. 24).
Popis procesů
Základní kroky popisu procesů:
- používání formuláře pro procesy,
- pojmenování procesu,
- definování vstupu a výstupu procesu,
- heslovitý popis činností, aktivit, rozhodnutí,
- podrobnější zpracování průběhu procesu,
- stručné vypracování doplňujících popisů činností,
- stanovení zdrojů pro jednotlivé aktivity,
- definování odpovědností za jednotlivé aktivity,
- definování měřitelných veličin procesů,
- vypracování čistopisu popisu procesu na základě principu zákazník – dodavatel, který by neměl přesáhnout formát A4. V případě, že má proces více než 12 činností, doporučuje se rozdělit jej na podprocesy (Kubiš, 2007, s. 26).
Model úrovní podniku
Příklad modelu úrovní podniku naleznete na obrázku níže:
Obrázek: Model úrovní podniku, zdroj: http://www.businessinfo.cz/cs/clanky/parametry-organizacni-struktury-2863.html
Nejvyšší úroveň modelu podniku definuje samotnou podstatu podniku, typ podnikání, zaměření a cíle podniku, které jsou definovány na strategické úrovni, konkurenční prostředí, orientaci podniku na kvalitu, cenu, zákazníka i zaměstnance.
Druhá a třetí úroveň modelu zobrazuje oddělení, která vykonávají různé funkce v závislosti na typu a velikosti podniku. Například velká výrobní společnost může mít oddělení nákupu, výroby, prodeje, distribuce, účetní oddělení, oddělení informačních technologií, marketingu, řízení lidských zdrojů a podobně. Pokud jsou daná oddělení rozdělena na specificky zaměřené úseky, tyto jsou rovněž v modelu zobrazeny (Conger, 2011, s. 17).
Zaměstnanci v každé funkční oblasti podniku dosahují své pracovní cíle prostřednictvím souboru procesů. Proces je série opakujících se úkolů nebo kroků, které mohou, ale nemusí, souviset s jinými procesy. Čtvrtá úroveň modelu podniku jasně identifikuje každý proces s úsekem, na kterém je vykonáván.
Pátá úroveň modelu podniku zobrazuje detaily podnikového procesu. Popisuje jednotlivé pracovní kroky. Zatímco prvním krokem analýzy podnikového procesu je vytvořit mapu organizační struktury, která popisuje funkční oblasti, detaily podnikového procesu tvoří středobod mapování podnikového procesu. Každý proces je doprovázen událostmi, resp. podmínkami, které rozhodují o spuštění a ukončení procesu a činnostmi mezi nimi. Událost je nějaký impuls nebo požadavek, který spouští činnosti v procesu, podmínka je stav nějakého procesu, produktu nebo pracovní jednotky v podniku, který vyžaduje akci, činnost. Činnosti procesu mohou vykonávat jednotlivci, organizační útvar, role nebo aplikace, což je identifikováno v diagramu procesu se zobrazením vzájemných souvislostí (Conger, 2011, s. 17).
Pro jednotky vykonávající procesní kroky jsou specifické detaily uskutečňovaných činností. Tyto detaily mohou obsahovat dokumenty, e-maily, formuláře, pracovní postupy, odkazy na jiné pracovní materiály používané při vykonávání činností. Pokud jsou při práci používány softwarové aplikace, detaily budou obsahovat vstupní a výstupní formáty informací a médií, programy, databázové tabulky a jejich atributy. Kromě toho by mělo být identifikováno úložiště dat, frekvence přístupů k datům, plán zálohování a obnovy a další důležité aspekty týkající se činností vykonávaných v daném procesu (Conger, 2011, s. 18).
