Plánování jako funkce managementu
Plánování je cílevědomá a soustavná činnost určující přesně, co bude organizace vykonávat k dosažení podnikových cílů. V nejobecnějším smyslu je plánování systematickým rozvojem cílených programových aktivit pro dosažení podnikových cílů založených na analyzování, vyhodnocování a třídění předvídaných příležitostí.
Podle Velké ekonomické encyklopedie je plánování charakterizováno jako „funkce řízení, činnost řídicích subjektů zaměřená na určování záměrů a cílů podniků, institucí.“ Organizace si tedy prostřednictvím manažerů v procesu plánování stanovuje cíle, kterých chce v následujícím období dosáhnout, což potvrzuje i autorka Šimková. Tvrdí, že „plánování je projektování budoucnosti, tj. budoucího stavu. Pomocí něj se určuje cíl, respektive cíle organizace nebo organizační jednotky a stanovují se cesty, jak těchto cílů v určeném čase a na požadované úrovni dosáhnout.“
Plánování je rozhodující činnost, která hledá způsoby, jak zajistit instituci efektivní přežití, předurčuje smysluplnost a účelnost činností podniku. Představuje nejdůležitější a výchozí funkci, ovlivňující všechny ostatní manažerské funkce. Při chybném stanovení cílů může dojít k neefektivnímu využívání zdrojů, ke stagnaci a v konečném důsledku k opuštění trhu v závislosti na nesplnění svých funkcí.
V teoretických poznatcích se může plánování jevit jako jednoduchý proces, který lze přesně vymezit a jasně stanovit, v praxi však tato činnost nemusí být jednoznačně definovatelná. Ne vždy lze předvídat a prognózovat zřetelné záměry organizací, může dojít k podstatným komplikacím. Plánování by mělo proto pružně reagovat na rychle se měnící podmínky trhu. Rychlost reakce manažerů na změnu tržních podmínek zvýrazňuje důvěryhodnost společnosti v očích akcionářů, investorů a regulačních orgánů.
Plánování v managementu
Plánování má prioritu ze všech funkcí řízení. Plán je základem pro aktivitu manažerů, kteří se angažují pro jeho plnění. Plán slouží jako podklad pro kontrolu. Obsahuje vytyčené cíle a odpovídající úkoly, cesty, zdroje a prostředky vedoucí k cíli.
Kvalitní plánování vyžaduje uskutečnění řady důležitých rozhodnutí o cílech a způsobech jejich dosažení, o potřebných zdrojích a požadovaném využití zdrojů podniku. Rozhodování vyžaduje mít k dispozici několik možností a alternativních řešení. Jejich tvorba je založena na informacích o možnostech a schopnostech. Důležitou součástí managementu jsou také informace a rozhodování, které vytvářejí předpoklady k uskutečňování plánování jako výchozí funkce managementu.
Plánování v organizaci je velmi důležitá činnost, prioritní funkce řízení, a podle plánů manažeři řídí organizaci. Plán je program, který vylučuje resp. snižuje improvizaci, která není efektivní pro zdravý chod instituce.
Každý plán obsahuje vytyčené cíle. Cíl plánu se definuje jako konkrétní bod, ke kterému činnost podniku směřuje. Úkoly plánu navazují na cíle. Jsou to všechna opatření, která směřují k cílům. Čím jsou cíle náročnější, tím jsou i úkoly složitější. Cílem podnikání je převážně zvelebování majetku organizace.
Mezi výhody plynoucí z plánování řadíme na základě mé práce vysokou efektivitu využívaných zdrojů a vysokou produktivitu práce. Plány nám poskytují základ pro kontrolu, přičemž dosažené výsledky porovnáváme s plánem, a rovněž vedou k dlouhodobé stabilitě a snižování nejistoty a rizika vývoje.
Z plánování nám na druhé straně plynou i nevýhody, kam patří vysoké náklady vynakládané na plánovače. Pokud je plán založen na neúplných informacích, je nutné vytvořit nový plán, resp. plán překoncipovat, což může znovu vyžadovat zvýšené náklady a firemní pracovníci mohou v sobě pociťovat určitou míru nedůvěry ke změnám.
Plánování jako proces
Plánování lze definovat jako proces vytyčení cílů podniku, vymezení zdrojů a určení postupů k dosažení vytyčených cílů.
Plánování jako proces zahrnuje vytyčení cílů, stanovení prostředků k dosažení cílů, určení cest a způsobů k dosažení cílů. Výsledkem plánování je plán, který je účelově zaměřen na cíl organizační jednotky podnikatelského subjektu a na stanovení postupů a prostředků, jak ho ve stanovené lhůtě a na požadované úrovni dosáhnout.
Vytyčení cílů
„K dosažení takto vymezeného cíle bychom měli znát všechny aktivity, které budou v podniku uskutečněny a které jsou v rámci plánování připravovány.“ Cíle jsou konečné budoucí stavy, kterých chceme dosáhnout v dané oblasti a k určitému termínu. „Úspěšnost podnikání v značné míře závisí na správném určení podnikatelských cílů, což je v podmínkách tržní ekonomiky podmíněno důkladným poznáním situace, která panuje na trhu.“ Instituce tedy musí znát podmínky, do kterých vstupuje na trh, protože při neidentifikovaných podmínkách není možné realizovat cíle organizace.
Vymezení zdrojů k dosažení cílů
Splnění vytyčených cílů závisí v první řadě na existujících zdrojích, které má podnik k dispozici. „Zdroje podniku lze rozčlenit do několika kategorií:
- pracovní – sem patří manažeři a zaměstnanci podniku,
- materiálové – suroviny, materiály, polotovary,
- kapacitní – stroje, zařízení, výrobní kapacity,
- finanční – kapitál, úvěry, zisk.“
Totéž charakterizuje i odborná internetová stránka. „Plánování jednotlivých druhů zdrojů se uskutečňuje prostřednictvím dílčích plánů – plánu výroby, plánu zásobování, plánu oprav a údržby, finančního plánu apod. Koordinace a sladění dílčích plánů se realizuje prostřednictvím souhrnného plánu podniku.“ Zdroje k dosažení cílů podniku jsou omezené. Jejich objem a strukturu lze během plánovacího období měnit, aby se při plnění cílů zajistilo jejich efektivní využití. Plánuje se objem, struktura a využití zdrojů.
Postupy k dosažení vytyčených cílů
Cesty a způsoby k dosažení cílů představují různá variantní řešení. Mohou být tvořeny kombinací využití různých zdrojů, aby se dosáhlo vrcholových i dílčích cílů v hierarchické návaznosti. „Alternativnost je jedním ze základních principů plánování. Jednotlivé alternativy se liší odlišnou náročností na zdroje, účinností jejich působení, způsobem využití zdrojů, ale také různými důsledky souvisejícími s naplňováním vytyčených cílů podniku.“ Výsledkem plánovacího procesu je soustava plánů v podniku.
Postup tvorby plánů
„Proces tvorby plánů sestává z formulování cílů, analýzy prostředí, přípravy alternativ, hodnocení a výběru alternativ a implementace plánů.“
Formulování cílů
Stanovit cíle je nutné na začátku plánovacích činností, aby bylo jasně vymezeno, co chceme v budoucnosti dosáhnout. „Formulování cílů je výchozím krokem v procesu tvorby plánu.“ Cíle specifikují očekávané výsledky a stanovují budoucí stav, který má být v daném plánovacím období dosažen.
Analýza prostředí
Analýza prostředí je druhým krokem, který je zaměřený na zhodnocení výchozí situace a odhalování trendů budoucího vývoje prostředí. Předmětem analýzy je jak externí prostředí, tak interní prostředí. „Externí prostředí nabízí příležitosti, ale zároveň vytváří hrozby a rizika související s naplňováním vytyčených cílů. Příležitostí může být například rostoucí zájem zákazníků o výrobky. Rizikem může být například růst cen surovin, energií a podobně. Analýza interního prostředí se zaměřuje na zhodnocení vnitřních podmínek podniku – zdrojů a schopností podniku.“
V praxi se často využívá SWOT analýza pro zjištění silných a slabých stránek podniku, a pro využití příležitostí, ale také k odhalení hrozeb, které mohou během života podniku nastat.
Příprava alternativ
„Příprava alternativ je krok zaměřený na hledání a zkoumání možných způsobů a cest, jak naplnit vytyčené cíle za předpokládaných vlivů prostředí.“ Jednotlivé alternativy se mohou lišit druhy a rozsahem aktivit, zapojením zdrojů, časovým průběhem a mnoha dalšími faktory. Při vytváření alternativ lze využít počítačovou techniku a matematické metody, což může přispět ke zvýšení úrovně plánovací činnosti v této etapě plánování.
Hodnocení a výběr alternativ
Tento krok je zaměřen na „kritické zhodnocení kladných a záporných stránek alternativ z pohledu vymezených kritérií vycházejících z vytyčených cílů.“ Výběr alternativ probíhá pomocí zvolených metod a technik. Hodnota a výběr alternativ patří mezi zásadní plánovací rozhodnutí.
Implementace plánů
„Je závěrečným krokem, který směřuje k uvedení plánů do praxe a přípravě jejich realizace.“ Realizace plánů vyžaduje přípravu a rozpracování projektů, vypracování podpůrných plánů a rozpočtů, uskutečnění požadovaných organizačních změn, rozvoj informačních systémů, stejně jako personální zajištění realizace plánů.
Metody plánování
Při tvorbě plánů lze použít různé metody. Mezi nejčastěji využívané metody plánování patří kvantitativní a kvalitativní metody.
Kvantitativní metody
Zaměřují se na projektování budoucího vývoje na základě přepočtů ukazatelů, aplikují standardní postupy zobrazené pomocí modelů a umožňují využití počítačové techniky. „Mezi základní metody patří statistické metody, bilanční metody a optimalizační metody.“
Kvalitativní metody
Jsou založeny na znalostech a schopnostech odborníků, kteří jsou schopni předvídat budoucí stav ve vymezené oblasti. „Z kvalitativních metod se nejčastěji setkáváme s využitím expertíz a scénářů.“
