Plánování
Plánování představuje základní funkci manažmentu podniku, od které do značné míry závisí efektivita celého komplexu řídicích činností. Hlavním úkolem plánování je stanovení poslání a cílů podniku, určení prostředků a cest, jimiž budou vytyčené cíle podniku realizovány. Kromě toho samotné plánování plní i nezanedbatelné úlohy v oblasti motivace manažerů i výkonných pracovníků, protože parametry plánu se stávají měřítkem lidských zdrojů na různých úrovních řízení.
Plánování je první a nejdůležitější funkcí manažmentu. Pokud má firma přežít a růst, musí více či méně intenzivně aplikovat plánování.
Plánování je východiskovou a nejdůležitější funkcí řízení. Pomocí plánování se stanovuje cíl organizace a určují cesty, jak cíle dosáhnout ve stanoveném čase a na požadované úrovni. Plánování je proces. Plánování lze interpretovat jako proces přijímání rozhodnutí. Plánování těsně souvisí s informacemi. Východiskem plánování jsou informace, které představují informační vstupy plánovacího procesu: informace z okolí a interní informace. Produktem, tj. výstupem procesu plánování, je soubor plánů, které se liší délkou plánovacího období, rozsahem a stupněm podrobnosti zpracování. V organizacích probíhá velké množství plánovacích procesů, v jejichž rámci vznikají plány organizace.
Proces plánování je procesem postupného vyjasňování východisek a záměrů, specifikace cílů a zdrojů, posouzení předpokládaných činností a postupů. Plánování je proces iterativní, analytický a sociální.
Výhody a nevýhody plánování
Mezi základní výhody plánování patří:
- umožňuje podniku připravit se na možné změny v budoucnosti
- vede k lepšímu využití výrobního zařízení a zdrojů podniku
- vytváří nástroj pro kontrolu – plány stanovují termín zahájení a ukončení práce
Mezi základní nevýhody plánování patří:
- pro malé firmy je plánování velmi nákladné
- vyskytuje se i psychologický problém, neboť podniky se více starají o přítomnost než o budoucnost
- plánování je omezeno přesností informací
- plán je hotový po časovém limitu, na který se vztahoval
- plánování nezahrnuje všechny pracovníky, kteří budou plány ovlivněni
Cíle
Cíle jsou budoucí stavy, kterých chceme dosáhnout k určitému vymezenému termínu. Mají být věcně vymezené (jasně stanovený obsah, musí být jasné, na jakou oblast jsou orientovány), kvantifikovatelné (měřitelné) a časově vymezené (musí být přesně definován časový okamžik, ke kterému má být cíl splněn).
Cíl podniku je veličina, která charakterizuje takový budoucí stav podniku, jeho vstupy, výstupy a transformační proces, který má být dosažen, a který lze vyjádřit kvalitativními i kvantitativními ukazateli.
Každý účastník v roli subjektu rozhodování o cílech podniku přináší do jejich formulace svůj zájmový podíl a výsledkem rozhodovacího procesu může být určitý zájmový kompromis mezi všemi účastníky.
Při tvorbě cíle podniku mají významné postavení manažeři, kterým jde o uplatnění jejich profesionality a prestiže.
Do procesů tvorby cílů vstupují i zaměstnanci prostřednictvím odborů, a to s cílem zohlednit kromě ekonomického i sociální obsah.
Nejčastěji se vyskytující cíle v podniku:
- maximalizace dlouhodobého a krátkodobého zisku,
- vysoká kvalita produktů,
- spokojenost zaměstnanců,
- být jedničkou na trhu,
- být stabilní organizací a další.
Plán a druhy plánů
Plán lze tedy definovat jako manažery vypracovaný program postupu, sled vzájemně propojených aktivit (činností, kroků), které vedou k tomu, aby stanovené cíle byly uskutečněny ve stanoveném čase a požadované kvalitě. Manažerské rozhodování (a to nejen o plánu) představuje soubor činností spojujících účel a poslání organizace a její dlouhodobý záměr (strategii) s cíli a plány postupu, s organizací úkolů jednotlivých řízených subjektů a jejich činností. Plán může mít různé podoby, záleží na tom, zda je zpracováván na delší či kratší období, zda jde o výchozí dokument, nebo o plán dílčích úkolů jednoho pracoviště.
Druhy plánů:
- roční plán – charakterizuje aktuální tržní situaci, cíle a marketingovou strategii, program realizace, rozpočet a kontrolu na období jednoho roku; využívá se ke koordinaci marketingových aktivit s výrobou, financováním a ostatními činnostmi podniku
- dlouhodobý plán – obsahuje dlouhodobé cíle, zejména marketingové strategie k jejich dosažení a požadavky na zdroje; každoročně se přehodnocuje a aktualizuje
- strategické plánování – představuje výběr strategie pro dlouhodobé přežití a růst firmy. V nejširším pojetí je strategické plánování vlastně způsob, jak daná ekonomická jednotka využívá své zdroje k úspěšnému vstupu svých výrobků či služeb na trh.
Úrovně plánování
- plánování podniku jako celku – realizuje se na úrovni vrcholového manažmentu a je součástí vrcholového plánovacího systému. Korporátní plánování zahrnuje plánování organizace jako celku, nikoli však plánování celé organizace. Ovlivňuje celkovou strukturu organizace do budoucna. Plán je sestaven za podmínek neurčitosti.
- plánování jednotlivých organizačních jednotek – jedná se o plánování jednotlivých divizí nebo oddělení. Vychází z korporátního plánu, přičemž se zvyšuje jeho detailnost. Také jej realizuje vrcholový manažment.
- funkčně-operační plánování – při tomto plánování se vytvářejí plány jednotlivých funkčních oblastí, tedy plány výroby, marketingu, financí atd. Tyto plány zpracovává střední úroveň manažmentu.
- plánování projektů – zaměřuje se na finanční plánování investičních projektů. Vytváří se podrobný plán pro daný projekt, přičemž se zaměřuje na kapitálové výdaje a příjmy z investic.
- plánování úkolů – cílem je naplánovat úkoly, které svým obsahem přispějí k realizaci plánu, prostředky a cesty k jejich dosažení.
- plánování náhodných událostí – každý plán by měl počítat s náhodnými událostmi, a proto je třeba tyto možnosti do plánu zahrnout.
Proces plánování
- stanovení podnikových cílů – je potřeba provést na začátku plánovacích činností
- vypracování seznamu alternativních cest k dosažení stanovených cílů – jedním z organizačních cílů by mělo být, aby manažer vypracoval seznam účinných alternativ k dosažení a obohacení podnikových cílů
- rozvíjení úsudků, na kterých je založena každá alternativa – flexibilní využití každé alternativy v zájmu dosažení podnikových cílů je určováno úsudky nebo předpoklady, na nichž jsou tyto alternativy postaveny. Jako příklad lze uvést dvě alternativy zvýšení zisku: zvýšením prodeje původně poskytovaných výrobků nebo výrobou a prodejem zcela nového výrobku.
- výběr nejlepší alternativy – hodnocení alternativ musí zahrnovat zhodnocení úsudků, na kterých je založena každá alternativa.
- rozvíjení plánů pro sledování vybrané alternativy – po výběru alternativy manažer začíná rozvíjet strategii (dlouhodobého rázu) a taktiku (krátkodobého rázu) podnikových plánů.
- realizace plánů – vypracované plány začínají fungovat. Pozitivní přístup k funkci podnikového plánu je založen na dlouhodobém a krátkodobém usměrňování organizačních aktivit.
Hlavní význam plánování
Určuje cíle, činnosti a zdroje nezbytné k realizaci, vytváří organizační předpoklady pro implementaci záměrů do činnosti jednotlivých složek.
Umožňuje identifikaci budoucích příležitostí, anticipaci a definování rizik, umožňuje se jim vyhnout.
Stanovuje rozsah úkolů, zajišťuje jejich provázanost podle úrovně řízení a podle jednotlivých pracovišť, umožňuje jejich rozpracování do dílčích úkolů, orientuje na ně další rozhodovací procesy.
Spojuje úsilí manažerů a jimi řízených skupin, koordinuje zaměstnance na jednotlivých úrovních a pracovištích a sjednocuje je na dosahování cílů (zejména když se sami podíleli na jejich vytváření).
Umožňuje rozvíjet intelektuální aktivitu manažerů a dalších tvůrčích pracovníků, rozvíjí systematické myšlení a podporuje jejich schopnosti pracovat s informacemi.
Rozvíjí schopnost anticipace, schopnost uvažovat o současnosti z perspektivy budoucnosti, připravenost na práci v budoucích podmínkách.
Zodpovědně vypracovaný plán umožňuje realizaci potřebných změn v organizaci, zejména pokud se změna očekává ve vzdálenější budoucnosti, zajišťuje připravenost na změnu a včasnou reakci na předvídané hrozby i příležitosti.
Plán stanovuje očekávané chování, které se stává standardem výkonnosti, což umožňuje hodnotit výkon podle jasných kritérií a vhodně motivovat zaměstnance.
Vliv životního cyklu organizace
Plánování nemá po celý čas životního cyklu organizace (podniku) neměnnou podobu. Na začátku převažuje spíše direktivní plánování na kratší dobu, v případě stabilizace se upřednostňuje dlouhodobý plán, v případě předpokladu výskytu krizových situací se posilují direktivní přístupy. Připravují se krizové plány či různé typy havarijních plánů, které se sice mohou připravovat s předstihem, ale předpokládá se krátká doba jejich uplatnění (období řešení krizové situace do obnovení normální činnosti). Plány by se měly po určité době přehodnocovat a aktualizovat.
