Název článku:
Manažment času
Obsah článku:
Čas je nejcennějším zdrojem našeho úspěchu. Time management je důležitá manažerská dovednost. Manažer, který si nedokáže organizovat vlastní práci, nemůže řídit jiné lidi, protože jim nemůže jít příkladem.
Řízení času – time management
Podstatou časového managementu je vést manažera k tomu, aby znal svůj čas a dokázal jej řídit. Na druhé straně umožňuje realizovat úkoly tak, aby je zvládl během pracovní doby. Schopnost umět řídit svůj čas znamená:
- Získat maximum z minima investovaného času
- Soustředit se na věci, které jsou důležité, a odkládat všechny ostatní
- Naučit se delegovat pravomoc
Plánování a regulace času
Schopnost manažera účelně si plánovat a regulovat svůj čas je nezbytným předpokladem jeho práce. Existuje mnoho vedoucích pracovníků, kteří neumí zacházet se svým časem.
Řešení tohoto problému je mnohem jednodušší, než si mnozí z nás připouštějí. Většinou jde pouze o to, naučit se regulovat pracovní den sám, tzn. soustředit všechny aktivity a činnosti v pracovní době tak, aby nebylo nutné pracovní dobu prodlužovat a nosit si práci domů. Mnoho pracovníků právě z nedostatku, resp. špatné organizace pracovních povinností se nestává skutečným pánem svého času, naopak jsou jím často pohlcováni.
Příčiny problémů s časem
Mezi hlavní příčiny, proč máme problémy s časem, patří:
- Osobnostní příčiny – zvýšený pocit zodpovědnosti, nízká sebevědomí, vztahovačnost, nedůvěra, panovačnost
- Kognitivní (vědomostní) příčiny – nedostatečné znalosti manažera o řízení. Není schopen delegovat úkolu adekvátní pravomoc a odpovědnost, názor: já musím o všem vědět
- Organizační důvody – situace, kdy se zanedbává příprava personálu a personální řízení a manažer je nucen věnovat se více operativě. Manažer si musí uvědomit, jaké úkoly má plnit on a jaké jeho podřízení.
Odkládání úkolů
Odkládání úkolů patří mezi velké nepřátele time managementu, a to zejména z těchto důvodů:
- Strach z neúspěchu
- Nedostatek motivace vyvolaný předchozím neúspěchem
- Nedostatek sebevědomí
- Špatně definované cíle
Stanovení cílů
- Vytvoření vize
- Mluvit o ní
- Cíle si zapsat
- Transformovat cíle do úkolů
- Jednat
Určení priorit
Největším problémem, se kterým se manažeři při plánování času setkávají, je stanovení priorit, tj. umět oddělit věci důležité od méně důležitých. Jednoduchou praktickou pomůckou, která může usnadnit naše rozhodnutí, je pravidlo tzv. Eisenhowerova kříže, které popsal americký prezident D. Eisenhower. Lze jej použít zejména tehdy, když si nejsme jisti rozhodnutím.
Stanovení priorit je základním pilířem efektivního řízení vlastních úkolů a efektivního řízení času. Základní myšlenkou stanovení priorit je, aby manažer dělal správné věci, a ne aby dělal věci správně.
Pracovní priority
- Důležitost – obsahový hledisko úkolu a jeho vztah k naplnění potřeb pracovníka
- Naléhavost – potřeba splnit daný úkol do určitého termínu
Paretovo pravidlo
- pravidlo 80/20
- 20 % úsilí produkuje 80 % efektu
- Při rozdělování pracovních úkolů podle jejich důležitosti pro úspěšnost manažera bylo zjištěno: 20 % ze všech úkolů tvoří 80 % úspěšnosti manažera
Výzkumy u nás
V našich podmínkách manažeři považují:
- 30 %–40 % všech úkolů za existenčně důležité
- 60 %–70 % úkolů mohou delegovat na jiné pracovníky
Zásady plánování vlastního času
- Překonejte předsudek vůči písemnému plánu
- Plánujte následující den na konci dne předcházejícího
- Je to jen 5–10 minut
- Úkoly příštího týdne plánujte na konci aktuálního týdne
- Z disponibilního času plánujte přesně jen 60 %, zbytek tvoří náhodné rušení. Buďte realista!
- Začněte hned a vytrvejte
- Ukázku příkladného plánování vlastního času najdete v článku Naléhavost a důležitost úkolů – management času
