Sociální a interpersonální komunikace, komunikační techniky a dovednosti, volba komunikačních forem.
Sociální komunikace – běžná komunikace, kterou využívá každý v sociálních vztazích, rodině, ve škole (neformální podoba).
Interpersonální komunikace
Je typem komunikace, která probíhá při přímém kontaktu, tj. tváří v tvář mezi jednotlivci nebo skupinami. Je primárním prostředkem manažerské komunikace.
Aby byl průnik, resp. pochopení přenášené informace co nejvyšší (při efektivní interpersonální komunikaci), musí odesílatel i příjemce mít shodné vnímání, potřebu aktivního naslouchání, správný výběr verbálního projevu, možnost sledování neverbální komunikace a ověření porozumění parafrázováním a sumarizací.
Komunikační dovednosti
I když komunikační dovednosti tvoří ucelený komplex kvalit, z metodického hlediska je můžeme rozdělit na:
- expresivní – schopnost srozumitelně se vyjadřovat, klást otázky, objasňovat, vysvětlovat, přesvědčovat, formulovat závěry apod.
- receptivní – schopnost pozorovat, poslouchat a naslouchat, schopnost empatie.
Expresivní dovednosti vyjadřují schopnost získávat a předávat nové informace, orientovat je určitým směrem, schopnost vyjádřit jejich obsah a význam. Proto jsou závislé i na jazykové vybavenosti manažera a jeho vyjadřovacích schopnostech.
Mezi expresivní dovednosti můžeme zařadit:
- kladení otázek,
- popisování,
- vysvětlování,
- přijímání závěrů.
Receptivní dovednosti vyjadřují schopnost či připravenost příjemců vnímat druhou osobu.
Spočívají ve schopnosti „naladit se“ na příjem informací bez předchozího hodnocení, což umožňuje přímou komunikaci a vzájemný respekt. Pomáhají manažerům adekvátně vnímat projevy interního a externího prostředí, umožňují přijímat informace a pochopit jejich souvislosti.
Mezi nejčastěji uváděné receptivní dovednosti patří zejména:
pozorování,
naslouchání,
empatie.
Nástroje komunikace
Identifikace komunikačních prostředků závisí na komunikačních potřebách a požadavcích účastníků vnitropodnikové komunikace.
Komunikační potřeby – lze definovat jako vědomý nedostatek informací nebo komunikačních kontaktů v rámci sociálních vazeb.
Komunikační požadavky – úzce navazují na komunikační potřeby. Lze je definovat jako soubor informačních požadavků formulovaných účastníky komunikace.
Při výběru vhodných komunikačních nástrojů se uplatňují tato kritéria:
potřebná přenosová rychlost informací s požadavkem na aktuálnost,
finanční náročnost přenosu a dostupnost,
nezbytné dovednosti pro využívání komunikačního nástroje,
kvantita a forma výstupu informací při použití jednotlivých nástrojů,
míra spolehlivosti a hodnota komunikované informace,
možnost interakce, účel a cíl komunikace.
Současně je nutné zohlednit i vývojové stadium, v němž se organizace nachází, její velikost, počet zaměstnanců, organizační kulturu a charakter probíhajících změn v organizaci.
dostupnost – komunikační nástroj by měl zpřístupnit informace všem účastníkům komunikačního procesu, kteří mají právo se s obsahem seznámit a kterým jsou informace určeny.
rychlost – komunikační nástroj by měl poskytovat informace v čase jejich skutečné potřeby (ani příliš brzy, ani příliš pozdě). Vzhledem k tomu, že chybějící informace může způsobit závažné problémy s vážnými důsledky, vznikají systémy, které odpovídají požadavkům na rychlost a dostupnost a poskytují informace v reálném čase online. Zrychlit komunikaci lze také využitím neformálních komunikačních kanálů, avšak k zajištění důvěryhodnosti je nutné zprávu následně odeslat i prostřednictvím formálních kanálů.
účel – cíl komunikace úzce determinuje výběr komunikačního nástroje a rovněž vhodný komunikační kanál,
náklady – komunikační nástroj by měl být z hospodářského hlediska vyvážený s ohledem na přenosovou rychlost i na efektivitu. Při jeho výběru záleží na zvolených kritériích.
dovednosti účastníků komunikace jsou rovněž důležitým faktorem při výběru komunikačních nástrojů a zároveň schopnosti účastníků komunikace porozumět informacím.
Pro zlepšení komunikačního klimatu v organizaci je vhodné měnit komunikační nástroje podle potřeby, neustále vyhodnocovat a respektovat připomínky, názory a postoje zaměstnanců.
