Cíle projektu a jejich definice pomocí metody SMART

Název článku:
Cíle projektu a jejich definice pomocí techniky SMART

Obsah článku:
Cílem práce je definovat cíle projektu, analyzovat cíle projektu prostřednictvím pomůcky SMART, popsat typy cílů projektu a vymezit postavení cílů v projektovém řízení.
Cíl je sérií konkrétních výstupů, které společně v konečném důsledku naplňují záměr projektu. Každý projekt musí mít definován jeden hlavní, globální cíl a několik měřitelných podcílů, jež jej podporují. Cíl projektu vyjadřuje globální účel, ke kterému směřují všechny podcíle, aktivity a úkoly projektu. Formulace cíle by měla obsahovat pouze slova s jednoznačnou interpretací, být stručná, jednoduchá, srozumitelná a orientovaná na akci.
Jednou z pomůcek pro správné vymezení cíle je technika SMART. Charakterizuje cíle jako specifické, měřitelné, akceptovatelné, realistické a časově ohraničené. Někteří autoři navíc přidávají integraci do organizační strategie. Cíle musí obsahovat jasná kritéria, podle kterých poznáme, zda je organizaci podařilo cíle naplnit či nikoliv.

Cíle projektu

„Organizace si definují své poslání, vize, cíle, předmět činnosti, mají své směřování, případně uznávají určité hodnoty. Obsah těchto pojmů, mezi nimiž existuje určitá hierarchie, určuje strategické směřování dané organizace.“
Důležité pro manažera projektu je, že stanovuje směřování projektu nebo se na něm alespoň podílí. Takové směřování projektu může být charakterizováno na různých úrovních – strategických i taktických. Konečnou podmínkou úspěchu projektu je, aby cíle projektu byly v souladu se strategickými cíli organizace. V případě změny strategického směřování organizace je nutné přehodnotit všechny aktuálně realizované projekty v organizaci. Na druhé straně však změna strategie organizace v konečném důsledku iniciuje vznik nových projektů.
Projekt musí mít jeden hlavní, globální cíl a několik měřitelných podcílů, které jej podporují. Cíl projektu formuluje globální účel, ke kterému směřují všechny podcíle, aktivity a úkoly projektu. Formulace cíle by měla obsahovat pouze slova s jednoznačnou interpretací, být stručná, jednoduchá, srozumitelná a orientovaná na akci.
Při sestavování dílčích cílů je třeba definovat výsledný produkt projektu, rozsah projektu a jeho aktivit, časová a finanční omezení a strategii k dosažení cíle. Strategie by měla zahrnovat stanovení metod a postupů, které budou při realizaci projektu použity, definování norem a standardů a vztah k ostatním organizačním jednotkám v rámci organizace.
Projekt je definován především časem (projekty musí mít začátek a konec) a cíli, tedy tím, co má být prostřednictvím projektu dosaženo nebo provedeno ve specifickém časovém rámci. Definice cílů je důležitá především s ohledem na reálnost a splnitelnost projektu. Po přečtení cílů projektu by měl mít manažer jasnou představu o tom, co konkrétně bude provedeno a jaký projekt se organizace chystá realizovat.
„Cílem projektu je poskytnout všem zainteresovaným stranám přidanou hodnotu.“
Strategie projektu představuje pohled z vyšší úrovně na to, jakým způsobem bude záměr projektu dosažen. Cílem projektu je vytvořit předem odsouhlasené konečné výsledky, ať už výstupy v požadovaném časovém rámci, v rámci stanoveného rozpočtu a v rámci akceptovatelných parametrů rizika. Specifický a měřitelný cíl projektu tvoří soubor cílových podmínek a parametrů, které manažeři projektu, programu nebo portfolia musí dosáhnout, aby poskytli zainteresovaným stranám očekávané přínosy.
Na začátku projektu je velmi důležité realisticky posoudit a vyhodnotit cíle projektu, aby bylo možné zvážit, zda má vůbec smysl do projektu vstupovat a zda je možné projekt prostřednictvím stanovených cílů úspěšně završit.
Cíl je sérií konkrétních výsledků, které společně naplňují záměr projektu. Nelze však říci, že projekt má pouze jeden cíl. Má jich více, které jsou různě významné pro naplnění projektu. Jeden cíl řeší část celkového záměru tím, že projekt obsahuje více cílů, je možné práci detailněji zpracovat a tím přinést organizaci více významných a potřebných výsledků. Cíl je konečný výsledek či produkt, nikoliv proces. Samotný cíl popisuje konečný stav po ukončení projektu. Poskytuje podrobnější obraz o tom, co bude dosaženo v rámci konkrétního časového rámce. Pokud organizace naplní cíl projektu, může být projekt ukončen.

Typy cílů projektu

Typy cílů podle Priglové H:

oficiální (strategické) cíle
operativní cíle
operační cíle

Oficiální strategické cíle jsou abstraktnější a otevřenější cíle. Postrádají specifikaci jejich měření nebo časová kritéria splnění. Návrh strategických cílů a zodpovědnost za jejich plnění je přesunuta na vrcholový management – top management.
Operativní cíle jsou konkrétnější, více měřitelné, skládají se z otevřených a uzavřených cílů. Návrh operativních cílů a zodpovědnost za jejich plnění je přesunuta na střední (middle) management.
Operační cíle jsou konkrétní a uzavřené, informují liniový management o kritériích výkonu, době dokončení a normách. Zodpovědnost je delegována na liniového manažera.

Postavení cílů projektu v projektovém řízení

Cíle je třeba definovat ještě v přípravné fázi projektu, nazývané také předinvestiční fáze. Od cílů projektu se odvíjejí ostatní činnosti a aktivity soustředěné na jejich naplnění. Na základě stanovených cílů projektu se realizují další kroky nezbytné k dosažení cílů. Mezi tyto kroky patří nejčastěji: jmenování odpovědných řešitelů projektu, vyhodnocení vstupních dat, návrhy variant projektu, studie proveditelnosti, analýza rizik, omezení, finance, materiál, technologie, vyhodnocení projektu, korekce a úpravy – přijetí koncepce projektu. V další fázi dochází ke složení projektového týmu a řízení managementu, detailní implementační plány – časové, finanční, organizační plány, zodpovědnosti, kontrola, dodavatelé, výstavba, zavádění, optimalizace – úpravy, korekce, školení, zkušební provoz, ověřování, předání do užívání; následné provozování a vyhodnocení: užívání výstupu projektu, předložení závěrečné zprávy, hodnocení projektových prací.

Definice cílů projektu pomocí SMART

Jednou z pomůcek pro správnou definici cíle je technika SMART. Podle této techniky by měl být cíl:

S – specifický (specific) – protože potřebujeme vědět CO
M – měřitelný (measurable) – abychom mohli určit, co jsme dosáhli
A – akceptovaný (acceptable) – aby všichni relevantní věděli a souhlasili
R – realistický (realistic) – aby bylo jasné, že máme pevné základy
T – termínovaný (time-frame) – protože bez určení termínu ztrácí výše uvedené smysl

Někdy se přidává i „I“ (integrated) – integrovaný do organizační strategie. Každý z uvažovaných projektových cílů, včetně milníků a jiných průběžných cílů, by měl být SMARTi.
„Cíle by měly být definovány tak, aby byly:“

Konkrétní. Co přesně se budete snažit dosáhnout? Kolik lidí se zapojí nebo koho se to týká? Kolik bude aktivit? Jaké konkrétní problémy budou řešeny? Jaké dovednosti získají účastníci? Co se po projektu změní? Co bude vytvořeno?
Rozložené. Projekt musí být rozložen do několika cílů, což má několik výhod: umožňuje to jednodušší plánování a kontrolu každého cíle i celkového potenciálu projektu. Navíc je během hodnocení snazší posuzovat výsledky, jsou-li cíle rozčleněné. Pomáhá to přemýšlet v rámci dosažených přímých a nepřímých výsledků; z hlediska vzdělávacích a společenských cílů; cílů instituce a účastníků atd.
Hodnotitelné. Čím konkrétnější jsou projekty, tím jednodušeji se hodnotí. Pokud bylo cílem oslovit 500 lidí, mohu odhadnout, kolik jsem jich oslovil a do jaké míry se to podařilo či nikoliv. Pokud bych chtěl oslovit pouze „co nejvíce lidí“, hodnocení bude obtížné a nekonkrétní, protože vždy alespoň někoho oslovím. Aspoň některé cíle by měly být měřitelné.
Časově ohraničené. Cíle mohou být časově rozdělené: krátkodobé, střednědobé a dlouhodobé, v závislosti na projektu. Všechny však musí mít vždy jasně stanovený čas potřebný k dosažení.
Reálné. Motivace a posílení individuálních pravomocí, které projekt přináší, nemají reálný základ, pokud nejsou cíle dosažitelné. Nastavení příliš vysokých cílů může na papíře vypadat dobře, ale povětšinou „podvod“ vyjde najevo při vyhodnocování. Je lepší stanovit nižší, konkrétní a dosažitelné cíle, u kterých je úspěch jasný, a tak dosáhnout více, než kolik jste plánovali.
Flexibilní. Cíle a celý plán projektu jsou cvičením v přípravě a předvídání aktivit vedoucích ke společnému záměru. Po zahájení realizace projektu jsou nezbytná pravidelná hodnocení a kontroly, formální i neformální. Na základě jejich výsledků může být nutné provést úpravy, včetně přepracování či aktualizace některých cílů (zejména těch, které závisí na úspěchu předchozích). Flexibilní cíle neznamenají jejich neustálou změnu, ale schopnost provést potřebné korekce v zájmu reálnosti a efektivity. Pokud je hlavním smyslem plánování projektu udržet nad projektem kontrolu, je lepší úmyslně upravit cíle – zvážit alternativy – než se stát nucen k jejich změně bez možnosti volby.
Rozpoznatelné v aktivitách. Cíle nejsou totéž co aktivity. Cíle vyjadřují, čeho chce člověk projektem dosáhnout, dokázat nebo zrealizovat. Liší se od aktivit v tom, že aktivity jsou cestou k dosažení cíle. Všechny aktivity by měly směřovat k dosažení jednoho nebo více cílů. Všechny cíle by měly být přímo či nepřímo identifikovatelné v jedné či více aktivitách.

George Doran navrhl v angličtině jednoduché pravidlo pro správnou definici milníků. Jeho metoda se jmenuje S.M.A.R.T.:

Specific (specifický) – definice milníků musí být specifická
Measurable (měřitelný) – definuj měřitelný indikátor pokroku směrem k cíli
Assignable (přiřaditelný) – milník jako dílčí cíl musí být přiřaditelný konkrétní osobě zodpovědné za jeho dosažení
Realistic (realistický) – realisticky definuj, co je dosažitelné s danými (rozpočtovanými) zdroji a časem
Time-related (časový) – definuj, kdy má být milník dosažen (doba trvání)

Různí autoři se shodují, že cíle by měly být definovány podle pomůcky SMART. Zdůrazňují, že specifickost cíle znamená, že cíl musí obsahovat jasná kritéria, podle kterých poznáme, zda jej organizaci podařilo naplnit. Cíle by měly být jedinečné a odlišné od cílů ostatních projektů. Organizace si na počátku projektu musí jasně vymezit, čeho chce projektem dosáhnout. Měla by stanovit kritéria, podle kterých pozná, zda projekt byl či nebyl úspěšný. Aby bylo dosažení cílů skutečné, měla by být možné je kvantifikovat. Každý splnitelný cíl by měl mít stanovený nejzazší termín dosažení. Nejúčinnější způsob, jak cíl vyhodnotit, je zakomponovat do plánu konkrétní číslo, aby organizace mohla posoudit, zda se cíl podařilo k určenému termínu splnit. Akceptovatelnost cíle vyjadřuje informovanost pracovníků organizace o realizaci projektu a jejich souhlas s tím, že cíl je za stanovených podmínek dosažitelný. Někteří autoři zdůrazňují přesnost formulace cíle, aby se předešlo nejednoznačnostem.
Cíle mohou splnit všechny výše uvedené náležitosti, ale pokud nejsou alespoň částečně realistické, způsobí více škody než užitku. Každý cíl má na nás jistý efekt. Reálné cíle musí vycházet z reality, tedy z prostředí, systému či zákaznických potřeb a musí být relevantní vzhledem k problému, který byl vznik projektu iniciován. Cíl by měl být realistický s ohledem na dokončení projektu v dané situaci. Veškeré splněné podmínky by měly zakončit poslední kritérium – časové ohraničení cílových dat, resp. milníků, ve kterých se očekává jejich dosažení či naplnění, a zároveň být umožněno sledování průběžného plnění. Rovněž by měl být stanoven přesný časový rámec včetně data ukončení projektu.
Cíl by měl odpovědět na otázky: