Charakteristika externí komunikace
Komunikace hraje při výkonu manažerské profese zcela nezastupitelnou roli. Pokud si rozebere kteroukoliv definici nebo základní poznatek manažerské teorie, zjistíme, že se s ní setkáváme na každém kroku.
Než začnou lidé firmě důvěřovat, musí ji přijmout – její produkty, imidž, značku. Aby ji mohli přijmout, potřebují o ní vědět mnoho, zejména pozitivních a vhodně zpracovaných a komunikovaných informací. A právě zde spočívá podstata firemní komunikace – aby se informace dostaly ke správným lidem, ve správný čas, na základě dobře promyšlené strategie.
Informace se z firmy či organizace směrem k veřejnosti šíří různými kanály, především však prostřednictvím médií. Prostřednictvím médií má firma možnost vysvětlovat a informovat, ať už širší nebo užší veřejnost, o svých cílech, hodnotách, o produktech a jejich vlastnostech. Novináře lze považovat za jakýsi lakmusový papírek veřejného mínění. Podle jejich názorů a postojů mohou manažeři firmy vidět, jak jsou v očích veřejnosti vnímáni. Kontinuální a dobře řízené vztahy s médii pomáhají dosáhnout pozitivní publicitu a profesionální referenci v určité oblasti. Dalšími nástroji podnikové komunikace jsou osobní setkání, různé oslavy, speciálně vytvořené příležitosti nebo například návštěvy lidí ve výrobním závodě.
Externí komunikace je jakákoliv komunikace, kterou organizace směřuje navenek a vazby s vnějším prostředím ji vážou jak s partnery, tak i s konkurencí. Je založena na úplných a pravdivých informacích a je cílená na cílové skupiny. Realizuje se prostřednictvím prostředků, jejichž cílem je vytvářet dobré a především pozitivní vztahy s veřejností.
Externí okolí organizace
Do externího okolí organizace patří: veřejnost, zákazníci, obchodní partneři, státní instituce. Komunikace s okolím může mít různé formy a může probíhat různými kanály – jedním z nejdůležitějších jsou však komunikační prostředky – tedy média.
Externí komunikace zahrnuje komunikaci organizace s jejím okolím, tedy s veřejností, ostatními organizacemi, autoritami či úřady. Probíhá prostřednictvím e-mailů, brožur, informačních bulletinů, reklamy a různých forem multimédií určených k přilákání zákazníků, partnerů a dodavatelů za účelem realizace obchodních transakcí.
Specifickým typem komunikace podniku s externím prostředím je marketingová komunikace. Jejím cílem je pomoci dosáhnout vysoké úrovně plnění stanovených cílů podniku, kterými jsou především odpovídající podnikatelský zisk, spokojenost a loajalita zákazníků, pozitivní vztah veřejnosti a podobně. Praktická realizace marketingové komunikace v malých a středních podnicích na Slovensku se však často soustřeďuje pouze na překonání určitého stupně neinformovanosti o produktu. Je třeba konstatovat, že takový přístup k marketingové komunikaci přináší pouze omezené krátkodobé výsledky, což vyplývá v nízkou efektivitu, respektive vysoké náklady, navíc se většina takových informací dostane ke špatným adresátům. Mezi základní formy externí marketingové komunikace řadíme image, reklamu a public relations.
Komunikace při obchodních jednáních
Začátek obchodního jednání
- jednání otevírá domácí hostitel přivítáním hostů a představením svých spolupracovníků (jméno, funkce),
- hlavní host poděkuje za přivítání a představí svou delegaci,
- bezprostředně po zahájení jednání může hostitel nabídnout občerstvení.
Konec obchodního jednání
- dokumenty (smlouva, změny ve smlouvě apod.) podepisují vedoucí jednajících delegací (nejvyšší představitelé firem v samostatných místnostech),
- obvykle se podává víno (šampaňské), podepisující partneři přednesou přípitek (nejprve domácí), následuje malé občerstvení,
- zdvořilost je prospěšná, protože pomáhá kompenzovat chyby, kterých se v kontaktu se zahraničními partnery nevědomky dopouštíme,
- mezi obecná pravidla standardních obchodních vztahů patří ohleduplnost, srdečnost, zdrženlivost, respekt a kultivovaný vzhled apod.
Etiketa při obchodních jednáních se zahraničními partnery
Kvalitu obchodních vztahů podnikatelských subjektů z hlediska etikety ovlivňuje především vhodné oblečení, způsob vyjadřování, tón řeči, reakce na různé situace apod. Proto je třeba dbát na zdvořilost při kontaktu a vzájemné komunikaci s obchodními partnery.
Komunikace s externí veřejností a vztahy s médii
Vnější komunikace (komunikace s externí veřejností) je práce pro veřejnost, s veřejností a na veřejnosti; způsob komunikace neurčuje pouze organizace, ale také vnější okolí (tisk, obchodní partneři, propagace, kontakt personálu, sponzorství, spolky). Obě složky komunikace musí být bezpodmínečně v souladu.
Externí komunikace firmy
Prostřednictvím této lekce zjistíte, jakými formami firma komunikuje navenek (externě). Budete schopni identifikovat způsoby prezentace firmy směrem k veřejnosti. Již víme, že firma je živý organismus, což ji předurčuje ke komunikaci, bez které by nemohla existovat. Vztahy s veřejností (nebo také externí komunikaci firmy) můžeme definovat jako systematickou, cílenou a pravidelnou komunikaci, která je založena na úplných a pravdivých informacích a směřována ke konkrétním cílovým skupinám. Realizuje se prostřednictvím vybraných nástrojů, jejím cílem je vytvářet korektní a pozitivní vztahy s veřejností.
Média a firma
V rámci této lekce si osvojíte základní poznatky o masmediální komunikaci. Zjistíte také, co znamená mediální plán a jak provádět monitoring médií. Média jsou mocnou silou současného světa, v němž kvalita a rychlost komunikace mají rozhodující vliv na postavení jednotlivých subjektů v ekonomice nebo politice. Schopnost prezentovat své postoje či produkty ovlivňuje postavení firem a úřadů, ale také politických stran a jejich osobností. Monitorování médií a ostatních veřejných informačních zdrojů je přirozenou potřebou společností a institucí. Poskytuje informace o tom, jak organizaci vnímá okolí, a rovněž o tom, jak jsou vnímány ostatní subjekty ve sféře jejích zájmů.
Nástroje prezentace podniku
- podniková identita
- prezentace firmy na veletrzích a výstavách
Účast na veletrhu nebo výstavě může návštěvnikk vnímat jako velmi příjemný zážitek. Honosné stánky vystavovatelů, přátelské a vstřícné přijetí, barevné propagační materiály, cílené, strukturované a přehledné informace podávané na každém kroku jsou běžným jevem každé významné výstavní akce. Na první pohled elegantní dojem však skrývá desítky hodin příprav.
- internetová prezentace
