Informace
Slovo informace pochází z latinského slova „informo“, což v překladu znamená předávání zpráv, oznámení, ale také znázornění či popis něčeho. „Původně byla informace chápána jako zpráva, údaj, číslo obecně. S rozvojem teorie systémů se pojem informace konkretizoval, přesto si zachoval i svůj původní význam a začal se používat v přesnějším smyslu označující zprávy, poznatky pozorovatele o systému a prostředí jeho fungování.“ Autorka Švarcová definuje informaci jako „poznatek o určité skutečnosti, předmětu nebo jevu zachycený v přístupné podobě, využitelný při přizpůsobování člověka životnímu prostředí.“ Aby člověk mohl získat informaci, musí zachytit podnět z okolí, který je v mozku zaznamenán, dále subjektivně zpracován a následně předán okolí. Každý příjemce informace vnímá zachycený impuls z okolí na základě jiných kritérií a znalostí, a proto se v myslích konečně výrazně liší. „Informace jsou taková oznámení, která příjemce dokáže interpretovat, považuje je za pravdivá a dostatečně úplná a je kompetentní je v konkrétním čase a prostoru využít.“
Údaje
Informace je tedy údaj, který přijímající subjekt považuje za podstatný pro svou existenci, kterému správně rozuměl, má snahu si ho zapamatovat a realizovat prostřednictvím získaných znalostí své bytí. Informaci lze považovat za informaci pouze tehdy, pokud obsahuje sdělení, které příjemce pochopí. V opačném případě lze konstatovat, že nešlo o informaci, ale o nejasný šum nebo nepochopený podnět z okolí.
Data
„Data jsou většinou chápána jako statistická fakta, časově nezávislá. Odrážejí stav reality v určitém časovém okamžiku, a proto je nelze měnit. Lze pouze získat nová data o realitě v jiném časovém okamžiku. Smyslem zpracování dat je vytvoření informace.“ Ve srovnání s informací, která je jednotlivci chápána velmi subjektivně, data, mají-li již obecně platnou podobu, nikdy nepovedou k vytvoření individuálního obrazu ani k jejich změně.
„Údaje, data jsou oznámení, kterým subjekt nerozumí a nemůže je využít. Dokáže však rozlišit jejich syntaktický aspekt, jejich nositele, např. abecední a číselné znaky, grafy a tabulky.“ Údaje a data mohou být čtena různými zařízeními a mechanismy výpočetní techniky a v neposlední řadě také lidmi, zatímco informace existují pouze ve vztahu k osobám. Údaj v porovnání s informací je „zkratkové profesionální označení pro čísla, text, zvuk, obraz či další smyslové vjemy jako čich, hmat.“ Manažeři potřebují práci s informacemi, na rozdíl od počítačů, které pracují pouze s daty a údaji. Na základě získaných informací se jednotlivec může rozhodnout pro konkrétní variantu, zatímco údaje a data manažerům rozhodování výrazně neusnadní, kvůli jejich obecné platnosti v celé společnosti.
Klasifikace informací
Autoři jednotlivých publikací uvádějí nepřeberné množství klasifikací informací. Z velkého množství jsou zde uvedena pouze rozdělení z několika hledisek.
„Podle obsahu zobrazovaných procesů můžeme z hlediska manažera rozdělit informace na:
- ekonomické,
- neekonomické.
Ekonomické informace se týkají ekonomických aktivit organizací, může jít o informace o nákladech, výnosech, tržbách, obratu, zisku, úvěrech, bankách apod. Neekonomické informace nesouvisejí s ekonomickou činností podniku, zaměřují se například na vybavení organizace stroji a zařízeními, na výkon strojů a přesnost strojů.
„Podle původu informací využívaných při řízení ekonomických systémů můžeme rozdělit informace na:
- vnější (externí),
- vnitřní (interní).
Externí informace mohou být pro organizaci volně dostupné a záleží jen na manažerech, z jaké oblasti je budou čerpat.
„Externí informace může organizace rozdělit na:
- informace z průzkumu potřeb,
- informace z průzkumu spotřebitelů,
- informace z průzkumu výrobků.
Manažerům mohou poskytnout potřebné informace z okolí podniku zákazníci prostřednictvím výzkumu individuálních požadavků, odběratelé, dodavatelé, ale i samotný trh skrze nabídku produktů.
Interní informace má podnik k dispozici v rámci probíhajících procesů vycházejících z vnitřní struktury podniku. „Jejich úkolem je zajistit informovanost pracovníků různých stupňů řízení o:
- cílech,
- programech,
- stavu podnikových zdrojů,
- průběhu příslušných procesů.“
„Podle postavení informací v systému řízení můžeme rozlišovat informace:
- operativní,
- taktické,
- strategické.
Operativní informace potřebují linioví manažeři při pravidelných problémech vznikajících denně na pracovišti. Taktické informace jsou nezbytné na střední úrovni řízení organizace, zaměřují se na hledání způsobů a prostředků, jimiž organizace dosáhne stanoveného cíle. Strategické informace jsou typické pro vrcholový management, který prostřednictvím dlouhodobých úkolů formuluje a stanovuje strategii, jíž se organizace bude dlouhodobě řídit.
„Podle stupně agregace informací lze rozlišovat informace:
- prvotní,
- druhotné.
Prvotní informace odrážejí skutečnou realitu konkrétních jevů, situaci, v níž daná informace skutečně vznikla a ve které proces opravdu proběhl. Pro svou práci nejčastěji potřebuje prvotní informace manažer nejnižší úrovně řízení. Druhotné informace jsou odvozené od prvotních informací a zobrazují průběh skutečností jen zprostředkovaně.
Informace se z časového hlediska dělí na informace „vztažené k:
- minulosti (ex-post),
- budoucnosti (ex-ante),
- přítomnosti (reálný čas).“
Informace ex-post se nejčastěji využívají ve statistice pro vypracování statistických výzkumů z minulých období. Ex-ante jsou typem informací prognózujících budoucí stav; na jejich základě se sestavují plány na následující roky. Informace přítomnosti zachycují reálnou aktuální situaci.
