Nákup a proces nákupu ve výrobním podniku

Nákup

Nákup představuje činnost, kterou podnik získává od jiného podniku výrobky a služby určité kvality a kvantity v rámci dohodnutých podmínek a v termínech odpovídajících potřebám podniku. Je to strategická funkce podniku. Jeho cílem je získat co nejvhodnější poměr mezi užitkem a cenou.

Hlavní faktory působící na zákazníka – nákupčího

Nákup je předmětem vlivu mnoha faktorů. Při nákupu se berou v úvahu faktory ekonomické a personální. Pokud jsou nabídky dodavatelů velmi podobné, pro nákupčího jsou důležitější personální faktory.

Faktory, které ovlivňují nákup, můžeme rozdělit do čtyř skupin:

faktory prostředí – faktory existujícího a očekávaného ekonomického prostředí, například úroveň základního poptávky, ekonomický vývoj a úrokové sazby, technologické, politické a konkurenční prostředí. Je nutné sledovat jejich vývoj, odhadnout, jak ovlivní nákupčího, a využít to jako příležitost.
organizační faktory – prodávající by si měl uvědomit působení několika organizačních faktorů:
- postavení nákupního oddělení – toto oddělení často zaujímá v podniku nízké postavení, přestože ovlivňuje více než polovinu nákladů,
- centralizace nákupu – obecně znamená centralizovaný nákup značné úspory nákladů,
- dohody o dlouhodobé spolupráci – zákazníci na trhu výrobní sféry stále více vyhledávají a uzavírají dlouhodobé smlouvy se spolehlivými dodavateli,
- hodnocení činnosti nákupu – mnoho firem zavedlo různé způsoby odměn pro nákupčí za dobré výsledky v oblasti nákupu.
interpersonální faktory – všechny informace, které se prodávajícímu podaří zjistit o interpersonálních vztazích a osobnostech v nákupním centru, budou užitečné a měl by je zohlednit při tvorbě prodejní strategie.
individuální faktory – každý účastník procesu nákupního rozhodování má své zájmy, motivaci, přesvědčení a preference. Tyto individuální faktory jsou podmíněné věkem, příjmem, vzděláním, odborností, osobností a postojem k riziku.

Strategická funkce nákupu

Nákup se stává strategicky důležitým činitelem, protože cílem každého podniku je dosáhnout co nejnižší výrobní ceny. Nákup hraje v tomto směru klíčovou roli, neboť více než 50 % z výrobní ceny tvoří nákup. Nákup tedy bezprostředně ovlivňuje výši zisku podniku.

Fáze nákupu na trhu výrobní sféry

Rozlišujeme následující fáze nákupu:

vznik problému,
obecná charakteristika potřeby,
specifikace nakupovaného produktu,
průzkum potenciálních zdrojů nákupu,
předložení nabídek,
výběr dodavatele,
zadání objednávky na určité množství zboží,
vyhodnocení dodávky a dodavatelské organizace.

V následujícím textu jednotlivé etapy přiblížíme podrobněji.

Vznik problému

Proces nákupu začíná zjištěním problému nebo potřeb, které lze řešit nákupem výrobků či služeb. Zjištění problému vychází z interních nebo externích stimulů – zejména od potenciálních dodavatelů.

Interní stimuly:

oddělení technického rozvoje – zvyšování kvality na základě snižování spotřeby materiálu,
oddělení marketingu – zvýšení míry uspokojení potřeb uživatelů.

Externí stimuly:

závisejí na schopnosti dodavatele přesvědčit odběratele například prostřednictvím obchodních výstav, reklamy, telefonické nabídky, že nabízí lepší výrobek nebo nižší cenu.

Obecná charakteristika potřeby

Když je potřeba známa, nákupčí zpracuje obecnou charakteristiku potřeby, která obsahuje očekávané vlastnosti produktu, surovin, zařízení a množství požadované v určitém období a ve formě základních požadavků na produkt.

Specifikace nakupovaného produktu

V další fázi zákazník zpracuje technické detaily – specifikaci produktu. Zde spolupracují i odborníci v oblasti hodnotové analýzy. Hodnotová analýza je metoda minimalizace nákladů.

Průzkum potenciálních zdrojů nákupu

V této fázi se vypracovává seznam potenciálních dodavatelů, aby se našla nejvhodnější nabídka. Tento seznam zahrnuje nejen dosavadní dodavatele, ale i ty, kteří s podnikem doposud nespolupracovali. Jednou z nejpraktickějších metod je vytvoření krátkého seznamu vybraných dodavatelů na základě reklamy v odborném tisku. Nákupčí může využít jejich účast na veletrzích nebo využít obchodní seznamy, počítačový průzkum či telefonicky získat doporučení od jiných firem.

Předložení nabídek

Nákupčí požádá dodavatele, aby předložili nabídky. Někteří dodavatelé pošlou pouze katalog nebo vyšlou obchodního zástupce. Nakonec se sestaví přehled o dodavatelích, kteří předložili formální nabídky. V této fázi se porovnávají výhody a nevýhody varianty „vyrobit nebo nakoupit“.

Výběr dodavatele

Výběr dodavatele závisí na interních, zejména technických překážkách. Záleží na nabídkách a možnostech jednotlivých dodavatelů z hlediska jejich vlastní logistické organizace (blízkost výrobních provozů nebo skladovacích prostor). Před konečným rozhodnutím o výběru může nákupčí ještě jednat s preferovanými dodavateli o lepší ceně a podmínkách.

Zadání objednávky na určité množství zboží

V této fázi nákupčí zpracuje zadání objednávky. Zahrnuje závaznou objednávku pro vybraného dodavatele nebo dodavatele, seznam technických specifikací, požadovanou kvalitu, termín dodání, reklamační podmínky apod. Pro zabezpečení údržby a provozního materiálu se uzavírají rámcové smlouvy – nikoliv objednávky.

Vyhodnocení dodávky a dodavatelské organizace

Proces nákupu vyžaduje fázi kontroly. Zpracovává se hodnocení dodávek a dodavatelů na základě informací obchodního oddělení a výrobního oddělení. Rovněž se kontroluje dodržování podmínek základních požadavků: termín dodání, pravidelnost, pružnost, schopnost poskytnout servis.