Naléhavost a důležitost úkolů v řízení času

Název článku:
Naléhavost a důležitost úkolů – řízení času

Obsah článku:
Málo lidí má dostatek času, a přesto každý vlastní téměř celý čas, který je k dispozici. Čas – pojem, který všichni známe, rozumíme jeho principům, výhodám i nevýhodám, víme, kdy nám utíká mezi prsty i kdy ho máme navíc, ale stále ho máme málo. Čas není možné prodloužit ani zdvojnásobit, proto pokud chceme získat čas, musíme se soustředit na zefektivnění práce, kterou vykonáváme. Pouze takto můžeme získat minuty, hodiny, dny, ba i měsíce a roky času, kdy pocítíme, že ho máme dostatek. Proto se při řízení svého času musíme zabývat jednak rozvržením úkolů, kdy je dělat, ale zejména, co dělat.

Rozdělování úkolů na důležité a naléhavé

Naléhavost (sůrnost) a důležitost jsou dva základní faktory, které nejen ovlivňují, ale často i určují výběr priorit při využívání času. Vždy vystupují ve vzájemné kombinaci, ale pouze jeden je dominantní. Analýza podle Eisenhowerova principu ukazuje, jak nás naléhavé věci připravují o energii a odsouváme tím důležité úkoly. Podle něj se důležité úkoly málokdy musí splnit okamžitě. Při rychlém rozhodování stanovujeme priority na základě těchto kritérií:

• naléhavé úkoly
• důležité úkoly

Proto podle těchto dvou kritérií rozdělíme úkoly do čtyř kvadrantů, přičemž každému přiřadíme naléhavost a důležitost.

Důležité a málo naléhavé úkoly

Důležité a málo naléhavé úkoly (úkoly typu B) jsou úkoly s vysokou mírou důležitosti, ale jejich splnění lze odložit na pozdější termín.

Důležité a naléhavé úkoly

Důležité a naléhavé úkoly (úkoly typu A) jsou velmi důležité úkoly s krátkým termínem dokončení. Jsou to úkoly, které je nutné vykonat osobně, nikoli delegovat.

Méně důležité a málo naléhavé úkoly

Nedůležité a málo naléhavé úkoly (úkoly typu D) jsou úkoly, u kterých je nejlepší řídit se pravidlem „zapomeň na to“.

Méně důležité a velmi naléhavé úkoly

Nedůležité a naléhavé úkoly (úkoly typu C) jsou úkoly, které nepovažujeme za důležité, ale jsou naléhavé. Měla by existovat snaha takovéto úkoly redukovat a co nejvíce delegovat.

Generace vývoje řízení času

Vývoj řízení času prošel třemi generacemi:

• První generace – založená na zápisnících na principu „jdi s proudem“, snaží se nezapomenout věci, které je třeba udělat v určitý termín. Charakteristická jednoduchými poznámkovými bloky a zaznamenáváním úkolů, které přicházejí během dne.
• Druhá generace – spočívá v plánování a přípravě, je charakterizována kalendáři a zápisy z porad. Jejím cílem je výkonnost, osobní odpovědnost, stanovení si cílů, plánování dopředu a určení budoucích činností a aktivit.
• Třetí generace – zde je typické plánování, určování priorit a kontrola. Jedná se o vysoký stupeň řízení času, kdy jednotlivým úkolům přiřazuje i priority.

Tyto tři generace byly základem pro zdokonalování řízení času a dnes již můžeme hovořit o čtvrté generaci vývoje řízení času. Základem čtvrté generace je paradigma důležitosti. Důležitost znamená, že umíme určit, co je pro nás důležité, a těmto úkolům se věnovat a nenechat si unést čas naléhavými úkoly, které v danou chvíli nejsou důležité. Teorie naléhavosti a s ní související proces stanovování priorit figuruje jako jedna ze zásad využívaných při plánování času.

Mylná představa času – naléhavost

• Mnoho lidí má pocit efektivního využívání času právě při vykonávání úkolů, které mají vysoký stupeň naléhavosti. Mnoho naléhavých úkolů v jednom časovém úseku může být způsobeno nedostatečným řízením svého času. Avšak pozor, někdy může být velké množství naléhavých úkolů způsobeno tím, že pracovník přijímá na sebe příliš mnoho úkolů bez předchozího přehodnocení situace.
• Někteří lidé pozorují, že právě pod stresem dosahují lepších výkonů než v klidu. Jedná se o normální jev, často platný například u studentů vysokých škol při přípravě na zkoušku. Mnozí dosahují vyšší efektivity, pokud jsou tlačeni časem, než když mají dostatek času. V takovém případě je lákavé zahálet, být líný nebo se vymlouvat.
• Vyšším stupněm je závislost na naléhavosti. Někteří lidé si uvědomují, že jsou zvyklí na adrenalin v krvi a jsou na něm závislí, protože jim dodává energii. Naléhavost lze pociťovat jako tlak, napětí, vyčerpání či vzrušení. Někdy je to příjemné a cítíme se být užiteční.

Rozdělení úkolů na důležité a naléhavé podle Eisenhowerova principu

Při rozdělování úkolů do těchto čtyř kategorií je třeba přistupovat velmi odpovědně a seriózně, neboť laxní přístup by mohl znamenat vážné problémy při řešení úkolů v budoucnosti. Platí zde, že nejdražší na světě je nesprávné rozhodnutí.

Rozdělení úkolů do kvadrantů A, B, C, D

Mnoho důležitých věcí, které přispívají k celkovým cílům a dodávají životu pestrost a význam, nemá tendenci působit proti nám nebo nás tlačit. Protože nejsou příliš naléhavé, jsou to záležitosti a věci, které musíme vzít do svých rukou.

• Kvadrant A představuje to, co je naléhavé a důležité. V tomto případě musíme věnovat činnostem potřebný čas i pozornost. Mnoho důležitých věcí se stává naléhavými právě proto, že je odkládáme a neplánujeme.
• Kvadrant B, který nazýváme také kvadrant kvality, zahrnuje činnosti důležité, ale ne naléhavé. Děláme dlouhodobé plány a abychom předešli tomu, že jednou tyto úkoly přejdou do naléhavých a důležitých (tedy do I. kvadrantu), snažíme se jim věnovat průběžně. Potřebná je vysoká míra sebedisciplíny, protože tyto úkoly nás k činnosti nenutí.
• Kvadrant C je podobný kvadrantu A, zde se vyskytují činnosti, které jsou naléhavé, ale ne důležité. Je to kvadrant klamu. Rozruch vyvolaný naléhavostí vytváří dojem důležitosti. Ve skutečnosti, pokud tyto úkoly nejsou úplně zbytečné, jsou důležité maximálně pro někoho jiného, ne pro nás. Hodně času zde trávíme řešením priorit jiných.
• Kvadrant D je kvadrantem přebytku. Je určen pro činnosti, které nejsou ani naléhavé, ani důležité, a neměli bychom se jimi ani zabývat. Patří sem například klepy na chodbách, sledování bezduchých televizních pořadů, čtení nezáživných knih, lze je nazvat plýtváním časem.

Zvláštní pozornost věnujeme kvadrantům A a C. Jsou nejnáročnější na správný výběr priorit a efektivní řízení času.

Situační analýza

Problém, který jsem se rozhodl řešit prostřednictvím roztřídění úkolů podle Eisenhowerova principu, vyplývá z nejbližšího období a týká se přímo mé osoby. Konec letního semestru přinesl také rozhodnutí o rozložení zkoušek a jejich naplánování, zejména z časového hlediska. Vzhledem k tomu, že vím, že musím zkoušky ukončit nejpozději do 15. června, plán byl jasný – co nejvíc na začátku zkouškového období. Plán je následující:

• 14.5. Foreign trade operations
• 16.5. Ekonomická analýza
• 15.5. Informační systémy firem
• 23.5. Řízení času

Samozřejmě k plánování jsem přistoupil s ohledem na své schopnosti a bral v potaz i obtížnost zkoušek. Koncem dubna jsem dostal úkol: zpracování katalogu pro cestovní kancelář. V této situaci nebylo možné říci ne, protože to byla již delší dobu připravovaná záležitost, na níž jsme byli oboustranně dohodnuti. Termín: od začátku do konce května. Tento úkol jsem přijal a začal jsem uvažovat o skloubení těchto dvou povinností. Začátkem května jsem obdržel nabídku zúčastnit se výstavy cestovního ruchu v termínu od 17.5. do 19.5. Kromě těchto úkolů mě čekají i další povinnosti, jako studium italského jazyka, drobné pomocné práce v CK a další. V té době začaly také Mistrovství světa v ledním hokeji 2001. Úkolů bylo příliš mnoho a času na jejich realizaci málo. Proto bylo nutné sestavit si schéma podle Eisenhowerova principu a roztřídit úkoly podle jejich důležitosti a naléhavosti.

Řešení problému

Protože jsem tuto metodu na rozdělování úkolů již v minulosti využíval, nyní po doplnění dalších znalostí z oblasti řízení času jsem k ní opět přistoupil. Jelikož je evidentní, že vše není možné stihnout, bude potřeba některé povinnosti eliminovat. Za rozhodující prvek jsem zvolil důležitost úkolu, vzhledem k tomu, že nesplnění některého velmi důležitého úkolu, který i když na první pohled nevypadá jako naléhavý, může výrazně ovlivnit průběh dalších událostí, např. nesložení zkoušek. Pro řešení tohoto problému jsem použil tabulku rozdělenou na čtyři kvadranty, do kterých jsem si podrobně rozdělil úkoly podle jejich důležitosti a naléhavosti, což lze vidět na následujícím obrázku:

Důležité a málo naléhavé – úkoly typu B

• účast na výstavě
• studium italského jazyka
• příprava na zkoušky (22., 23. květen)
• zajištění víz

Důležité a naléhavé – úkoly typu A

• příprava na zkoušky (14., 15., 16. květen)
• případová studie (MČ)
• příprava katalogu

Méně důležité a málo naléhavé – úkoly typu D

• sledování MS v hokeji
• kontrola elektronické pošty
• odpovídání na dopisy
• pomoc v CK
• večerní zábava

Méně důležité a velmi naléhavé – úkoly typu C

• zpracování podkladů pro CK
• dokončení www stránky
• některé semestrální práce

Takto sestavený žebříček úkolů bude pro mě nyní výchozím bodem při sestavování celkového měsíčního plánu, dále týdenního a také každodenního plánu. V této části bych se rád zastavil u úkolů typu D. Přestože tyto úkoly na první pohled nejsou podstatné a důležité pro dosažení stanoveného cíle, často mohou být jistým psychickým uvolněním, které nám pomůže dosahovat vyšší efektivity práce později u úkolů typu A, B, C.

Dále je velmi důležité určit, kdy jednotlivé úkoly vykonávat. Úkoly je třeba diverzifikovat i podle jejich náročnosti. Tu lze rozdělit do těchto skupin:

• úkoly náročné na paměť – studium
• úkoly náročné na kreativitu – příprava katalogu, semestrálních prací
• úkoly časově náročné – účast na výstavě, studium jazyka
• úkoly náročné na fyzické vlastnosti – fotbal
• úkoly náročné na psychiku – sledování hokejového zápasu

Na základě tohoto rozdělení je třeba zařadit vykonávání úkolů do různých částí dne podle toho, zda jde o ranní či večerní typ. U mě je rozdělení těchto úkolů následující:

• úkoly náročné na paměť – 21.00–01.00
• úkoly náročné na kreativitu – 08.00–13.00
• úkoly časově náročné – 16.00–20.00
• úkoly náročné na fyzické vlastnosti – individuálně

Na základě tohoto rozdělení přistupuji k tvorbě svého denního plánu, v němž mají přednost úkoly plánované; na druhém místě jsou nečekané úkoly, které jsou naléhavé. Takovéto zařazování úkolů a jejich přesná organizace mi pomáhá dosahovat vyšší efektivity práce, protože mám každý den před sebou jasně stanovený cíl, který doslova nutí jednat a v maximální míře eliminovat všechny žrouty času. A co je to efektivita práce? Provést určitou práci ve stejné kvalitě za kratší časový úsek, což může být ovlivněno organizací práce, eliminací rušivých vlivů, vyšší koncentrací na vykonávanou práci a podobně.

Závěr

Mnoho lidí podceňuje řízení svého času, avšak vůbec si neuvědomují, kolik minut či dokonce hodin denně ztrácí vykonáváním zcela zbytečných činností. A právě s organizací práce, řízením času a dosahov