ORGANIZOVÁNÍ (O) – je to druhá základní funkce řízení. Předmětem organizačních rozhodnutí je rozdělení úkolů mezi osoby a věcné prostředky, rozdělení rozhodovacích kompetencí a uspořádání komunikačních cest mezi vytvořenými dílčími oblastmi. O a odpovídající organizační struktury (OŠ) patří k základním pilířům znalostí moderního managementu.
POSLÁNÍ ORGANIZOVÁNÍ je vymezit a hospodárně zajistit plánované či jiné nezbytné činnosti lidí (jednotlivců, kolektivu) při naplňování cílů a dalších potřeb firmy nebo její části. Organizování využívá výhod dělby práce (zejména specializace). Zajišťuje koordinaci potřebných činností a vztahy lidí, kteří je realizují. Pořádek, způsob a disciplínu vykonávaných činností usnadňuje vymezením pravomocí a odpovědnosti osob zapojených do organizovaných procesů. Organizační strukturu tvoří prvky (pracoviště, útvary) a vztahy (vazby mezi nimi). Grafické znázornění nazýváme ORGANIZAČNÍ SCHÉMA.
Na proces organizování a odpovídající tvorbu struktur jsou kladeny určité požadavky. Označujeme je zkratkou „OSCAR“ – soubor požadavků, které má proces organizování naplnit:
– cíle podnikatelské činnosti (Objectives) – stanovení cílů jednotlivců, kolektivu, firmy a postupů k jejich dosažení
– specializace (Specialization) – racionální dělba práce
– koordinace (Coordination) – sladění a koordinace dílčích procesů dělby práce v prostoru a čase, týká se činností a zdrojů
– pravomoc (Authority) a odpovědnost (Responsibility) – zajišťují pořádek, disciplínu a způsob realizace.
Obsahovou náplň organizování tvoří řetězec následujících dílčích procesů:
? stanovení a uspořádání činností nezbytných k fungování řízeného celku,
? stanovení a zabezpečení racionální dělby práce pro uskutečnění vymezených činností pomocí výhod specializace a profesní i kvalifikační úrovně lidí,
? seskupení (sdružení) již vymezených činností tak, aby odpovídaly potřebám řízení a efektivitě provozu za účelem dosažení stanovených cílů (potřeb a úkolů),
? stanovení a přiřazení úkolů lidem, zejména u vedoucích pracovníků, kteří s přidělenou pravomocí a odpovědností zajišťují plnění seskupených činností,
? koordinace lidí, zdrojů a prováděných činností v prostoru a čase tak, aby odpovídaly hospodárné realizaci plánovaných cílů (potřeb, úkolů a záměrů).
V rámci těchto procesů je nezbytné určit hloubku specializace, kritéria pro seskupování činností a podrobnost vymezení práv a odpovědnosti. To má přímý vliv na hospodárnost organizovaného procesu. Obecně platí, že podrobnost je vhodná pro neměnné podmínky, zatímco volnost je vhodnější pro dynamické změny.
Organizace jako proces musí zohledňovat tyto faktory:
1. Organizační struktura musí odrážet cíle a plány, protože z nich vyplývají činnosti.
2. Organizace odráží disponibilní pravomoci managementu.
3. Organizační struktura a plán musí reflektovat své prostředí. Při jejich tvorbě vždy existují ekonomické, technologické, sociální a etické předpoklady.
Organizační struktura nikdy nemůže být statická – efektivní struktura vychází z dané situace.
Proces organizování:
1. stanovení cílů podniku
2. formulace podpůrných cílů, taktik a plánů
3. identifikace a klasifikace nezbytných činností
4. seskupování činností z hlediska zdrojů
5. delegování
6. horizontální a vertikální propojení skupin pomocí vztahů podřízenosti a nadřízenosti a informačních toků
OBSAH ORGANIZOVÁNÍ
Obsahem činností organizování jsou úkoly spojené s realizací přijatých cílů, poslání, vize, strategie a plánů organizace. Bez organizace by plány postrádaly smysl i význam. Organizační činnost zajišťuje sladění průběhu živé a zhmotněné práce tak, aby byl stanovený cíl naplněn co nejkomplexněji. Soulad mezi prvky a činnostmi spojenými s organizováním zajišťují vztahy nadřízenosti a podřízenosti.
S průběhem organizování jsou spojeny dvě základní skupiny úkolů, které se liší povahou i časovou následností:
1. První skupina úkolů souvisí:
a) s vytvořením organizační struktury (pokud jde o novou organizaci, pro kterou jsou cíle a plány určeny nebo vytvořeny).
Vytváření organizační struktury se skládá ze dvou kroků:
I) rozlišení různých možných činností nezbytných k zabezpečení poslání a plánů organizace – diferenciace úkolů,
II) nalezení východisek pro sloučení příbuzných činností do příslušných útvarů – integrace úkolů. Tvorba útvarů probíhá na základě funkční příbuznosti, výrobkové příbuznosti, regionální či odběratelské příslušnosti atd.
Vytvořené útvary mají podobu výkonných (provozovny, závody, divize, dílny apod.) nebo administrativně-správních útvarů (referáty, oddělení, odbory, úseky). Uspořádání útvarů tvoří konfiguraci organizační struktury, která může být:
– vysoká (pyramidová),
– široká (plochá).
Klasické typy organizačních struktur jsou: liniová, liniově štábní, liniově funkční.
Cílově programové struktury: projektová koordinace, projektová organizační struktura, maticová organizace.
Důležité při tvorbě organizační struktury je určení postavení a kompetencí řídicích orgánů (valná hromada, představenstvo, dozorčí rada) a řídícího aparátu (top management, střední management, první úrovně managementu a přímý nadřízený).
Vytvořená organizační struktura se promítá do organizačně řídicích norem podniku – stanovy, organizační řád, směrnice, pokyny, pracovní řád apod.
b) se zdokonalováním organizační struktury (pokud jde o existující organizaci) – což je v existující organizaci trvalý proces. Realizaci všech nových plánů by mělo vždy předcházet posouzení stávající organizační struktury a její zdokonalení tak, aby se plány realizovaly efektivně a kompletně.
Zdokonalování organizační struktury se v praxi uskutečňuje:
? štíhlou výrobou a řízením (lean production, lean management) – štíhlá výroba, snižování počtu výrobních pracovníků, odprodej nepotřebných objektů a zásob,
? zmenšováním (downsizing) – snížení celkového počtu zaměstnanců – pracovníků i manažerů, odprodej pozemků, sociálních a rekreačních zařízení,
? vyčleňováním (outsourcing) – odprodej, rušení divizí, dceřiných společností, které nenaplňují plánované výsledky a způsobují organizaci problémy.
Reinženýring představuje zásadní přehodnocení a radikální přestavbu podnikových procesů s cílem dosáhnout zásadního zlepšení kritických ukazatelů výkonnosti, jako jsou kvalita, náklady, služby a rychlost.
Podniky, které v současnosti realizují reinženýring, jsou typicky ty, které:
? mají vážné problémy a nemají jinou možnost přežití,
? zatím problémy nemají, ale vedení je dostatečně předvídavé a uvědomuje si, že problémy mohou brzy nastat,
? jsou na vrcholu svého výkonu a jejich vedení je ambiciózní a agresivní a reinženýring vidí jako příležitost upevnit si vedoucí postavení před konkurencí.
2. Druhá skupina úkolů souvisí s vlastní realizací stanovených plánů, tedy s určením a uskutečněním úkolů konkrétními subjekty managementu, kteří za splnění plánu odpovídají. Při uplatňování funkce organizování a z ní vyplývajících činností a úkolů je nutné hledat odpovědi na následující otázky:
? co dělat?
? proč to dělat?
? jak to dělat?
? kdo to má dělat?
? do kdy to má být hotovo?
? kde to má být provedeno?
