Flexibilní plánování v managementu: principy a úrovně úspěchu

Slovo plánovat pochází z latinského slova planta – náčrt budovy. Plánovat tedy znamená navrhovat, načrtnout schéma, jak něco vykonat. Opakem plánování je improvizace, práce bez plánu, náhodné jednání.

Pojem plánování má tři obsahové významy:

• obecné, myšlenkové zabývání se budoucností,
• alternativní možnosti postupu v budoucnu s cílem dosáhnout změny,
• výběr jedné z možností při rozhodování.

Pojem plán obsahuje výsledek nebo předmět plánování. Plánování je první a nejdůležitější funkcí managementu. Pokud se má firma udržet a růst, musí více či méně intenzivně aplikovat plánování. Plánování totiž odpovídá na otázky:

• Kde se nacházíme?
• Kam chceme jít?
• Postupujeme progresivně?

Definice: Plánování spočívá na selekci informací a zpracování hypotéz o budoucnosti definováním potřebných aktivit k dosažení cílů organizace.

Plánování probíhá v čase a týká se budoucích událostí, které musí být dopředu připraveny. Je to bezprostřední projev reflexe a času jako investice do budoucnosti. Někteří autoři uvádějí, že plánování spočívá v odhalení věcí dnes, aby byla umožněna existence budoucnosti zítra.

Plánování může ve svém managementu uplatňovat podnik bez ohledu na obsah své činnosti. Charakter činnosti však podstatně ovlivňuje strukturu, obsah, metody a postupy používaných plánů.

Plánování lze chápat jako proces zpracování interních a externích informací. Jelikož je třeba zvýšit míru jistoty těchto informací pro snížení chyb, často využíváme flexibilní plánování, jehož úkolem je odhalit chybné rozhodnutí.

Flexibilita může být dosažena:

• rezervami v plánech – podnik si ponechává kapacitní rezervy, avšak váže tím zdroje,
• alternativními plány – podnik zpracovává více detailních plánů pro různé možné situace,
• postupným přizpůsobováním plánu – v předem stanovených termínech probíhají kontroly plnění plánovaných hodnot, při nichž může dojít ke změně plánu,
• systémem včasného varování – elektronické zpracování dat informuje vedení o vzniku odchylek od stanovených veličin okamžitě při jejich vzniku.

Úrovně plánování

1. Plánování podniku jako celku – provádí se na úrovni vrcholového managementu a je součástí vrcholového plánovacího systému. Korporátní plánování zahrnuje plánování organizace jako celku, ale neplánování všech jejích částí. Ovliňuje celkovou strukturu organizace do budoucna. Plán je sestaven za podmínek nejistoty.
2. Plánování jednotlivých organizačních jednotek – jde o plánování jednotlivých divizí nebo oddělení. Vychází z korporátního plánu a zvyšuje se jeho detailnost. Realizuje jej také vrcholový management.
3. Funkčně-operační plánování – při tomto plánování vznikají plány jednotlivých funkčních oblastí, například výroby, marketingu, financí. Tyto plány zpracovává střední úroveň managementu.
4. Plánování projektů – zaměřuje se na finanční plánování investičních projektů. Vytváří se podrobný plán projektu s důrazem na kapitálové výdaje a příjmy z investic.
5. Plánování úkolů – cílem je naplánovat úkoly, které svým obsahem přispějí k realizaci plánu, a určit prostředky a cesty jejich dosažení.
6. Plánování náhodných událostí – každý plán by měl počítat s náhodnými událostmi, proto je nezbytné do plánu zahrnout i tyto možnosti.

Plánovací proces

1. Stanovení cílů – vrcholovým cílem podniků je maximalizace zisku. Z tohoto cíle se odvozují dílčí kvantitativní a kvalitativní cíle, jejichž realizace přispěje k dosažení vrcholového cíle.
2. Analýza externího a interního prostředí – analýza externího prostředí se zaměřuje na průzkum potřeb zákazníků, výzkum trhu, hledání příležitostí a hrozeb v daném prostředí a analýzu možných dodavatelů a zdrojů. Interní analýza se soustředí na kapacitu, personál, náklady a silné a slabé stránky společnosti.
3. Zpracování variant plánů – po důkladné analýze externího prostředí, vnitřních zdrojů a možností se přistupuje k tvorbě variant plánů podle očekávaných situací. Variantnost umožňuje flexibilitu a přizpůsobení plánu vývoji situace, stejně jako hodnocení plánů podle vybraných kritérií a míry rizika spojeného s jejich realizací. Typickými hodnotícími kritérii jsou minimalizační (minimalizace nákladů – přímé náklady, mzdové náklady atd.) a maximalizační (maximalizace objemu produkce, využití kapacit, odbytu, hrubého rozpětí atd.).
4. Výběr nejlepší varianty – na základě zvolených kritérií se vybere varianta, která nejlépe přispívá k dosažení stanoveného cíle, přičemž se používá vícekriteriální hodnocení.
5. Proces schvalování a implementace varianty – nejlepší variantu by měli schválit odpovědní vedoucí pracovníci. Následně dochází k její implementaci do podnikových činností.
6. Kontrola a zpětná vazba jako základ pro další plánování – během plnění plánu je třeba průběžně kontrolovat dosažené výsledky. Pokud dojde k nečekaným okolnostem nebo změně podmínek, je potřeba:

• přeplánovat úkoly,
• zaměřit se na situace nevhodné pro podnik a eliminovat je,
• případně zvolit zcela jiný směr rozvoje podniku.

Vazby plánů

Ostatní plány jsou transformovány do podnikatelského plánu.

Organizační začlenění plánování

Existují dva typy začlenění plánování podle organizační struktury:

• funkcionální typ,
• divizionální typ.

Funkcionální typ

Jedná se o organizační strukturu vhodnou pro malé a střední podniky s jednoduchým výrobním programem. Mohou ji využívat i velké firmy, pokud jednotlivé výrobní odbory na sebe navazují. V této struktuře je vyšší míra centralizace. Stupeň začlenění plánování do organizační struktury může být:

1. podnikatelské a strategické plánování existuje ve specializovaném oddělení (viz schéma),
2. podnikatelské a strategické plánování je seskupeno dohromady,
3. ve firmě neexistuje plánovací oddělení, využívají se externí konzultanti.

Divizionální typ

Využívá se v podnicích, které mají více odlišných výrobních oborů. Každá divize má vysokou míru samostatnosti a na úrovni podniku se realizují pouze společné činnosti, např. financování a personalistika. Vrcholový plánovací systém je na úrovni vrcholového vedení. Tyto úkoly se přenášejí do divizionálního plánovacího systému (PS). Součástí divizionálního plánovacího systému je operačně-výrobní plánovací systém (O-V PS).

Schéma:

• představenstvo
• finanční, personální oddělení
• divize 1 a divize 2
• divizionální PS
• plánovací oddělení pro divizi 1
• plánovací oddělení pro divizi 2
• O-V plánovací systém