Podklady pro účetnictví

Proč se vyplatí připravit podklady pro účetního systematicky

Dobře připravené podklady šetří čas, snižují riziko chyb a pokut a zároveň umožňují účetnímu věnovat se analytické práci (optimalizace daní, cash-flow, marží), nikoliv řešení nedostatků v dokladech. Cílem tohoto checklistu je poskytnout vám praktický, použitelný návod k měsíční i roční přípravě podkladů pro účetnictví – pro živnostníky (OSVČ), malé společnosti s.r.o. i neziskové subjekty.

Obecné zásady a „hygiena“ dokladů

• Úplnost – dodáte všechny doklady za období (příjmy, výdaje, bankovní výpisy, smlouvy). „Chybějící 2 účtenky“ často rozhodnou o správném zdanění.
• Chronologie – třídění dle měsíce a data (např. 2025-01, 2025-02…). V rámci měsíce bankovní a pokladní doklady v pořadí data.
• Propojení – k faktuře přiložte objednávku, dodací list, smlouvu; u přeplatků/dobropisů i původní fakturu.
• Čitelnost – skeny PDF/JPG v dobré kvalitě, jeden doklad = jeden soubor (nebo vícestránkové PDF). Nefotografujte pomačkané účtenky pod úhlem.
• Identifikace – každý doklad označte jménem souboru podle vzoru: 2025-03-15_FV_20230045_Dodavatel_1200EUR_DPH.pdf.
• Firemní vs. soukromé – přísně oddělte; při kombinovaném použití doplňte procenta nebo počet km/hodin.
• Schvalování – interní „OK“ (např. parafa nebo schvalovací e-mail) u nákupů nad limit.

Checklist pro příjmové doklady

• Vystavené faktury – sekvenční číslování, datum dodání, správné IČO/DIČ/DPH, předmět plnění, sazba DPH. Přiložte dodací listy, potvrzení o převzetí, smlouvu.
• Účtenky z eKasy/POS – denní/měsíční uzávěrky, přehledy tržeb, exporty ze systému (CSV/PDF).
• Příjmy bez faktury – granty, dotace, dary; uveďte účel a podmínky čerpání (smlouvy, rozhodnutí).
• Dobropisy – provázání na původní fakturu, důvod (reklamace, vrácení zboží).

Checklist pro výdajové doklady

• Přijaté faktury – kontrola náležitostí (IČO/DIČ/DPH, datum dodání, sazba DPH, měna), účel nákupu (poznámka, projekt, zakázka).
• Pokladní doklady – palivo, parkovné, drobný nákup; u paliva uveďte vozidlo a účel jízdy (pracovní/soukromé %).
• Předplatné a licence – roční/měsíční, automatické platby, přiložte smlouvy a faktury (Google, Microsoft, SaaS).
• Telekom a internet – rozpis; při kombinovaném využití procento podnikání.
• Leasing/úvěry – splátkové kalendáře, pojistky, zápis o zařazení majetku, protokoly o převzetí.
• Reprezentace – oddělit (obvykle nedaňové náklady). Označit „REPR“.

Bankovní účty, platby a pokladna

• Bankovní výpisy – za každý účet úplná měsíční sada ve formátu PDF + CSV/MT940 (pokud je dostupné), včetně popisů plateb.
• Karty – výpisy + doklady k transakcím; označit držitele karty.
• Pokladna (hotovost) – pokladní kniha, příjmové/výdajové doklady, fyzická inventura k poslednímu dni měsíce.
• Platby v cizí měně – bankovní kurzové lístky nebo informace o použitých kurzech; poplatky za konverzi.

Majetek, odpisy a inventarizace

• Hmotný majetek – faktury, protokol o zařazení, odpisový plán (pokud existuje), číslo inventárního štítku.
• Nehmotný majetek – software, licence s dlouhodobým využitím, vývojové náklady (podklady k aktivaci, dokumentace projektu).
• Drobný majetek – interní limity na jednorázové náklady vs. evidenci.
• Inventura – skladové karty, inventurní přehledy, rozdíly a inventarizační zápisy.

Mzdy, HR a dohody

• Pracovní smlouvy/dohody – aktuální verze, dodatky, ukončení, tarify, benefity.
• Docházka a odměny – přehled hodin, schválené odměny, cestovní příkazy a vyúčtování.
• Nemocenská, ošetřovné, mateřská – potvrzení, data; dopady na odvody.
• Exekuce a srážky – rozhodnutí, komunikace se správci exekucí.
• Školení a stravné – lístky/karty vs. finanční příspěvek, interní směrnice a nároky.

DPH a související evidence (pokud jste plátcem)

• Evidence DPH – členění základ/daně, sazby, osvobození, přenesení daňové povinnosti.
• Kontrolní hlášení a souhrnné výkazy – exporty z fakturačního systému, označení transakcí do EU (dodání, služby).
• OSS/IOSS (e-commerce) – registrace, reporty, členění podle států spotřeby.
• Intrastat – pokud překračujete limity; podklady k fakturaci a přepravě (Incoterms, hmotnost, KN kódy).

Cestovní náhrady a služební cesty

• Cestovní příkazy – před cestou schválené, s místem, účelem, dopravou, zálohami.
• Vyúčtování – časy odjezdu/příjezdu, pásma diet, krácení za jídla, letenky/jízdenky/hotelové účty, parkovné, mýtné.
• Vozidla – kniha jízd, rozpis paliva, rozlišení firemních/soukromých km, sazby náhrad u soukromého auta.

Smlouvy, půjčky, leasing a další závazky

• Úvěry a leasingy – smlouvy, splátkové kalendáře, úrokové výpisy, pojištění předmětu, zůstatky k datu.
• Půjčky společníků – smlouvy o půjčce, úročení, splátky, převodní listiny.
• Nájmy a pronájmy – smlouvy, dodatky, indexace, rozpis nákladů (energie, služby), IFRS/lease účetnictví (pokud relevantní).
• Obchodní smlouvy – rámcové smlouvy s dodavateli/odběrateli, SLA, penalizace.

Specifika pro OSVČ (živnostníky)

• Paušální vs. skutečné výdaje – informujte účetního o zvolené metodě a případné změně v roce.
• Evidence příjmů a výdajů – jednoduché účetnictví nebo daňová evidence; hotovost i banka kompletně.
• Majetek – zařazení/vyřazení, soukromé užívání (procenta), odpisový plán.
• Příspěvky do II./III. pilíře, pojištění – podklady pro uplatnění v daňovém přiznání (limity, potvrzení).

Specifika pro s.r.o. a neziskové subjekty

• Účetní závěrka – podpisy statutárního orgánu, zveřejnění v registru, zpráva auditora (pokud povinný audit).
• Valná hromada – zápis o schválení účetní závěrky, rozdělení zisku/úhrada ztráty, vyplacení dividend.
• Transferové oceňování – transakce se spřízněnými osobami, dokumentace (basic/local file) podle prahu.
• Granty a dotace – rozhodnutí, účelové vázání, přehled čerpání a vyúčtování.

Digitální předání podkladů: doporučený adresář a formáty

 /2025 /01 /PRIJMY (vystavené faktury, eKasa) /VYDAVKY (přijaté faktury, bločky) /BANKA (výpisy PDF + CSV) /POKLADNA (doklady + kniha) /MZDY (docházka, změny smluv) /CESTOVNE (příkazy, vyúčtování) /ZMLUVY (nové a změněné) /02 ... /ROCNIK (inventury, odpisy, zůstatky, valná hromada) 

• Formáty – PDF (doklady), CSV/MT940 (výpisy), XLSX/CSV (exporty z e-shopu/ERP), ZIP dle měsíce.
• Názvy souborů – datum + typ + číslo dokladu + partner + částka + DPH/bez DPH.
• Kontrolní soubor – stručný README.txt s poznámkami (nový leasing, změna banky, reklamace).

Roční závěrka: doplňkový checklist

• Inventury – sklad, pokladna, majetek; inventarizační zápisy.
• Potvrzení z bank – zůstatky k 31.12., úroky, poplatky.
• Právní záležitosti – spory, rezervy, opravné položky (prokázání rizika).
• Přehled závazků a pohledávek – po splatnosti, návrhy na odpis/odhady opravných položek.
• Rezervy a časové rozlišení – nevyfakturované dodávky, předplatné, energie, bonusy zaměstnancům.
• Dividendy/dotace – rozhodnutí, srážkové daně, termíny výplat.

Nejčastější chyby a jak jim předcházet

• Zpožděné dodání – účetní nestíhá podání (DPH, KV, zálohy). Řešení: deadline do 5. dne následujícího měsíce.
• Nejasný účel – chybí projekt/zakázka; později se těžko přiřazuje. Řešení: poznámka na dokladu nebo v doprovodném XLS.
• Míchání soukromých nákupů – dopočítává se nedaňová část a DPH. Řešení: samostatná karta/účet pro soukromé platby.
• Duplicitní doklady – skeny z více zdrojů. Řešení: jediné „zdrojové“ místo, verzování.
• Neúplné bankovní výpisy – chybí strany s poplatky. Řešení: kompletní PDF/CSV přímo z banky.

Komunikační protokol s účetním

• Termíny – měsíční podklady do 5. dne; roční závěrka do 31.1. (příklad – dohodněte se konkrétně).
• Kanály – zabezpečené úložiště (DMS), nikoliv e-mailové přílohy nad 10 MB.
• Dotazy a schvalování – ticketing nebo komentář v DMS; SLA na odpovědi 48 hodin.
• Změny v podnikání – informujte předem (nový produkt, zahraniční obchod, zaměstnanci), aby se nastavily procesy (DPH, Intrastat, OSS).

Mini-checklist (měsíční „one-pager“ k vytištění)

Tipy pro zefektivnění: nástroje a automatizace

• DMS a skenovací aplikace