Místo informačního systému v systému řízení

Výskyt informací je nejdůležitější podmínkou pro manažery, aby mohli realizovat rozhodnutí, která si daná situace vyžaduje. Když se manažerům nahromadí velké množství informací, využívají ve svůj prospěch informační systémy, které jim usnadňují práci.

Informační systém

„Pod pojmem informační systém budeme rozumět systém sestávající z lidí, technických a programových prostředků k zajištění sběru, shromažďování, přenosu, ukládání, zpracování, výběru, distribuce a prezentace informací pro potřebu rozhodování tak, aby řídící pracovníci mohli vykonávat své řídicí funkce ve všech složkách řídicího systému.“

Informační systém koncentruje pro manažera prvotní údaje, z nichž následně vyselektuje a transformuje nejpotřebnější informace pro manažera. Tyto jsou důležité proto, aby měl přístup k údajům a mohl se soustředit na prezentaci a uplatňování výstupů z informačního systému do řízení organizace.

Úloha informačního systému

„Základní všeobecnou úlohou informačního systému je zajistit dostatek relevantních, správných a přesných informací v potřebných termínech a v požadované formě na přípravu rozhodnutí.“

Sám manažer není schopen zpracovat všechny potřebné informace, nemohl by se jim věnovat nepřetržitě bez odpočinku, nebyl by informován o důležitých termínech a událostech. Proto manažerům pomáhají informační systémy, které zpracovávají a poskytují informace ve správný čas, potřebné pro řízení organizace, a manažer takto získané informace uplatňuje při řízeném objektu.

Organizace při získávání informací potřebuje množství času a námahy, než získá relevantní a postačující informace pro chod své provozní činnosti. Každý zdroj má přidělenou odlišnou váhu a obsah, a to z hlediska kvality či relevance informací. Informační zdroje může management organizace získávat jak z externího prostředí podniku, tak i z interních zdrojů.

Zdroje informací

„Základní informace získává management podniku z vnitřních zdrojů firmy, například z vlastní účetní a statistické evidence. Informace lze získat z rozborů ekonomické činnosti podniku, velikosti zásob, cyklu objednávek apod.“

„Organizace má k dispozici informace vycházející zevnitř podniku, ale také z vnějších, podniku vzdálených zdrojů. ‚Získávání informací z vnějšího prostředí je v podstatě předmětem marketingového výzkumu. Při zkoumání zdrojů informací se vychází ze sledování závislosti informačních zdrojů na velikosti podniku.‘“

Získávání informačních zdrojů se výrazně diferencuje vzhledem k velikosti organizace. Mohou však na to působit i další podmínky.

„Dalším významným pramenem, z něhož manažer čerpá množství informací, je ‛evidence (evidenční listy, zakládací štítky), technická dokumentace (projekty, výkresy, normy), informace normativního charakteru (plány, příkazy, směrnice, opatření, instrukce), pozorování, rozhovory, porady, konzultace, schůze a stálá paměť manažera (zkušenosti, vědecké poznatky).‘“

Jedná se o specifické typy informací, s nimiž manažer přichází do styku pravidelně.