Řízení kontrolních dnů: Jak efektivně plánovat a zaznamenávat

Především musíme rozlišit kontrolní den stavby a kontrolní prohlídku stavby. Zatímco kontrolní prohlídka stavby je pojmem nového stavebního zákona a nástrojem státního dozoru ve věcech územního plánování a stavebního řádu, pojem kontrolní den stavby současné platné stavebněprávní předpisy nepoužívají. Používaly jej v minulosti již zrušené právní předpisy. Jiné již zrušené právní předpisy používaly ve stejném významu termín kontrolní porady. Účelem kontrolního dne bylo zejména zjistit, zda průběh přípravy, popřípadě realizace staveb, je v souladu s údaji stanovenými v tzv. režimu staveb. V současné stavební praxi se termín kontrolní den stavby používá především v oblastech soukromoprávních (např. smluvní ujednání).

V rámci kontroly provádění stavby zpravidla jednou týdně organizuje technický dozor stavebníka, případně sám stavebník, kontrolní dny. Jejich četnost závisí na složitosti stavby, na postupu provádění prací, na potřebě zajistit koordinaci prováděných prací s ostatními zhotoviteli či podzhotoviteli působícími současně na stavbě, a v závislosti na důležitosti projednávaných úkolů a z nich vyplývajících povinností jednotlivých účastníků výstavby. Projednávané úkoly se zapisují do zápisu z kontrolního dne. Tento postup je pouze doporučený a není dnes zakotven v žádném platném právním předpisu. Vzhledem k potřebě zajištění právní kontroly provádění prací a zejména pravidelné informovanosti stavebníka o průběhu výstavby a řešení úkolů na stavbě, což je zpravidla také zakotveno v podmínkách výkonu technického dozoru stavebníka ve smlouvě pro výkon TD, se tento postup osvědčil a je doporučován k praktickému využití.

Zápisy z kontrolních dnů se provádějí:

• na místě stavby čitelným zápisem do stavebního deníku zhotovitele (u menších zakázek), případně samostatným zápisem, který je po skončení kontrolního dne rozeslán zpravidla v elektronické formě zúčastněným osobám;
• v záhlaví zápisu se uvede název akce, pořadí kontrolního dne, které je číslováno vzestupnou řadou, dále datum konání a seznam účastníků (popřípadě se uvede účast podle prezentační listiny uložené u TD s uvedením pořadového čísla kontrolního dne, jež je totožné s pořadovým číslem kontrolního dne);
• v úvodu zápisu z kontrolního dne se provede kontrola harmonogramu postupu prací a výhled dalších prací a činností na období do příštího kontrolního dne, popřípadě dohodnuté termíny kontroly prací, opatření k dodržování harmonogramu postupu výstavby apod.;
• následuje kontrola plnění úkolů z předchozího kontrolního dne (předchozích kontrolních dnů);
• v dalším průběhu jednání se uvádějí nové úkoly a zaznamenávají v zápisu z kontrolního dne;
• jednotlivé projednávané body se číslují vzestupnou řadou (např. 1.5, kde první číslice značí číslo kontrolního dne a druhá pořadí projednávaného bodu);
• ke každému projednávanému bodu je nutné přijmout závěr, např. kdo úkol zajistí či provede, v jakém termínu apod. Úkol, který byl v průběhu organizování kontrolních dnů vyřešen, se v dalším zápisu neuvádí (uvede se např. „vypouští se ze sledování“ nebo „je řešeno samostatným zápisem“ apod.);
• zápis z kontrolního dne se po jeho sepsání na stavbě za účasti zúčastněných osob nahlas přečte a opatří podpisy účastníků jednání kontrolního dne;
• na závěr zápisu se uvádí termín jednání příštího kontrolního dne;
• zápis z kontrolního dne, který se zaznamenává do stavebního deníku zhotovitele (u menších zakázek) a je podepsaný účastníky jednání, se v kopii určené pro TDI vytrhává ze stavebního deníku a buď se neskenovaný rozesílá účastníkům jednání kontrolního dne, nebo se pořizuje jeho opis a rozesílá se zpravidla společně s neskenovanou prezentační listinou elektronickou poštou po jednání účastníkům kontrolního dne podle rozdělovníku – prezenční listiny.