Sociální a interpersonální komunikace, komunikační techniky a dovednosti, volba komunikačních forem.
Sociální komunikace – běžná komunikace, kterou využívá každý v sociálních vztazích, v rodině, ve škole (neformální podoba).
Interpersonální komunikace
Je typem komunikace, která probíhá při přímém kontaktu, tj. tváří v tvář mezi jednotlivci nebo skupinami. Je primárním prostředkem manažerské komunikace.
Aby byl průnik, resp. pochopení přenášené informace co největší (při efektivní interpersonální komunikaci), musí odesílatel i příjemce sdílet stejné vnímání, mít potřebu aktivního naslouchání, správnou volbu verbálního vyjadřování, možnost sledování neverbální komunikace a ověření porozumění parafrázováním a shrnutím.
Komunikační dovednosti
I když komunikační dovednosti tvoří ucelený komplex kvalit, z metodického hlediska je lze rozdělit na:
- expresivní – schopnost srozumitelně se vyjadřovat, ptát se, objasnit, vysvětlit, přesvědčit, formulovat závěry apod.,
- receptivní – schopnost umět pozorovat, poslouchat a naslouchat, schopnost empatie.
Expresivní dovednosti vyjadřují schopnost zjišťovat a přinášet nové informace, orientovat je určitým směrem, schopnost vyjádřit jejich obsah a význam. Proto jsou závislé také na jazykové vybavenosti manažera a jeho vyjadřovacích schopnostech.
Mezi expresivní dovednosti zahrnujeme:
- ptaní se,
- popisování,
- vysvětlování,
- přijímání závěrů.
Receptivní dovednosti vyjadřují schopnost nebo připravenost příjemců vnímat druhou osobu.
Spočívají v schopnosti „naladit se“ na příjem informací bez jejich předchozího hodnocení, což umožňuje přímou komunikaci a vzájemný respekt. Pomáhají manažerovi adekvátně vnímat projevy interního a externího prostředí, umožňují mu přijímat informace a chápat jejich souvislosti.
Mezi nejčastěji zmiňované receptivní dovednosti patří zejména:
pozorování,
naslouchání,
empatie.
Nástroje komunikace
Identifikace komunikačních prostředků závisí na komunikačních potřebách a požadavcích účastníků vnitropodnikové komunikace.
Komunikační potřeby – lze definovat jako vědomý nedostatek informací, resp. komunikačních kontaktů v rámci sociálních vazeb.
Komunikační požadavky – úzce souvisejí s komunikačními potřebami. Můžeme je definovat jako soubor informačních požadavků formulovaných účastníky komunikace.
Při výběru vhodných komunikačních nástrojů se uplatňují tato kritéria:
potřebná přenosová rychlost informací s požadavkem na aktuálnost,
finanční náročnost přenosu a dostupnost,
potřebné dovednosti pro využívání komunikačního nástroje,
kvantita a forma výstupu informací při použití jednotlivých nástrojů,
míra spolehlivosti a hodnota komunikované informace,
možnost interakce, účel a cíl komunikace.
Současně je nutné zohlednit i stádium vývoje, v jakém se organizace nachází, její velikost, počet zaměstnanců, organizační kulturu a charakter probíhajících změn.
dostupnost – komunikační nástroj by měl zpřístupnit informace všem účastníkům komunikačního procesu, kteří mají právo se s jejich obsahem seznámit a kterým jsou určeny.
rychlost – komunikační nástroj by měl poskytnout informace v čase jejich reálné potřeby (ani příliš brzy, ani příliš pozdě). Vzhledem k tomu, že chybějící informace může vyvolat vážné problémy s fatálními následky, vznikají systémy vyhovující požadavkům na rychlost a dostupnost a poskytující informace v reálném čase online. Zrychlit komunikaci je možné také využitím neformálních komunikačních kanálů, avšak pro zajištění důvěryhodnosti je nutné zprávu následně odeslat i prostřednictvím formálních kanálů.
účel – cíl komunikace úzce determinuje výběr komunikačního nástroje i vhodného komunikačního kanálu,
náklady – komunikační nástroj by měl být z hospodářského hlediska vyvážený s ohledem na přenosovou rychlost a zároveň efektivitu. Při jeho volbě záleží na zvolených kritériích.
dovednosti účastníků komunikace jsou rovněž důležitým faktorem při výběru komunikačních nástrojů a zároveň schopnost účastníků pochopit informace.
Pro zlepšení komunikačního klimatu v organizaci je vhodné měnit komunikační nástroje dle potřeby, neustále je vyhodnocovat a respektovat připomínky, názory a postoje zaměstnanců.
