Úlohy manažerských informačních systémů v řízení podniku

Informační systém firmy (IS)
je soubor činností, které zajišťují sběr, přenos, uchovávání, výběr, zpracování, distribuci a prezentaci informací ve firmě pro potřeby rozhodování tak, aby manažeři mohli efektivně vykonávat své řídící funkce.
Hlavním úkolem je zajistit dostatek relevantních, aktuálních a přesných informací ve vhodném čase a formě pro přípravu rozhodnutí.

Automatizovaný informační systém
je užší pojem než IS. Jde o takový IS, v němž jsou všechny činnosti v rozhodující míře automatizovány.

Členění IS podle jednotlivých úrovní řízení (informační pyramida):

• Exekutivní informační systémy (EIS)
• Systémy na podporu rozhodování (SPR)
• Manažerské informační systémy (MIS)
• Transakční systémy (TS)

(O MIS mluvíme až nad operativní úrovní řízení. Všechny informační systémy, které jsou výše než TS, se chápou jako MIS (tzn. i SPR i EIS patří mezi MIS). Transakční systémy se užívají při operativním řízení, EIS slouží potřebám vrcholového managementu.)

I. Úlohy manažerských informačních systémů:

(Co říkají o MIS softwarové firmy na internetu:)

Manažerský informační systém je výkonný nástroj určený pro management podniku na podporu strategického rozhodování na základě analýzy aktuálních informací a dat.
Základem úspěšného MIS je transformace dat na informace tak, aby je manažeři mohli využít.
MIS umožňuje managementu získávat ve zkoncentrované podobě ty informace, které potřebuje k rychlému, efektivnímu a kompetentnímu rozhodování v každé z funkčních oblastí (personální řízení, finance, výzkum a vývoj, řízení výroby, marketing atd.), k analýze klíčových faktorů v řízení organizace, k efektivnímu využívání vnitropodnikových informací.
Zajišťuje přehlednost, dostupnost a úplnou konzistenci (shodnou interpretaci) základních údajů.

Manažerský informační systém uspokojuje informační potřeby vrcholového a středního managementu.
MIS zabezpečuje výběr a prezentaci informací, ekonomické a finanční analýzy, plánování a modelování finanční situace podniku, sestavení variant podnikatelské strategie, odhalování silných a slabých stránek vlastní firmy i konkurence.

Hlavní přínosy:

• Výrazné zkrácení času potřebného na analýzy různých typů. Co dříve trvalo hodiny, nyní lze zvládnout během několika minut. Znamená to, že jednotliví uživatelé mohou provádět více komplexnějších analýz a zůstane jim více času na jiné činnosti.
• Díky jednoduchosti použití mohou s informacemi pracovat i lidé, kteří s počítačem nikdy předtím nepracovali.
• Všichni pracovníci mají k dispozici stejné údaje, stejné poměrové ukazatele, používají jednotné měřítka. To výrazně zvyšuje schopnost komunikace a porozumění ve firmě.
• Lidé, kteří činí rozhodnutí, mají k dispozici lepší podklady, rozhodují se rychleji a spolehlivěji.
• Informace z různých zdrojů jsou k dispozici na jednom místě v jednotném formátu.
• Systém umožňuje sledování základních ukazatelů a zároveň umožňuje dynamickou analýzu detailních úrovní a zjistit příčiny.

MIS poskytuje požadované informace pro potřeby řízení následujících okruhů problémů:

• Co se stalo? – reporting a monitoring
• Proč se to stalo? – analýza
• Co se může stát? – modelování a optimalizace
• Co by se mělo stát? – plánování

MIS (podle Čarnického):
Systém pro přetváření údajů z interních a externích zdrojů na informace a pro poskytování těchto informací ve vhodné formě manažerům na všech úrovních řízení a ve všech funkcích, s cílem umožnit jim včas a efektivně rozhodovat při plánování, řízení a kontrole těch činností, za které jsou zodpovědní.

Základní atributy MIS:

• programová funkčnost (aby systém plnil, co má)
• modularita (systém sestává z modulů, což umožňuje pružné inovace)
• integrovanost
• modifikovatelnost
• uživatelský komfort
• bezpečnost a ochrana údajů

II. Základní podsystémy MIS, jejich základní úkoly a vazby mezi nimi

Základní strukturu MIS tvoří podsystémy (moduly). Modularita je jedním ze základních atributů MIS (viz výše).
Struktura manažerského informačního systému pro podnik závisí na charakteru činností, kterými se firma zabývá. Tato struktura často koresponduje s funkční strukturou podniku, tedy s jednotlivými funkčními oblastmi podniku (např. u systému SAP R/3). Jsou to například:

• ÚČETNICTVÍ
• LOGISTIKA
• PERSONÁLNÍ ŘÍZENÍ
• …

Příklad: manažerský informační systém od slovenské firmy Aurus tvoří tyto moduly (podsystémy):

• SPRÁVCE – UTILITY
• ÚČETNICTVÍ – DANĚ
• FAKTURACE – BANKA
• KASA – ODBYT
• ZÁSOBY – EXPEDICE
• PERSONÁLNÍ ŘÍZENÍ – MZDY
• VÝROBA – INVESTIČNÍ MAJETEK
• E-COMMERCE

K základním modulům MIS je možné přidat rozšiřující moduly, např.:

• RISK MANAGEMENT (obsahuje nástroje k řízení rizik různých typů – například kurzového rizika, úvěrového rizika apod.)
• CONTROLLING (kalkulace výrobků, klientů, nákladů a výnosů pro jednotlivé kalkulační objekty atd.)

Jednotlivé moduly MIS mají zpravidla jednotný design, jednotné ovládání a provázanost údajů tak, že každý údaj se zadává maximálně jednou.

III. MIS jako konkurenční výhoda pro firmu

Manažeři mohou mít dobrou intuici, vytrvalost a schopnost jednat s lidmi. Dlouhodobý úspěch však mohou dosáhnout jen tehdy, pokud se při rozhodování řídí fakty – konkrétními čísly. To platí především v oblasti financí. Konkrétní číselné údaje jsou však nezbytné i pro marketing, prodej a dnes již i pro výrobu, sledování spokojenosti zákazníků, kvality dodavatelů či struktury zaměstnanců. I když řízení lidí zůstane vždy tak trochu uměním, kvantitativní ukazatele se stávají stále důležitějším pomocníkem každého manažera.

Tabulkové procesory jako Excel, Lotus či Quattro přinesly v první polovině devadesátých let v tomto směru rozsáhlou revoluci. Manažeři a podnikový analytici si sami mohli vybírat nejdůležitější údaje, třídit je, analyzovat a vytvářet z nich kvalitní podklady. Přesnější, cílenější a podrobnější informace znamenaly rychlejší a kvalitnější rozhodnutí.
Konkurenční boj se zostřil. Informace se stala konkurenční zbraní.
Kdo má rychlejší přístup ke kvalitnějším informacím, získává výhodu. Ostatní ho musejí dohánět.

Tabulkové procesory však narazily na omezení!
Jak zpracovat sto tisíc prodaných položek za poslední rok? Jak to zkombinovat se stavy na skladě a nákupem materiálu? Kterých deset produktů nejvíce ovlivnilo hospodářský výsledek za poslední tři měsíce? Čím to bylo způsobeno? Každý, kdo má s tím zkušenost, ví, že takové analýzy trvají hodiny, dny, nebo i více.

Proto se objevily nové koncepty. Hromadné rozšíření osobních počítačů a pokroky v softwarovém inženýrství umožnily novou kvalitu podnikových analýz. Vznikla nová generace programových systémů, tzv. business intelligence, někdy označovaných také jako manažerské informační systémy, které si velmi rychle začaly získávat oblibu u manažerů a analytiků.

Jsou to specializované nástroje, které umožňují přímý přístup k milionům údajů.
Už není třeba pracně zadávat data do tabulek nebo kopírovat a přesouvat řádky a dávat pozor, aby se nezničily výpočtové vzorce či nevymizely záznamy. Uživateli se jednoduše zpřístupní již předzpracované a vyčištěné informace připravené k analýze.
Tyto programy jsou zpravidla velmi snadno ovladatelné, takže člověk zvládne základy ovládání za 20 minut a může pracovat.

Díky business intelligence má každý, kdo to pro svou práci potřebuje, 24 hodin denně přístup k aktuálním informacím z podnikových systémů. Každý však může dostat přístup jen k těm datům, ke kterým má přístupová práva.

Ještě důležitější ale je, že informace jsou již předpřipravené k analýze. Uživateli nemusí stahovat a kombinovat data z různých zdrojů. Místo toho si jen vyberou například konkrétní nákladové účty v určitých střediscích, nebo tržby, slevy a hrubou marži pro jednotlivé skupiny zboží rozdělené podle zákazníků.

Analytik nebo manažer interaktivně pracuje s informacemi, vybírá si, které sloupce chce vidět, může si vyfiltrovat určité skupiny dat, setřídit je podle různých kategorií, definovat písmo, pozadí a další parametry. A to vše bez nutnosti programování s přístupem k aktuálním datům z celého systému.

Pochopitelně si jednotlivé informace může uspořádat do různých tabulek nebo grafů.

Hlavní výhody, které business intelligence přináší, jsou:

• Výrazně se zkracuje čas potřebný na analýzy různých typů. (Co dříve trvalo hodiny, nyní lze zvládnout během několika minut. To znamená, že jednotliví uživatelé mohou dělat více a složitějších analýz, nebo jim zbude více času na jiné činnosti.)
• Díky jednoduchosti použití mohou s informacemi pracovat i lidé, kteří dosud s počítačem nepracovali. („Můj počítač mi dříve sloužil jen jako 4 000 dolarové hodiny na mém stole, dokud jsem nedostal Cognos PowerPlay. Teď si život bez něj nedovedu představit,“ uvedl Pat Elis, skladový manažer společnosti Chevron.)
• Všichni pracovníci mají k dispozici stejné údaje, stejné poměrové ukazatele, používají jednotné měřítka. To výrazně zvyšuje schopnost komunikace a porozumění ve firmě.
• Lidé, kteří rozhodují, mají k dispozici lepší podklady, rozhodují se rychleji a spolehlivěji, což zvyšuje produktivitu.
• Systém umožňuje sledování základních ukazatelů (takzvaná manažerská palubní deska) a zároveň dynamickou analýzu detailních úrovní a zjišťování příčin. (Může to být například sledování klíčového ukazatele průběžných nákladů a jejich procentuální srovnání s plánem. Pokud se odchylka dostane mimo určité stanovené pásmo, manažer si prohlédne náklady podle jednotlivých skupin a zjistí, že za poslední období rostou náklady na pracovní cesty. Ukáže se, že náklady rostou především na jednom středisku. Když je systém business intelligence dobrý, všechny tyto operace by dohromady neměly trvat více než pět minut. Zbytek práce zůstává na manažerovi, aby zvážil, zda existuje důvod, proč by pracovníci na tom středisku měli více cestovat…)
• Systém poskytuje vysokou bezpečnost dat. Každý uživatel má přístup pouze k určitým datům na základě systému hesel a přístupových práv. To znamená, že by nemělo dojít ke zneužití dat.

(Pro informaci, aby bylo jasno):

Základní programové vybavení:

• operační systémy (MS DOS, MS Windows)
• systémové obslužné programy (Norton Commander)
• …

Standardní aplikační programové vybavení:

• MS Word
• MS Excel
• …

Individuální:
jde o vlastní řešení MIS, které firma vytváří sama pomocí vlastních kapacit a odborníků, jde o MIS „šitý na míru“.
Výrazně levnější.

Univerzální:
jde o zakoupené hotové řešení MIS, které tvoří specializované firmy, např. SAP.
Existuje možnost individuálně jej upravit, pokud nevyhovuje požadavkům firmy.
Poměrně drahé, vyžaduje adaptaci na potřeby firmy, ale umožňuje rychlé zavedení a vysokou kvalitu řešení MIS.