ZÁKLADNÍ FORMÁY KONTROLY V PODNIKU

Důležitou funkcí managementu je kontrola, která zahrnuje řadu aktivit, pomocí kterých manažeři zjišťují, zda dosažené výsledky odpovídají plánovaným cílům.

Kontrolní funkce zahrnuje aplikaci metod, které odpovídají na tři základní otázky:

1. Jaké jsou plánované a očekávané výsledky?
2. Jakým způsobem lze porovnat skutečné výsledky s výsledky plánovanými?
3. Jaká korekční opatření by měla učinit oprávněná osoba?

Kontrolní systém je efektivním nástrojem komunikace, protože pozitivní odchylky od stanovených cílů a přijatých kritérií jsou odměňovány, zatímco negativní odchylky jsou sankcionovány. Kontrola motivuje pracovníky k tomu, aby se vyhýbali nepříznivé zpětné vazbě. Odchylky od kritérií upozorňují manažery na potenciální nebo existující problém dříve, než se vyvine do kritického stavu.

Kontrola probíhá jako posloupnost čtyř základních kroků:

1. Stanovení cílů a kritérií, které mají být splněny,
2. Měření skutečného plnění,
3. Porovnávání skutečného plnění s vytyčenými cíli a kritérii,
4. Hodnocení výsledků a přijetí nápravných opatření, pokud cíle nejsou splněny.

Tato sekvence platí jak pro strategickou, tak taktickou i operační kontrolu, i když existují určité rozdíly. Ve strategické kontrole je vztah mezi prostředky a výsledky méně přesný a transparentnost či určitost vztahu mezi příčinou a následkem je obvykle menší. Strategická kontrola vyžaduje větší počet údajů z různých zdrojů a více dat z externích zdrojů než krátkodobá kontrola. Je méně přesná než operační kontrola a analýza získaných dat je pracnější.

ZÁKLADNÍ FORMÁY KONTROLY V PODNIKU

Pět základních forem kontroly:

1. Kontrola nadřízeným pracovníkem
2. Kontrola třetí osobou (interní – externí)
3. Vzájemná kontrola pracovníky
4. Autokontrola (sebekontrola)
5. Kontrola mechanizmem

1. Kontrola nadřízeným pracovníkem

Rozlišujeme dva způsoby kontroly práce podřízených:

1. Nepřímá kontrola – příčiny nepříznivých výsledků se zjišťují až u pracovníka, který je za ně odpovědný, a ukládá se mu povinnost provést příslušné změny. Sledují se odchylky od ukazatelů plánu a rozpočtu, které mohou být způsobeny i vnějšími faktory (např. dohodnuté smlouvy, dopravní cesty, pojištěná rizika, nepojištěná rizika – vývoj potřeb na trhu, mezinárodní konflikt).
2. Přímá kontrola – provádí se metodou řízení pomocí cílů a hodnocením výsledků.

2. Kontrola třetí osobou

1. Vnější kontrola – její formy se liší podle formy vlastnictví, velikosti hospodářského subjektu apod. (např. kontrola prováděná kontrolním útvarem zřizovatele ve státním podniku, revizní komisí družstva nebo kontrola vlastníkem).

Měla by se týkat:

• vynakládání hmotných a finančních prostředků z hlediska zásad hospodárnosti a rozpočtové disciplíny,
• správnosti vykázaných hospodářských výsledků, jejich tvorby a využití vzhledem k plánovaným úkolům,
• respektování právních předpisů a směrnic o účtování, kalkulaci a rozpočtování,
• správnosti oceňování výrobků, NV, zásob, investic a dlouhodobého majetku tak, aby údaje odrážely skutečnou likvidní hodnotu,
• dodržování předpisů o daňovém a poplatkovém režimu,
• efektivnosti výroby, investic, finančních vkladů a majetkových transakcí, strategických obchodních případů a zásadních podnikatelských rozhodnutí.
2. Vnitřní kontrola – na úrovni podniku ji vykonává ředitel osobně a prostřednictvím celého vnitřního kontrolního systému jemu podřízených řídících pracovníků.

5. Kontrola mechanizmem

1. Kontrola prostřednictvím tržního mechanismu – nejobjektivnější druh kontroly výkonu, založený na systému cen, jejichž výše vyjadřuje výkon podniku. Je použitelná pouze tehdy, pokud podnik dokáže přesně stanovit objektivní finanční měřítko svého výkonu (např. tržní cena akcie, rentabilita investic, vnitropodniková cena).
2. Kontrola prostřednictvím měření výstupů – v podmínkách, kde tržní mechanismus nedostatečně alokuje a oceňuje podnikové zdroje a výstupy, protože neexistuje plnohodnotné konkurenční prostředí. Provádí se porovnáváním cílů a kritérií, které byly stanoveny, se skutečností.
3. Byrokratická kontrola – pokud je obtížné nebo nákladné stanovit měřitelné kritéria, nebo když tato kritéria nedostatečně vyjadřují splnění cíle. Provádí se pomocí systému postupů a pravidel, které usměrňují chování. Jejím smyslem je určit nejlepší prostředky k dosažení cílů. Realizuje se dozorováním dodržování neosobních postupů a pravidel, rozpočtů a standardů.
4. Kontrola skupinového chování – prostřednictvím zřízení vnitropodnikového systému organizačních norem a hodnot. Směřuje k samokontrole a uvědomělému respektování podnikové kultury, kdy se od zaměstnanců vyžaduje, aby internalizovali normy a hodnoty podniku a začlenili je do svého vlastního hodnotového systému. Je vhodná v malých podnicích nebo útvarech s vysoce kvalifikovanými odborníky, kteří vzhledem ke svému vzdělání již mají rozvinutou profesionální orientaci na svou práci.

Při návrhu systému kontroly je nutné rozhodnout o následujících parametrech:

• Šířka tolerančních mezí – úzké toleranční meze charakterizují přísnou kontrolu, která rychle reaguje na odchylky, ale ponechává malý prostor pro kreativní řešení; široké toleranční meze umožňují volnější kontrolu, která nemusí ihned zaznamenat vzniklý problém, poskytuje však větší pružnost,
• Pravidelnost a frekvence – pravidelná a častá kontrola posiluje pracovní disciplínu, ale brzdí vznik nestandardních řešení, jejichž efekt je patrný až v delší perspektivě,
• Měřítka – kvantitativní měřítka podněcují pracovníky věnovat pozornost úkolům, které se jich bezprostředně týkají, zavedení kvalitativních měřítek nutí pracovníky zamýšlet se nad tím, jak jejich bezprostřední cíle souvisejí s cíli jiných pracovníků, útvarů či celého podniku.

Typy kontroly z hlediska její působnosti

1. Preventivní kontrola – zaměřena na zjišťování kvantitativních a kvalitativních odchylek zdrojů používaných organizací. Lidské zdroje musí odpovídat kvalifikačním požadavkům organizace. Pracovníci musí mít intelektuální a fyzické schopnosti nezbytné pro plnění svěřených úkolů a musí si uvědomovat význam kontroly pro efektivní fungování organizace. Materiály musí mít požadované vlastnosti a být dostupné v požadovaném množství a čase. Stejně tak musí být k dispozici dostatečné množství potřebných zařízení a nářadí. Neméně důležité je, aby organizace měla k dispozici dostatek finančních prostředků.
2. Průběžná kontrola – zaměřena na probíhající operace. Jejím úkolem je zjistit, zda operace probíhají v souladu se stanovenými cíli. K tomu slouží standardy odvozené od plánovaného průběhu příslušných činností. Průběžnou kontrolu používají zejména provozní manažeři. Nejčastěji se realizuje formou osobního pozorování a zjišťování, zda jsou práce vykonávány stanoveným způsobem a přinášejí požadované výsledky. Manažeři mají pro zajištění efektivní průběžné kontroly dostatečnou pravomoc používat finanční a jiné stimuly.
3. Kontrola zpětnou vazbou – zaměřena na konečné výsledky. Korekční opatření jsou směřována na použité zdroje nebo operace. Název tohoto typu kontroly vychází z toho, že historické výsledky jsou vodítkem pro budoucí kroky. V podnicích se pro tento typ kontroly používají například rozpočty, plánové kalkulace, finanční výkazy, kontroly kvality nebo hodnocení efektivnosti.

POŽADAVKY NA EFEKTIVNÍ KONTROLU

Deset základních požadavků:

Kontrola musí:

1. odpovídat povaze a potřebám činnosti,
2. rychle informovat o odchylkách, ideálně dříve, než vzniknou,
3. sledovat budoucnost (upozorňovat na možné odchylky dopředu),
4. upozorňovat na strategicky důležité odchylky,
5. být operativní (výsledky by měly vycházet z objektivních norem),
6. být pružná – prostředkem k dosažení pružné kontroly je flexibilní plán,
7. být v souladu s organizací podniku (povinnosti a pravomoci),
8. být hospodárná,
9. být srozumitelná (metody kontroly nesmějí být založeny na složité matematice, rozsáhlých analýzách a komplikovaných technikách kvůli časové a vzdělávací náročnosti pro manažery),
10. odhalovat chybné kroky (identifikovat nedostatky odpovědných pracovníků a naznačovat, co je třeba vykonat).

PROBLÉMY A PŘÍČINY NEÚSPĚŠNÉ KONTROLY

Základní podmínky efektivního provádění kontrolní funkce:

• Stanovení měřitelných standardů pro sledované proměnné – standardy musí odrážet stanovené cíle, být logické, jasné a jednoznačné. Standardy jsou kritéria, resp. hodnoty kritérií, s nimiž lze porovnávat výsledky minulých, současných a budoucích aktivit. Současně určují, jaké informace je nutné shromažďovat pro hodnocení. Mohou mít různý charakter (fyzikální, peněžní, kvantitativní, kvalitativní veličiny) a závisí na použitých kontrolních metodách.
• Dostatek potřebných informací pro měření standardů – úkolem manažerů je zajistit informace o skutečné výkonnosti určitých aktivit vzhledem ke stanoveným standardům. Získat informace o aktivitách produkujících konkrétní výstupy (např. výrobní, prodejní činnost) je jednodušší než zjištění výsledků práce například právního nebo personálního oddělení.
• Možnost uplatnění korekčních opatření na odstranění odchylek – manažeři odpovědní za uplatňování nápravných opatření musí mít jistotu, že za zjištěnou odchylku skutečně odpovídají a že disponují dostatečnou pravomocí k realizaci zamýšlených opatření. Bez jasné specifikace manažerské pravomoci a odpovědnosti klesá účinnost kontrolní funkce.

Nesplnění těchto podmínek efektivnosti vede k neúspěchu kontroly v podniku. Dalšími příčinami neúspěchu kontroly mohou být nesprávná rozhodnutí o parametrech při návrhu systému kontroly (viz strana 4) a nedostatečné znalosti kontrolních metod.