Zásobování

Zásobování je činnost zaměřená na zajišťování požadovaných materiálových vstupů. Zásobování zabezpečuje útvar zásobování. Mezi hlavní cíle zásobování patří:

Technické cíle – zajištění hmotných vstupů v požadovaném množství, ve správném čase a na správném místě
Ekonomické cíle – pořízení a skladování dodatečného množství potřebných zásob

Zásobovací činnost

Mezi hlavní činnosti zásobování patří:

nákup a příjem materiálu
skladování materiálu
výdej materiálu

Zásobovací činnost je proces zahrnující plánování zásob (planning) a nákupní činnost (buying).

Plánování zásob

Výběr materiálu – podnik vychází z výrobního programu, tedy co bude vyrábět (kvalita, množství, dodavatel, cena). Musí zohlednit ekologické hledisko a preferuje materiál, který nepoškozuje životní prostředí.

Plánování spotřeby materiálu

Plánování spotřeby materiálu zahrnuje normu spotřeby a plán výroby. Norma spotřeby je maximální množství materiálu, které může podnik spotřebovat. Zahrnuje čistý podíl materiálu (látka), technologický odpad (zbytky látky, nití) a ostatní odpad – ten nemusí vzniknout a souvisí s organizací práce. Může být vyjádřena v naturálních jednotkách (kg, l, ks) nebo v hodnotových jednotkách (€). Vzorec pro výpočet spotřeby materiálu je: plánovaná spotřeba materiálu = norma spotřeby na 1 výrobek × plánované množství výrobků.

Plánování výše zásob

Na základě plánu celkové spotřeby materiálu podnik určuje výši zásob. Rozhoduje se mezi vysokými a nízkými zásobami, přičemž porovnává jejich výhody a rizika. Vysoké zásoby zajišťují plynulou výrobu, ale vážou kapitál, zvyšují náklady, jejich hodnota se snižuje a mohou vznikat ztráty (vysychání, kazení, zastarávání). Nízké zásoby vážou méně kapitálu, ale plynulost výroby nemusí být zajištěna, což může vést k ztrátám. Optimální zásoba je taková, která zajišťuje plynulý chod podniku a zároveň minimalizuje náklady na pořízení a skladování.

Druhy zásob

Běžná zásoba představuje předpokládanou spotřebu mezi dvěma dodávkami
- Maximální zásoba – celá délka dodavatelského cyklu
- Průměrná běžná zásoba – polovina dodavatelského cyklu
Bezpečnostní (pojišťovací) zásoba – počet dní, na které by zásoba měla vystačit při zpoždění dodávky; stanovuje se podle pravidelnosti dodávek v minulosti
Technologická zásoba – materiál, který je před použitím dále zpracováván
- Minimální zásoba: součet dní bezpečnostní a technologické zásoby v podniku
- Příležitostná zásoba – zásoba, kterou podnik pořizuje v případě výhodné slevy od dodavatele

Platí vztah: celková zásoba = průměrná běžná zásoba + bezpečnostní zásoba + (technologická zásoba + příležitostná zásoba)

Často kladené otázky a odpovědi o zásobování

1. Jaké dimenze chápání materiálového hospodářství v podniku známe?

Známé jsou tři dimenze materiálového hospodářství:

úzké chápání materiálového hospodářství (klasická oblast kompetencí)
širší chápání materiálového hospodářství (rozšířená kompetenční oblast)
nejširší chápání materiálového hospodářství (rozsáhlá kompetenční oblast)

2. Co je předmětem zásobovací činnosti?

Předmět zásobovací činnosti se liší podle typu podniku. Nejčastěji rozlišujeme tři skupiny předmětů obstarávání:

vstupní materiály
polotovary
obchodní zboží

3. Jaké základní funkce plní zásobování?

Základní funkce zásobování jsou:

pořízení nákupních předmětů na základě zjištěných potřeb
zajištění skladování pořízených předmětů

4. Jaké náklady souvisejí se zásobováním?

Jsou to následující náklady:

přímé materiálové náklady (cena surovin, materiálů, polotovarů)
náklady na vázaný kapitál (kalkulované úroky z cizího kapitálu vázaného v zásobách)
vlastní náklady procesu zásobování (mzdy personálu, dopravní náklady, skladovací náklady, náklady na obchodní jednání apod.)

5. Co rozumíme pod strategií zásobování?

Strategie zásobování vychází ze vztahů v základním modelu, který tvoří tři prvky:

spotřebitelé materiálových vstupů – výrobní pracoviště podniku
dodavatelé materiálových vstupů
útvar zásobování v podniku

6. Jaké charakteristiky dimenzí zásobovací politiky známe?

cílové skupiny: dodavatelé, místa spotřeby, útvar zásobování
obchodní roviny – monetární a věcná
stupeň rozvoje
scénář aplikace či uplatnění

7. Jaké prvky se uplatňují v zásobovací strategii?

Prvky zásobovací strategie:

prvky související s předmětem nákupu
- politika množství
- politika kvality
- cenová politika
prvky související se zdroji nákupu
- způsob dodání
- počet dodavatelů
- prostorové rozložení dodavatelů
prvky spojené s tvorbou podmínek nákupu
- budování dodavatelských vztahů
- nákupní reklama
- nákupní orgány
- spolupráce při nákupu

8. Co je podstatou metody ABC a jaké je její využití při řízení zásob?

Metoda ABC je založena na poznatku, že relativně malá část celkového počtu nakupovaných materiálů představuje významný objemový (hodnotový) podíl pořizovaných materiálových vstupů. Pomocí této metody jsou nakupované materiálové vstupy rozděleny podle jejich relativního podílu na celkové hodnotě (případně i množství) do skupin A, B a C. Tato metoda slouží zejména pro rozhodování o způsobu pořízení.

9. Jak postupovat při inventarizaci zásob?

Během inventarizace se doporučuje:

stanovit odpovědnou osobu za celou inventarizaci
uzavřít sklad po dobu inventarizace
velký sklad rozdělit na sektory, ve kterých bude probíhat inventarizace
určit harmonogram inventarizace
na závěr inventarizace vypracovat zprávu obsahující zjištěné skutečnosti, zejména zjištěné nesrovnalosti oproti evidenci

10. Jaké informační zdroje lze využít při hledání dodavatelů?

Zdroje informací: telefonní seznamy podniků, speciální seznamy nebo katalogy podniků, obchodní časopisy, obchodní komory, asociace a jiné organizace; veletrhy, výstavy a další formy prezentace zboží, různé nabídky zasílané poštou, informace od obchodních partnerů, obchodních zástupců firem apod.

11. O čem všem jednáváme s dodavateli?

Předmětem jednání jsou především:

podmínky stanovení ceny
možnosti cenových slev
platební podmínky

12. Jakou funkci mají normy spotřeby materiálu při určování potřeby materiálových vstupů?

Určování potřeby materiálových vstupů předpokládá objektivní normy spotřeby materiálu. Norma spotřeby je maximální přípustné množství materiálu, které lze za daných technicko-organizačních podmínek výroby spotřebovat na výrobu jednotky produkce stanovené kvality. Je to míra výrobní spotřeby materiálu.

13. Jaké metody normování a postupy určování potřeby materiálu známe?

Metody určování norem potřeby materiálu jsou:

přepočtově-analytická metoda určování norem potřeby materiálu
zkušebně-experimentální metoda určování norem potřeby materiálu
statistická metoda určování norem potřeby materiálu

14. Jaký způsob zadání objednávky považujeme za nejlepší?

Nejlepším způsobem zadání objednávky je písemná forma. Písemná objednávka je závazný dokument obsahující přesné údaje o zboží nebo službě – množství, kvalitu, cenu, dodací lhůtu, místo dodání a další dohodnuté podmínky. Výhodou je možnost doložení obsahu dohody v případě sporu, eliminace nedorozumění a právní vymahatelnost. Kromě klasické papírové formy dnes firmy stále častěji využívají elektronické objednávky přes e-mail, elektronické systémy či specializované B2B portály, které zvyšují rychlost a přehlednost komunikace. Písemná forma zároveň usnadňuje interní evidenci a kontrolu objednávkového procesu.

15. Co je to „bod objednávky“ a od čeho závisí jeho určení?

Bod objednávky představuje okamžik, kdy je třeba zadat novou objednávku, aby byl zajištěn plynulý chod výroby nebo prodeje a nedošlo k výpadku zásob. Je to tedy signalizační bod spouštějící proces doplňování zásob.

Určení bodu objednávky závisí na několika faktorech:

délka dodací lhůty (čím delší, tím dříve je potřeba objednávat),
úroveň bezpečnostních zásob (zásoby chránící podnik před výpadky dodávek či neočekávaným nárůstem spotřeby),
spotřeba materiálu nebo zboží (průměrná nebo předpokládaná rychlost využívání zásob),
spolehlivost dodavatele a pravidelnost dodávek.

Bod objednávky tak určuje optimální okamžik, kdy je potřeba pořídit další množství materiálu nebo zboží, aby zásoby neklesly pod kritickou úroveň.

16. Z jakých úvah vycházíme při určování objemu dodávky?

Při určování objemu dodávky se zohledňují následující aspekty:

Ekonomické hledisko: větší dodávky často znamenají nižší jednotkovou cenu (slevy za množství, nižší náklady na dopravu na kus), ale mohou zvyšovat náklady na skladování. Menší dodávky jsou flexibilnější, ale jednotkové náklady bývají vyšší.
Finanční možnosti podniku: schopnost uhradit fakturu za dodávku je klíčová. Někdy není možné nakoupit velký objem, i když je ekonomicky výhodný, kvůli omezené likviditě.
Skladové kapacity: objem dodávky musí odpovídat velikosti a možnostem skladu, jinak by vznikaly problémy s uskladněním.
Charakter zboží: u rychle se kazícího nebo sezónního zboží není vhodné objednávat příliš velké množství.
Předpokládaná spotřeba nebo poptávka: objem dodávky musí být přizpůsoben plánované výrobě nebo prodeji.

Správné určení objemu dodávky představuje kompromis mezi úsporami z rozsahu a náklady na skladování či financování.

17. Jaké odhadové metody určování pohotových zásob známe?

Při odhadu pohotových (minimálních) zásob se využívají jednoduché metody:

„Pravidlo palce“ (rule of thumb): jde o empirické pravidlo založené na zkušenosti manažerů nebo skladníků. Pohotové zásoby se odhadují podle historických zkušeností, například určité procento z průměrné spotřeby.
Metoda „je třeba doplnit“: zásoby se sledují vizuálně nebo prostřednictvím evidence a při dosažení určité hranice se realizuje doplnění. Jde o intuitivní přístup vhodný u méně významných položek nebo tam, kde není kritická přesnost.

Tyto metody jsou sice jednoduché a rychlé, ale méně přesné než moderní analytické či matematické modely řízení zásob.