Zavedení ERP do podniku
Každý podnik, který uvažuje o zavedení nového, případně změně aktuálního informačního systému (v tomto případě se jedná o informační systém ERP), čelí množství náročných úkolů. A to od samotného rozhodnutí, přes výběr nejvhodnějšího systému a přezkoušení budoucích uživatelů až po nástrahy během implementace. Zavedení IS lze rozdělit do následujících kroků:
- krok – Rozhodnutí o změně podnikového IS: tato etapa je klíčová, protože zde se na základě analýzy současného stavu (například pomocí SWOT analýzy: Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats – silné a slabé stránky, příležitosti a hrozby) rozhodne, zda nové řešení přinese očekávané výsledky, a tedy zda má vůbec smysl uvažovat o změně. V případě rozhodnutí ve prospěch zavedení se stanoví předpokládaný rozpočet projektu.
- krok – Vytvoření řešitelského týmu: sestavení správného týmu je pro každý projekt důležité. Není tomu jinak ani při zavedení ERP systému. Ve správném týmu by mělo být zastoupení každého oddělení. Zvolený vedoucí projektu koordinuje činnost pracovníků a odpovídá za dodržení termínů a rozpočtu. Pracovní tým se pravidelně schází na poradách, přičemž jsou vedeny dokumentace o průběhu projektu i jednotlivých zasedáních.
- krok – Výběr vhodného ERP a jeho dodavatele: vzhledem k současné existenci desítek ERP systémů je rozumné rozdělit výběr do dvou fází. Nejprve se ze všech systémů vybere malá skupina 2-3 IS (hrubý výběr), které splňují důležité předpoklady stanovené podnikem. Na této malé skupině se poté provede podrobná analýza (jemný výběr) určující jeden konkrétní ERP systém od konkrétního dodavatele. V případě, že podnik nemá zájem investovat velké prostředky, může si ERP systém vyvinout pro vlastní potřebu. Obecně však platí, že zakoupený hotový systém je spolehlivější.
- krok – Uzavření smlouvy na zavedení ERP: smlouvy v oblasti IT jsou charakteristické rozmanitostí obchodně-právních vztahů.
- krok – Implementace: po podepsání smlouvy dodavatel zahájí implementační práce. Součástí implementace je analýza požadavků, návrh řešení, určení pravidel komunikace mezi dodavatelem a uživateli ERP systému, zaškolení osob, stanovení způsobu přechodu ze současného systému na nový (postupně, jednorázově, paralelně) a také převod dat do nového systému. Finální fáze implementace zahrnuje nasazení jednotlivých modulů. Na konci této etapy se spouští testovací provoz kvůli případným chybám.
- krok – Provoz a údržba systému: po úspěšném zavedení ERP systému a zahájení provozu obvykle spolupráce mezi dodavatelem a zákazníkem nekončí. Vzhledem k měnícím se potřebám podniku je nutné informační systém neustále přizpůsobovat. Mohou nastat i neočekávané události, které musí dodavatel v rámci údržby řešit (za předpokladu, že smlouva údržbu zahrnuje).
