Efektivita znamená dělat správné věci. Účinnost představuje co nejhospodárnější využití zdrojů. Efektivita i účinnost jsou stejně důležité, protože je třeba dělat správné věci účinně. Do jaké míry bude manažer efektivní, závisí na:
- vnitřních okolnostech – schopnostech a postojích podřízených, kolegů, jejich osobnosti …
- vnějších okolnostech – rodina, legislativa, změny v politice …
FAYOL – jeden z prvních, který se pokusil odpovědět na otázku, co je náplní práce manažera. Jeho názory jsou i dnes aktuální. MINTZBERG – nabízí zcela nový pohled na práci manažera než Fayol. Je to člověk současnosti. Oba však tvrdí, že aby byl manažer dobrý, je třeba se učit. Abychom byli dobrými manažery, je potřebné mít i talent. Management tedy zahrnuje vědu i umění.
Fayol
Základní funkce manažera:
- předvídání a plánování – musí hledět do budoucnosti, předvídat, co se stane, a připravit se na to
- organizování – manažeři musí vytvořit takovou soustavu formálních vztahů, která nejlépe umožní naplňovat cíle organizace. Měli by sestavit takovou organizační strukturu, aby usnadňovala přípravu a plnění plánů.
- řízení – musí být příkladem pro své podřízené, musí je inspirovat, povzbuzovat a vštěpovat jim povědomí o jejich postavení
- koordinování – měl by dosáhnout toho, aby práce jeho oddělení a podřízených zapadala do celkového plánu organizace; zásadní význam zde hraje tok informací
- kontrolování – kontroluje, co se stalo a co se stát mělo
Manažer je typ vedoucího, který stojí v první linii, dokáže podřízené nadchnout pro cíle organizace. Dělá to tím, že:
– je podnikatel
– dobře zná své podřízené
– je s nimi v trvalém kontaktu
– má celkový nadhled nad tím, co se děje v jeho týmu
Mintzberg
Je profesorem na Montrealské univerzitě. Mnoho let pozoroval práci manažerů na všech úrovních řízení. Odklonil se od funkcí manažera, ale definoval manažera prostřednictvím jeho rolí, tj. vytypoval manažerské činnosti, které vykonávají vedoucí pracovníci, a nazval je rolemi. Definici manažerů nazval „folklórem“, protože definování manažerů přes jejich funkce nepovažuje za dostatečné. Vytýká se mu, že ještě nezachytil všechny funkce a ty, které zachytil, se opakují.
Mintzberg definoval tyto role manažerů:
1. Interpersonální role:
- manažer vykonává roli reprezentanta – vystupuje zde jako autorita ve vztahu k okolí a vůči svým podřízeným
- manažer vykonává roli vedoucího – měl by sladit potřeby podřízených s potřebami organizace
- manažer vykonává roli spojujícího – udržuje síť vztahů v rámci svého oddělení i mimo něj
2. Informační role:
- manažer vykonává roli pozorovatele – sleduje vše, co se děje, a shromažďuje informace
- manažer vykonává roli šiřitele – přenáší informace svým podřízeným
- manažer vykonává roli mluvčího – předává informace směrem ven a nahoru
3. Rozhodovací role:
- manažer vykonává roli iniciátora – rozhoduje o změnách, které se mají ve skupině uskutečnit
- manažer vykonává roli krizového manažera – informuje o rozhodnutích, která jsou nepředvídatelná a mimo kontrolu
- manažer vykonává roli distributora zdrojů – disponuje finančními, lidskými a časovými zdroji
- manažer vykonává roli vyjednavače – hospodaří se zdroji v reálném čase
Aby manažer zjistil, zda tyto role vykonává správně, je třeba si položit následující základní otázky:
- Interpersonální role:
- reprezentant – plním své reprezentační a společenské povinnosti dostatečně?
- vedoucí – vím, co každý člen mé skupiny očekává od své práce? Vím, jaké další odborné vzdělání potřebuje?
- spojující – jaké mám kontakty s manažery v jiných organizacích, odděleních, resp. s kolegy? Jsou tyto kontakty dostatečné vzhledem k mým informačním potřebám?
- Informační role:
- pozorovatel – mám dostatek informací zevnitř i zvenčí? Nechybí mi informace?
- šiřitel – poskytuju svým podřízeným dostatek informací?
- mluvčí – dokážu předat dostatečně přesné a pravdivé informace lidem mimo svou skupinu?
- Rozhodovací role:
- iniciátor – hledám příležitosti pro rozvoj a růst své skupiny?
- krizový manažer – dokážu reagovat na neočekávané změny a problémy konstruktivně?
- distributor zdrojů – plním to, co se ode mě očekává? Dělá každý z mých podřízených správnou práci?
- vyjednavač – jsem dobře připraven na jednání? Dokážu se dobře prezentovat?
Mintzberg tvrdí, že každý manažer má svoji vlastní hierarchii rolí. Mintzbergův seznam rolí znázorňuje roztříštěnost práce manažera. Tvrdí, že manažer přechází od jednoho problému k druhému, známým i neočekávaným změnám. Jeho manažer je manažer, který musí jednat okamžitě, a jeho práce spočívá v každodenním řešení organizačních problémů. Manažer přechází v kterýkoli den od problému k problému programovaným i neprogramovaným způsobem. Práce manažera má výrazně interaktivní charakter. Manažeři věnují až třetinu svého času poradám a návštěvám. Právě porady v rámci činností zabírají nejvíce času.
Každý manažer musí bojovat o každou minutu nerušeného času. V průměru může počítat jen s 9 nerušenými půlhodinovými intervaly za měsíc. Jeho seznam rolí umožňuje manažerovi pochopit, že některé činnosti, které zdánlivě narušují jeho práci, jsou ve skutečnosti její součástí. Čas, který vedoucí stráví na večírku svého podřízeného, se tedy nepočítá jako mimo pracovní dobu, ale jako součást náplně jeho práce.
