Kontrola a controlling
Důležitá funkce managementu – kontrola zahrnuje řadu aktivit, jejichž prostřednictvím manažeři zjišťují, zda dosažené výsledky odpovídají plánovaným výsledkům.
Kontrolní funkce zahrnuje uplatňování metod, které odpovídají na tři základní otázky:
- Jaké jsou plánované a očekávané výsledky?
- Jakým způsobem lze porovnat skutečné výsledky s výsledky plánovanými?
- Jaká nápravná opatření by měla učinit oprávněná osoba?
Kontrolní systém je účinným nástrojem komunikace, neboť pozitivní odchylky od stanovených cílů a přijatých kritérií jsou odměňovány a negativní odchylky sankcionovány. Kontrola indukuje chování pracovníků tak, aby se vyhnuli nepříznivé zpětné vazbě. Odklon od kritérií upozorňuje manažery na potenciální nebo existující problém dříve, než se rozvine do kritického stavu.
Kontrola probíhá jako posloupnost čtyř základních kroků:
- Stanovení cílů a kritérií, které mají být splněny,
- Měření skutečného plnění,
- Porovnání skutečného plnění s vytyčenými cíli a kritérii,
- Hodnocení výsledků a přijetí nápravných opatření, pokud cíle nejsou splněny.
Uvedená sekvence platí pro strategickou, taktickou i operativní kontrolu, avšak určité rozdíly existují. Ve strategické kontrole je méně přesný vztah mezi prostředky a výsledky a transparentnost či určitost vztahu příčina-následek je obvykle nižší. Strategická kontrola vyžaduje větší množství dat z různých zdrojů, včetně externích, než kontrola krátkodobá. Strategická kontrola je méně přesná než operativní kontrola a analýza získaných dat je náročnější.
Základní formy kontroly v podniku
Pět základních forem kontroly:
- Kontrola nadřízeným pracovníkem
- Kontrola třetí osobou (interní či externí)
- Vzájemná kontrola pracovníků
- Autokontrola (sebeřízení)
- Kontrola mechanismem
1. Kontrola nadřízeným pracovníkem
Rozlišujeme dva způsoby kontroly práce podřízených:
- Nepřímá kontrola – příčiny nepříznivých výsledků se dohledávají až k odpovědnému pracovníkovi, kterému je uložena povinnost provést příslušné změny. Zjišťují se odchylky od plánových a rozpočtových ukazatelů, jež mohou být způsobeny vnějšími faktory (např. sjednané smlouvy, dopravní cesty, pojištěná rizika, nepojištěná rizika – vývoj potřeb na trhu, mezinárodní konflikt).
- Přímá kontrola – provádí se metodou řízení podle cílů a hodnocení výsledků.
2. Kontrola třetí osobou
- Externí kontrola – její formy se liší dle formy vlastnictví, velikosti ekonomické jednotky apod. (např. kontrola prováděná kontrolním útvarem zřizovatele ve státním podniku, revizní komisí družstva nebo kontrola vlastníkem). Měla by se týkat:
- nakládání s hmotnými a finančními prostředky z hlediska zásad hospodárnosti a rozpočtové disciplíny,
- správnosti vykázaných hospodářských výsledků, jejich tvorby a užití vzhledem k plánovaným úkolům,
- respektování právních předpisů a směrnic o účtování, kalkulaci a rozpočtování,
- správnosti oceňování výrobků, nákladů, zásob, investic a základních prostředků tak, aby údaje vyjadřovaly skutečnou likvidní hodnotu,
- dodržování předpisů o daňovém a poplatkovém režimu,
- efektivnosti výroby, investic, finančních vkladů a majetkových transakcí, strategických obchodních případů a zásadních podnikatelských rozhodnutí.
- Interní kontrola – na úrovni podniku ji provádí ředitel osobně a prostřednictvím celého vnitřního kontrolního systému podřízených řídicích pracovníků.
5. Kontrola mechanismem
- Kontrola pomocí tržního mechanismu – nejobjektivnější druh kontroly výkonu prostřednictvím systému cen, jejichž výše odráží výkon podniku. Je použitelná pouze tehdy, pokud podnik dokáže stanovit objektivní finanční měřítko svého výkonu (např. tržní cena akcie, rentabilita investic, vnitropodniková cena).
- Kontrola prostřednictvím měření výstupů – v podmínkách, kde tržní mechanismus nedostatečně alokuje a oceňuje podnikové zdroje a výstupy, protože neexistuje plnohodnotné konkurenční prostředí. Probíhá porovnáváním stanovených cílů a kritérií se skutečností.
- Byrokratická kontrola – používá se, pokud je obtížné, nebo nákladné stanovit měřitelné kritéria, nebo když tato nevyjadřují dostatečně splnění cíle. Probíhá pomocí systému procedur a pravidel, které usměrňují chování. Jejím účelem je určit nejlepší prostředky k dosažení cílů. Realizuje se dohledem nad dodržováním neosobních procedur, pravidel, rozpočtů a standardů.
- Kontrola skupinového chování – prostřednictvím vytvoření vnitropodnikového systému organizačních norem a hodnot. Směřuje k samokontrole a uvědomělému respektování firemní kultury; od zaměstnanců se vyžaduje, aby internalizovali normy a hodnoty podniku a začlenili je do vlastního hodnotového systému. Je vhodná v malých podnicích nebo útvarech s vysoce kvalifikovanými odborníky, kteří mají díky vzdělání rozvinutou profesionální orientaci na svou práci.
Při návrhu kontrolního systému je nutné rozhodnout o následujících parametrech:
- Šířka tolerančních mezí – úzké toleranční meze jsou charakteristické pro přísnou kontrolu, která rychle reaguje na odchylky, ale ponechává malý prostor pro kreativní řešení; široké toleranční meze umožňují volnější kontrolu, která nemusí okamžitě zaznamenat vzniklý problém, poskytuje však větší pružnost.
- Pravidelnost a frekvence – pravidelná a častá kontrola vede k posilování pracovní kázně, ale může brzdit vznik nestandardních řešení, jejichž efekt se projeví až v delší budoucnosti.
- Měřítka – kvantitativní měřítka podněcují pracovníky věnovat pozornost úkolům, které je bezprostředně ovlivňují; zavedení kvalitativních měřítek nutí pracovníky uvažovat o tom, jak jejich bezprostřední cíle souvisejí s cíli jiných pracovníků, útvarů či celého podniku.
Typy kontroly z hlediska její působnosti
- Preventivní kontrola – zaměřena na zjišťování kvantitativních a kvalitativních odchylek zdrojů používaných organizací. Lidské zdroje musí vyhovovat kvalifikačním požadavkům organizace, pracovníci musí mít intelektuální a fyzické schopnosti potřebné k vykonávání zadaných úkolů a zároveň si musí uvědomovat význam kontroly pro efektivní fungování organizace. Materiály musí mít požadované vlastnosti a být k dispozici v potřebném množství a čase. Dále musí být k dispozici dostatečné množství potřebných zařízení a nářadí. Neméně důležité je mít k dispozici dostatečné množství finančních zdrojů.
- Průběžná kontrola – zaměřena na probíhající operace. Jejím úkolem je zjistit, zda probíhají operace v souladu se stanovenými cíli. K tomu slouží standardy vycházející z plánovaného průběhu daných aktivit. Průběžnou kontrolu používají zejména provozní manažeři; nejčastěji se praktikuje prostřednictvím osobního pozorování, zda jsou práce vykonávány stanoveným způsobem a přinášejí požadované výsledky. Manažeři mají dostatečnou pravomoc používat finanční a jiné stimuly k zabezpečení efektivní průběžné kontroly.
- Kontrola zpětnou vazbou – zaměřena na konečné výsledky. Nápravná opatření jsou směřována na používané zdroje či operace. Název tohoto typu kontroly vychází ze skutečnosti, že historické výsledky slouží jako vodítko pro budoucí kroky. V podnicích se pro tento typ kontroly využívají například rozpočty, plánové kalkulace, finanční výkazy, kontroly kvality nebo hodnocení efektivity.
Požadavky na účinnou kontrolu
Deset základních požadavků:
Kontrola musí:
- odpovídat povaze a potřebám činnosti,
- rychle informovat o odchylkách, ideálně ještě dříve, než vzniknou,
- dívat se dopředu (upozorňovat na možné odchylky předem),
- upozorňovat na strategicky důležité odchylky,
- být operativní (výsledky by měly být založeny na objektivních normách),
- být pružná, přičemž prostředkem k dosažení pružné kontroly je pružný plán,
- být v souladu s organizací podniku (povinnosti a pravomoci),
- být hospodárná,
- být srozumitelná (způsoby kontroly nesmějí být založeny na složité matematice, podrobných analýzách a komplikovaných technikách kvůli časové a vzdělávací náročnosti pro manažery),
- ukazovat na chybné akce (odhali i nedostatky odpovědných pracovníků a naznačit, co je třeba učinit).
Problémy a příčiny neúspěšné kontroly
Základní podmínky efektivního vykonávání kontrolní funkce:
- Stanovení měřitelných standardů pro sledované proměnné – standardy musí odrážet stanovené cíle, být logické, jasné a jednoznačné. Standardy představují kritéria, respektive hodnoty kritérií, s nimiž lze porovnávat výsledky minulých, současných a budoucích aktivit. Současně určují, jaké informace je nutné shromažďovat pro hodnocení. Mohou mít různý charakter (fyzikální, peněžní, kvantitativní, kvalitativní veličiny) a závisí na různých kontrolních metodách.
- Dostatek potřebných informací pro měření standardů – úkolem manažerů je poskytovat informace o skutečném výkonu určitých aktivit vzhledem ke stanoveným standardům. Získat informace o aktivitách produkujících specifické, konkrétní výsledky (např. výroba, prodej) je jednodušší než zjistit výsledky práce například právního nebo personálního oddělení.
- Možnost aplikace nápravných opatření k eliminaci odchylek – manažeři odpovědní za uplatnění nápravných opatření musí mít jistotu, že skutečně odpovídají za zjištěnou odchylku a že mají dostatečnou pravomoc k implementaci zamýšleného opatření. Bez jednoznačného vymezení manažerských pravomocí a zodpovědnosti klesá účinnost kontrolní funkce.
Nesplnění těchto podmínek efektivnosti způsobuje neúspěch kontroly v podniku. Další příčinou neúspěchu mohou být nesprávná rozhodnutí o parametrech návrhu kontrolního systému a nedostatečná znalost kontrolních metod.
