Plánování a plány – obsah a úrovně plánování

Slovo plánovat pochází z latinského slova planta – náčrt budovy. Plánovat tedy znamená navrhovat, načrtnout schéma, jak je třeba něco provést. Protikladem plánování je improvizace, tedy pracovat bez plánu, náhodně.

Pojem plánování má tři obsahové významy:

• všeobecné, myšlenkové zabývání se budoucností,
• alternativní možnosti postupu v budoucnu za účelem dosažení změny,
• výběr jedné z možností při přijímání rozhodnutí.

Pojem plán zahrnuje výsledek nebo předmět plánování. Plánování je první a nejdůležitější funkcí managementu. Pokud se má firma udržet a růst, musí více či méně intenzivně uplatňovat plánování. Plánování totiž odpovídá na otázky:

• Kde se nacházíme?
• Kam chceme jít?
• Postupujeme progresivně?

Definice: Plánování spočívá na selekci informací a vypracování hypotéz o budoucnosti definováním potřebných aktivit k dosažení cílů organizace.

Plánování probíhá v čase a týká se budoucích událostí, které je potřeba předem připravit. Je to bezprostřední výdej reflexe a času jako investice do budoucnosti. Někteří autoři uvádějí, že plánování spočívá v odhalení věcí dnes, aby se umožnilo mít budoucnost zítra.

Plánování může ve svém managementu uplatnit podnik bez ohledu na obsah své činnosti. Charakter činnosti však zásadně ovlivňuje strukturu, obsah, metody a postupy používaných plánů.

Plánování můžeme chápat jako proces zpracovávání interních a externích informací. Protože je nutné zvýšit míru jistoty těchto informací k minimalizaci chyb, často využíváme flexibilní plánování, jehož úlohou je odhalit chybné rozhodnutí.

Flexibilita může být dosažena:

• rezervami v plánech – podnik si ponechává kapacitní rezervy, ale zároveň vázání zdrojů,
• alternativními plány – podnik zpracovává více detailních plánů pro různé situace, které mohou nastat,
• postupným přizpůsobováním plánu – v předem stanovených termínech se provádějí kontroly plnění plánovaných údajů a může být přistoupeno ke změně plánu,
• systémem včasného varování – elektronické zpracování dat oznamuje vedení vzniklé odchylky od stanovených veličin okamžitě po jejich vzniku.

Úrovně plánování

1. Plánování podniku jako celku – realizuje se na úrovni vrcholového managementu a je součástí vrcholového plánovacího systému. Korporátní plánování zahrnuje plánování organizace jako celku, nikoli však plánování celého podniku. Ovlivňuje celkovou strukturu organizace do budoucna. Plán je sestaven za podmínek nejistoty.
2. Plánování jednotlivých organizačních jednotek – jedná se o plánování jednotlivých divizí nebo oddělení. Vychází z korporátního plánu, přičemž je zvýšena jeho podrobnost. Realizuje jej rovněž vrcholový management.
3. Funkčně-operační plánování – při tomto plánování se vytvářejí plány jednotlivých funkčních oblastí, například výroby, marketingu, financí. Tyto plány jsou vytvářeny na střední úrovni managementu.
4. Plánování projektů – zaměřuje se na finanční plánování investičních projektů. Vytváří se podrobný plán pro konkrétní projekt se zaměřením na kapitálové výdaje a příjmy z investic.
5. Plánování úkolů – cílem je naplánovat úkoly, které svým obsahem přispějí k realizaci plánu, dále prostředky a způsoby jejich dosažení.
6. Plánování náhodných událostí – každý plán by měl počítat s náhodnými událostmi a proto je potřeba zahrnout do plánu také tyto možnosti.

Plánovací proces

1. Stanovení cílů – vrcholovým cílem podniků je maximalizace zisku. Z tohoto cíle vyplývá tvorba dílčích kvantitativních a kvalitativních cílů, jejichž realizace přispěje k dosažení vrcholového cíle.
2. Analýza externího a interního prostředí – analýza externího prostředí se zaměřuje na průzkum potřeb zákazníků, průzkum trhu, hledání příležitostí a hrozeb v daném prostředí, rovněž se zabývá analýzou možných dodavatelů a zdrojů. Interní analýza je zaměřena dovnitř podniku, zabývá se kapacitou, personálem, náklady a silnými a slabými stránkami společnosti.
3. Zpracování variant plánů – po důkladné analýze externího prostředí, vnitřních zdrojů a možností se přistupuje k tvorbě variant plánů vzhledem k očekávaným situacím. Tato variabilita umožňuje flexibilitu a přizpůsobování plánů vývoji situace, umožňuje hodnotit plány podle zvolených kritérií a dle míry rizika realizace. Typickými kritérii hodnocení variant jsou minimalizační (minimalizace nákladů – přímé náklady, mzdové náklady apod.) a maximalizační (maximalizace objemu produkce, využití kapacit, odbytu, hrubého rozpětí apod.).
4. Výběr nejlepší varianty – na základě zvolených kritérií se vybere varianta, která nejlépe přispívá k dosažení stanoveného cíle, přičemž se využívá vícekriteriální hodnocení.
5. Proces schválení a implementace varianty – nejlepší varianta by měla být schválena odpovědnými vedoucími, následuje její implementace do podnikových činností.
6. Kontrola a zpětná vazba jako základ pro další plánování – během plnění plánu je nutné průběžně kontrolovat dosažené výsledky a při vzniku nepředvídatelných okolností či změně podmínek plnění plánu je nutné:
• přeplánovat úkoly,
• zaměřit se na situace nevhodné pro podnik a eliminovat je,
• zaměřit se na zcela jiný směr rozvoje podniku.

Organizační začlenění plánování

Existují dva typy začlenění plánování dle organizační struktury:

• funkční typ,
• divizionální typ.

Funkční typ – je to organizační struktura vhodná pro malé a střední podniky s jednoduchým výrobním programem. Mohou ji využívat i velké firmy, pokud jednotlivé výrobní obory na sebe navazují. Je zde vyšší stupeň centralizace. Stupeň začlenění plánování do organizační struktury:

1. podnikatelské a strategické plánování existuje v samostatném oddělení (viz schéma),
2. podnikatelské a strategické plánování je sloučeno dohromady,
3. ve firmě neexistuje plánovací oddělení, využívají externí konzultanty.

Divizionální typ – využívá se v podnicích, které mají více odlišných výrobních oborů. Každá divize má vysoký stupeň samostatnosti a na podnikové úrovni se realizují pouze společné činnosti, např. financování a personalistika. Vrcholový plánovací systém je na úrovni vrcholového vedení podniku. Tyto úkoly se transformují do divizionálního plánovacího systému (PS). Součástí divizionálního plánovacího systému je operačně-výrobní plánovací systém (O-V PS).