Plánování a řízení času

Plánování a regulace času

Schopnost manažera efektivně si plánovat a regulovat svůj čas je nezbytným předpokladem jeho práce. Existuje mnoho vedoucích pracovníků, kteří neumí s časem správně zacházet.

Řešení tohoto problému je mnohem jednodušší, než si mnozí z nás dokážou připustit. Většinou jde pouze o to, naučit se regulovat pracovní den sám, tedy soustředit všechny aktivity a činnosti v pracovní době tak, abychom nemuseli pracovní dobu prodlužovat a nosit práci domů. Mnoho pracovníků právě z nedostatku, resp. z nekvalitního organizování pracovních povinností se nestává skutečnými pány svého času, naopak jím bývají často pohlcováni.

Podstatou časového managementu je vést manažera k tomu, aby znal svůj čas a dokázal jej řídit. Na druhé straně umožňuje realizovat úkoly tak, abychom je zvládli během pracovní doby.

Využití lidského výkonnostního potenciálu se odhaduje na 30 až 40 procent. Odhaduje se také, že nejvíce energie a času se ztrácí právě proto, že chybějí jasně stanovené priority, cíle, plány. Každý podnik, který chce dosáhnout úspěchu, si stanovuje cíle a průběžně kontroluje jejich plnění. To samé platí i pro manažera. Musí mít jasnou představu o tom, čeho chce dosáhnout a jak to realizovat.

Regulace času

Chceme-li mít čas, musíme vědět, co je pro nás nejdůležitější, tedy vytvořit si časový rozvrh. Když si sestavíme časový rozvrh, získáme představu o plynutí času, tedy pochopíme všechny pracovní a obchodní jednání jako funkci času, který jsme si na to vyhradili. Výsledkem tohoto přístupu je, že si vypěstujeme schopnost sledovat svou činnost po minutách.

K plánování času patří:

• vstávat dříve a odcházet do práce
• odcházet do práce tak, abych se do ní dostal bez problémů včas a vyhnul se dopravní špičce
• mít schopnost upravit si denní rozvrh například o 20 minut dříve
• naučit se být přesný
• selektovat telefonní hovory
• něco zkrátit, neudělat
• úkoly naplánované na určitou časovou dobu v tomto čase skutečně realizovat
• plánovaným úkolům věnovat jen tolik času, kolik jsme si stanovili
• psát si úkoly, telefonáty, vše, co je potřeba uskutečnit během dne.

Regulace práce

V podnikatelském světě si ani nedovedeme představit manažera, který by nepracoval na základě organizačního systému. Způsob organizace práce závisí především na samotném vedoucím pracovníkovi.

Když hovoříme o organizaci práce, nesmíme zapomínat na svůj pracovní stůl, kancelář, ve které pracujeme. Je to také naše vizitka, která podává základní informaci o tom, jací jsme. Tím, že si zaznamenáváme informace, nezapomínáme, odlehčujeme si paměť a současně uvolňujeme svůj mozek pro jiné činnosti. Zapisování má také význam v tom, že tu věc skutečně uskutečníme, protože pokud si ji zapíšeme – je to určitý závazek k jejímu provedení. Organizací práce začínáme každý den dopředu s papírem a perem, kdy si plánujeme činnosti, které chceme během dne vykonat. Zaznamenáváme pouze reálně splnitelné úkoly. Má to obrovský význam z hlediska naší psychohygieny. Snižujeme stres, zajistíme si klid při spánku i dobrý pocit, že věci zvládneme, protože jsme se na ně připravili předem.

Velkou pomocí při organizaci času manažera je delegování. Delegování znamená přenesení odpovědnosti, úkolů na své spolupracovníky. Kromě toho, že manažerovi odlehčuje práci, podporuje samostatnost, tvořivost, rozvíjí osobnost člověka, vztahy důvěry, je silným motivačním faktorem. Když mluvíme o delegování, nemáme na mysli přesouvání obtížných a řešení nepříjemných záležitostí na jinou osobu. Je potřeba využívat jej efektivně na základě poznání osobnostních vlastností člověka, jeho odborných znalostí. Pouze správné delegování může podporovat výkon a řešit problematiku zvládnutí času.

Časový plán

Chceme-li dodržovat časový plán, je nezbytné přiřadit ke konkrétním činnostem a výkonům správný čas a délku trvání, které je třeba uskutečnit. Nejhorším případem je, pokud si na určitou záležitost naplánujeme méně času, než je potřeba. Dostat se tak do časového tlaku, který doprovází i následující činnosti prováděné během dne.

Časový plán vede k:

• správné organizaci práce
• dodržování a zvládnutí stanovených úloh
• upevnění vlastních manažerských schopností, a tím i k posílení autority v kolektivu
• celkové duševní pohodě
• prodloužení a zintenzivnění života
• vytváření správného stylu práce
• dobrému přehledu o náročnosti projednávaných problémů
• regulaci telefonických hovorů (nemusíme je vždy osobně přijímat a rozptylovat se při práci jinými záležitostmi, tento kontakt může zvládnout i jiný pracovník firmy)
• zabránění vzniku stresových situací.

Při plánování času nezapomínejme ani na lidský faktor, snažme se dozvědět víc o lidech, se kterými jednáme nebo přicházíme do styku. Zajímejme se o jejich zvyklosti, čímž může naše jednání být produktivnější.

Eisenhowerův kříž

Největším problémem, se kterým se manažeři při plánování času setkávají, je stanovení priorit, tedy umět oddělit věci důležité od méně důležitých. Jednoduchou praktickou pomůckou, která může usnadnit naše rozhodnutí, je pravidlo, které vynalezl americký prezident D.Eisenhower. Můžeme jej použít zejména tehdy, když se nemůžeme rozhodnout.

Rady k plánování času na závěr

• dělejme si pravidelně rozvrh pracovních činností
• naplánované úkoly skutečně realizujme
• věnujme úkolům tolik času, kolik si opravdu vyžadují
• neodkládejme nepříjemné věci
• na začátku jednání určme délku času, který máme k dispozici
• nepřijímejme nečekané návštěvy
• naučme se poznat svůj biorytmus
• rozlišujme věci důležité od nedůležitých
• telefonické hovory vyřizujme stručně